Tout savoir sur l’e-procurement !

La digitalisation des achats est devenue en quelques années un enjeu majeur des organisations achats. Les solutions proposées par les éditeurs sont de plus en plus nombreuses et deviennent (enfin) pertinentes pour le métier. Il n’en reste pas moins que c’est encore un peu compliqué de s’y retrouver parmi les différents outils, applications et autres plateformes proposées. Je vous propose de consacrer quelques articles à ce sujet pour permettre d’y voir un peu plus clair. Dans ce premier post, nous allons parler d’e-procurement. Je vous propose quelques points de repère et une définition de l’e-procurement. Tout savoir sur l’e-procurement !

« Tout savoir sur l’e-procurement » : c’est un peu prétentieux, je vous l’accorde. Alors je vais essayer de vous aider à tout comprendre sur l’e-procurement ; l’objectif est plus accessible 😉

De temps en temps, je propose de « vous laisser la plume » pour évoquer un sujet que vous souhaitez partager avec la communauté. N’hésitez pas à me contacter si vous avez des idées.

L’article suivant est donc co-écrit avec Zoé Kahn. Zoé est chargée de marketing pour Uppler. Uppler est une solution marketplace (www.uppler.com). Elle connaît bien le sujet de l’e-procurement et j’ai accepté qu’elle nous en parle. Enfin, et pour être clair avec vous, cet article, n’est pas un publireportage, et je n’ai pas été sponsorisé 😉

La digitalisation est un mot que grand nombre de personnes ont sur les lèvres depuis quelques temps. En ce qui concerne les achats, on entend de plus en plus parler de e-procurement ou approvisionnement électronique. De quoi s’agit-il ? Et comment une telle solution peut-elle être bénéfique à votre entreprise ?  

Le e-procurement, qu’est-ce que c’est (définition) ?

Il s’agit d’une plateforme d’achat interne destinée à ses employés. Elle y référence les fournisseurs de l’entreprise, définit un droit d’accès spécifique et un budget pour chaque acheteur et gère les commandes. Vous l’avez compris : son objectif principal est de gérer l’ensemble du processus d’approvisionnement d’une entreprise dans un seul et même outil. Nous constatons aussi le déploiement de ce type de plateforme auprès des centrales d’achat, qui elles, mettent en contact leurs fournisseurs et leurs vendeurs plus facilement grâce à une plateforme digitale, tout en gardant un œil sur les prix.

Un bon exemple pour illustrer l’idée de la centrale d’achat est le marché hôtelier. Leur objectif est de rassembler tous les fournisseurs de produits du quotidien (alimentaire, cosmétiques, équipements) dans une seule plateforme et de laisser les hôtels de leur groupe effectuer leurs achats directement en ligne. Comme exemples, nous pouvons citer les plateformes d’e-procurement de Accor Hotels et de Proachat, centrale d’achat des hôtels Best Western. Afin de répondre à tous les besoins qu’une entreprise peut rencontrer, une plateforme de e-procurement se construit avec des briques (appelées fonctionnalités) qui sont activables ou désactivables.

L'e-procurement est devenu en quelques années un enjeu majeur pour les organisations achats

Les fonctionnalités d’une solution e-procurement (définition)

L’objectif est d’accompagner les entreprises tout au long de leur processus : du sourcing au paiement et de répondre à un maximum de cas-de-figure en ligne.

Choix des listes et des produits référencés : l’équipe achat sera en charge de sélectionner les fournisseurs et de les référencer avec leur produits ou services sur la plateforme.

Organisation de la visibilité des produits : la configuration permettra aussi de gérer la visibilité des produits en fonction des acheteurs finaux. On peut par exemple imaginer que le département informatique ne verra que les produits de type ordinateurs, écrans, câbles et n’aura pas accès à tous les produits alimentaires, et vice-versa par exemple.

Automatisation des Workflows de validation : pour chacun des acheteurs finaux, il est possible de déterminer un workflow spécifique avec des limites de dépenses ou des besoins de vérification. C’est une fonctionnalité qui vous permettra de réduire les erreurs et les dépenses inutiles sur les commandes à gros montant.

Gestion de la fluctuation des prix : ce point s’applique majoritairement aux centrales d’achat qui ont la possibilité de bloquer l’évolution des prix négociés pour leurs acheteurs.

Paiement en ligne : le paiement est facilité par un paiement en ligne. Plus besoin de faire une demande auprès du service achat et donc de devoir attendre leur validation pour passer une commande, si le budget attribué le permet évidemment.

Facturation immédiate et accessible : chaque facture est accessible sur la plateforme dès que le produit en lien est expédié. Il n’est plus question de perdre les factures parmi les multiples emails reçus car elles sont toutes répertoriées directement dans l’outil.

