Et si on parlait achats… et organisation achats dans une PME ?
Les achats dans une PME, c’est un peu comme les fondations d’une maison. Invisibles pour beaucoup, mais cruciaux pour éviter que tout ne s’écroule. Pourtant, cette fonction est souvent sous-estimée ou mal comprise. On pense trop souvent que gérer ses achats, c’est simplement passer des commandes ou négocier quelques rabais. Faux.
Dans une PME, les achats structurés peuvent générer des économies significatives, libérer du cash, et même donner un avantage concurrentiel. Alexis Bellamy-Brown et Nicolas Le Montagner, deux experts achats chevronnés, ont partagé leurs meilleures pratiques lors d’un webinaire riche en enseignements. J’ai eu la chace d’échanger avec eux lors d’un webinaire Et Si On Parlait Achats et… pour mieux comprendre comment, dans une PME, créer et transformer son organisation achats en levier de performance.
Où en sont les PME aujourd’hui ?
Un constat préoccupant : des achats peu structurés
Dans les PME, les achats sont souvent relégués au second plan. Résultat ? Une gestion approximative, un manque de visibilité sur les dépenses, et des opportunités manquées. La principale raison ? Le manque de moyens humains et financiers, mais aussi une méconnaissance de la valeur stratégique des achats.
Prenons un exemple concret : combien de PME savent exactement ce qu’elles achètent, à quel prix, et auprès de quel fournisseur ? Rarement plus de 10 %, selon une étude récente. Ce manque de contrôle mène souvent à des coûts supplémentaires : fournisseurs non fiables, achats en urgence, ou encore dépendance excessive à un petit nombre de partenaires.
Des confusions classiques : achat vs approvisionnement
Autre problème courant : confondre les achats avec l’approvisionnement. Si commander du papier pour l’imprimante relève de l’approvisionnement, négocier un contrat cadre pour l’ensemble des fournitures bureautiques, c’est déjà de l’achat. Cette distinction est fondamentale pour positionner les achats comme une fonction stratégique.
Les erreurs fréquentes et comment les éviter
Erreur n°1 : Ne pas avoir de processus clair
Dans beaucoup de PME, les décisions d’achat reposent sur l’intuition. Certes, l’intuition a du bon, mais sans processus structuré, on laisse trop de place aux erreurs. Exemple classique : commander à un fournisseur « historique » sans comparer les prix ou la qualité.
Erreur n°2 : Sous-estimer les compétences nécessaires
On pense souvent qu’un bon acheteur se résume à être un bon négociateur. Faux. Un acheteur doit comprendre les besoins de l’entreprise, analyser les coûts, évaluer les risques fournisseurs et suivre les tendances du marché. Autant dire qu’un peu de formation ne fait pas de mal.
Erreur n°3 : Négliger la relation avec les fournisseurs
Dans une PME, le réseau est souvent limité. Résultat ? On travaille avec les mêmes fournisseurs, sans explorer d’alternatives. Une relation fournisseur mal gérée peut aussi mener à des ruptures de stock ou des conflits coûteux.
Les étapes clés pour structurer une organisation achats
Étape 1 : Réaliser un diagnostic
La première étape pour structurer vos achats est de comprendre votre situation actuelle. Posez-vous les bonnes questions :
- Quels sont vos principaux postes de dépense ?
- Combien de fournisseurs utilisez-vous ?
- Avez-vous des contrats formalisés ?
- Quelle est la fréquence de vos commandes ?
Un diagnostic clair permet de repérer les faiblesses et les opportunités d’amélioration.
Étape 2 : Définir une stratégie adaptée
Une fois le diagnostic réalisé, place à l’action. Adaptez votre stratégie d’achats à vos priorités. Par exemple :
- Réduire les coûts sur les achats non stratégiques (fournitures, transport).
- Renforcer la qualité et la fiabilité sur les achats critiques (matières premières, équipements).
Étape 3 : Formaliser des processus simples
La clé, c’est la simplicité. Inutile de créer des usines à gaz. Mettez en place des processus accessibles à tous :
- Validation des besoins avant commande.
- Comparaison systématique des fournisseurs.
- Suivi des commandes et des contrats.
Étape 4 : Investir dans des outils adaptés
Les outils numériques ne sont plus réservés aux grandes entreprises. Même une PME peut tirer profit de logiciels d’e-procurement ou de gestion des fournisseurs. Si votre budget est limité, commencez par Excel, mais avec des tableaux bien organisés.
Les conseils d’Alexis et Nicolas : bonnes pratiques et exemples concrets
1. Recrutez malin
Un acheteur compétent peut transformer votre organisation. Alexis le dit souvent : « Mieux vaut un acheteur motivé qu’une armée de stagiaires désorientés. »
2. Priorisez la stratégie
La négociation, c’est important, mais elle ne fait pas tout. Nicolas recommande de passer plus de temps à structurer vos processus qu’à gratter quelques centimes sur chaque contrat.
3. Apprenez à dire non
Tout ne mérite pas d’être acheté. Nicolas souligne : « Savoir dire non à un fournisseur ou à un projet trop coûteux, c’est aussi ça, le rôle d’un bon acheteur. »
Les défis spécifiques des achats en PME
Gérer avec peu de ressources
La contrainte principale des PME reste le manque de ressources. L’objectif ? Faire mieux avec moins. Cela passe par une meilleure priorisation des projets.
Naviguer dans un marché incertain
Les PME sont souvent plus exposées aux aléas économiques : hausse des prix, pénuries, ou délais imprévus. Une organisation achats solide est essentielle pour anticiper ces risques.
Construire des relations durables
Contrairement aux grandes entreprises, les PME ne peuvent pas imposer leurs conditions aux fournisseurs. L’enjeu est donc de créer des partenariats gagnant-gagnant.
Cas pratique : une PME qui réussit grâce à ses achats
Alexis raconte l’histoire d’une PME dans le secteur industriel. Sans organisation achats, elle subissait des retards de livraison et des coûts élevés. Après un diagnostic complet, elle a :
- Rationalisé ses fournisseurs (de 50 à 20).
- Mis en place des contrats cadres pour sécuriser les prix.
- Investi dans un outil de gestion simple.
Résultat ? Une économie de 15 % sur ses dépenses totales et une meilleure satisfaction client.
Passez à l’action dès aujourd’hui !
Créer une organisation achats dans une PME, c’est plus qu’une bonne idée, c’est une nécessité. Une fonction achats bien structurée peut transformer votre entreprise, améliorer vos marges et renforcer votre compétitivité. Alors, qu’attendez-vous ?
Pour aller plus loin, n’hésitez pas à naviguer sur le blog et consulter nos ressources achats. Et n’oubliez pas : structurer, c’est gagner.
Poursuivre la lecture :
- Et si on s’inspirait des PME ?
- Comment créer une organisation achats dans une PME industrielle ? – Interview Pierre Delehouzé (IZIPIZI)