Vous l’avez bien compris : une plateforme de e-procurement peut apporter beaucoup de choses à votre entreprise, notamment dans l’amélioration des processus. Mais pas seulement. L’implémentation d’une telle plateforme va aussi avoir un impact positif direct sur la productivité et les coûts.

Les avantages d’une plateforme e-procurement

Peu importe le secteur d’activité dans lequel vous évoluez, lancer une plateforme de e-procurement peut être bénéfique.

1.         Toutes les activités liées aux achats et aux ventes sont effectuées et sauvegardées dans un seul et même outil, garantissant une transparence totale des informations pour toutes les parties prenantes. Ces informations sont aussi disponibles à n’importe quel moment de la journée, afin de garantir une meilleure continuité des activités.

2.         De tout cela résulte une hausse de la productivité. Chaque employé va pouvoir agir seul sans attendre la présence ou la validation d’une deuxième personne. Il en est de même pour la recherche d’information puisque comme nous l’avons dit toutes les informations sont disponibles 7jours/7 et 24heures/24. Il est aussi important de mentionner que les produits sur la plateforme référencent d’ores et déjà les produits nécessaires à l’entreprise. La recherche est donc plus aisée, et la perte de temps autour de la négociation des coûts est évitée.

3.         Le service achat se charge de mettre à disposition les produits avec les meilleurs prix afin que chacun puisse bénéficier des avantages d’un tel outil digital. Les gains de productivité et la maitrise sur les dépenses des collaborateurs permettent d’assurer que la mise en place d’une plateforme de e-procurement entraine une réduction des coûts.

Zoé est chargée de marketing et account manager chez Uppler, une start-up qui commercialise une solution de création de plateformes et marketplaces B2B.

Après des études en marketing digitale au sein de ICN Business School, et des expériences dans plusieurs start-ups, elle a décidé de se spécialiser dans le digital, qui d’après elle est un secteur porteur. Pour se perfectionner dans ce secteur, elle est devenue chef de projet digital chez Publicis. En 2019, dans le but de s’ouvrir à de nouveaux horizons, elle est de retour dans le monde des start-ups avec l’envie de développer Uppler à l’international.

Je tiens encore à remercier Zoé pour son article et son partage avec nous.

Si vous souhaitez vous aussi, partager un sujet avec moi, je vous laisse cliquer sur ce lien !

Vous trouverez ci-après une synthèse des informations trouvées sur le web.

Les différents sites consultés

www.manutan.com

www.wikipedia.org

www.definitions-marketing.com

www.ionos.fr

www.leblogdudirigeant.com

Définition de l’e-procurement

Le mot e-procurement est un anglicisme, formé à partir du préfixe e- qui signifie électronique, et procurement qui signifie approvisionnement. Le Ministère de la Culture française définit l’e-procurement par « la gestion centralisée des acquisitions et des approvisionnements d’une entreprise sur une plateforme électronique ».

Description

Dans le cadre du e-procurement, les commandes sont passées électroniquement sur des catalogues ou des catalogues privés préalablement négociés dans une phase de sourcing et négociation classique. Les achats sont en général centralisés ou regroupés. C’est une catégorie de commerce électronique en mode B2B, c’est-à-dire Business to business, ou encore d’entreprise à entreprise.

L’e-procurement est uniquement adapté aux achats en entreprises, c’est-à-dire au secteur Business to Business (B2B). Il exclut le secteur Business to Customer (B2C) qui ne comprend que les achats personnels. Les plateformes électroniques, sur lesquelles repose l’e-procurement, permettent de dématérialiser l’acte d’achat sur l’ensemble ou une partie du processus Procure to Pay (P2P) qui comprend généralement trois grandes phases :

  • La sélection des produits
    • L’envoi de la commande
    • La gestion des factures et le paiement

L’e-procurement n’est pas à confondre avec l’e-sourcing qui lui qui couvre le processus Source to Contrat. Nous reviendrons plus tard sur ces solutions.

Les principaux bénéfices de l’e-procurement

  • Réaliser des économies : les coûts de transactions sont beaucoup plus faibles avec le digital.

Supprimer les processus à faible valeur ajoutée : c’est un enjeu majeur de la mise en place de ces solutions. Vous avez besoin de mieux utiliser votre temps et l’e-procurement peut vous aider. Un lien sur un de mes articles sur ce sujet de votre organisation => Comment organiser le temps de l’acheteur ?

  • Raccourcir les délais.
  • Maîtriser davantage les dépenses.

Les principaux acteurs

Le marché, assez récent entre dans une phase de concentration. Au regard des solutions et autres outils pour nos petits copains des fonctions business et vente, il existe cependant encore assez peu d’éditeurs sur ce marché. En voici quelques-uns.

www.ariba.com

www.basware.com

www.coupa.com

www.determine.com

www.ivalua.com

www.jaggaer.com

www.proactis.com

www.synertrade.com

www.zycus.com

Fabrice, voici d’autres informations que je souhaite partager avec toi !

Pour aller + loin

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