Comment organiser le temps de l’acheteur ?

« Je n’ai pas le temps ! »

Ainsi commencent souvent mes discussions avec les acheteurs au sujet de leur activité et de la pratique de leur métier. C’est récurrent, et j’ai même l’impression que ceci ne s’arrange pas avec le temps ;( Après plus de 15 ans à observer les directions achats de toutes sortes d’organisations, publiques ou privées, c’est à coup sûr le « problème » le plus cité par les acheteurs. D’ailleurs, c’est aussi un sujet qui concerne plus généralement toutes les fonctions de l’organisation d’une entreprise. Comment donc organiser le temps de l’acheteur ?

J’ai souvent la même réponse à cette question « si tu n’as pas le temps, il faut simplement en faire moins ! »… ou plutôt « le faire mieux » ! Je vous propose donc quelques pistes pour remédier à cette course permanente contre la montre.

« Le temps ne se renouvelle pas, comme l’argent par exemple ; il faut donc le “dépenser” avec parcimonie »

Vous n’avez plus le temps de :

– rencontrer les fournisseurs ; je ne parle même plus de faire de la veille 😉

– préparer les négociations et les rencontres

– vous intéresser aux besoins de vos clients internes

Je vais vous proposer dans cet article quelques pistes pour « sortir » de cette situation dangereuse. Il y a quelque temps, j’ai publié un article sur les principales qualités d’un acheteur. Je pense que celle concernant l’organisation du travail est sûrement une des plus importantes. Et pourtant vous ne l’avez pas citée 😉 Encore un signe qu’il n’est pas très simple de réussir à bien s’organiser.

le temps de l'acheteur !

Le sommaire de l’article

Pourquoi cette situation ?

Si vous êtes dans les achats, même depuis peu de temps, je suis convaincu que vous pouvez partager avec moi ces quelques constats

  • les acheteurs travaillent beaucoup
  • leur activité est souvent très variée ; c’est pour cela aussi qu’ils aiment les achats
  • ils ne sont pas toujours positionnés sur les sujets importants
  • et pourtant, ils parlent tous de « création de valeur »

Les acheteurs “gaspillent” leurs temps sur des sujets à faible valeur ajoutée. Faites vous-même le constat en relevant durant une semaine la répartition de votre activité. La majeure partie de votre temps n’est pas affectée à des activités majeures de l’achat, de votre métier.

Concrètement, comment passer à l’acte ? Que doit-on changer ? Comment organiser le temps de l’acheteur ?

Je vous propose un plan d’actions en 3 étapes. J’ai testé pour vous ; cela marche ! Promis. De la méthode, de la volonté et de la rigueur sont les ingrédients pour retrouver du temps là où c’est important pour vous.

  1. La définition des objectifs et le plan d’actions
  2. La mise en œuvre du dispositif
  3. Le suivi
Se fixer un objectif pour gagner du temps

La définition des objectifs et le plan d’actions ou comment organiser le temps de l’acheteur

En premier lieu, vous devez définir vos objectifs. A partir de votre mission (fiche de poste), de vos objectifs et du contexte de votre service, de votre entreprise, vous définissez une cible idéale de la « distribution » de votre temps. Soyez volontaire, ambitieux et réaliste (pas trop rêveur).

Vous pouvez ainsi classer votre temps sur les activités suivantes : achats, appros, administration, management, etc. Une fois cette analyse réalisée, confrontez la à celle de vos collègues et partagez la avec votre direction => c’est le reflet de l’utilisation de votre temps. C’est maintenant votre base de travail pour « mieux dépenser » votre temps.

Je travaille actuellement avec un acheteur qui ne rencontre plus ses fournisseurs ; « il n’a plus le temps ». Nous avons travaillé pour définir quel temps minimum consacrer à ses fournisseurs stratégiques ou les plus importants. Il a décidé de rencontrer 2 fournisseurs par semaine. Cela lui semble raisonnable dans les prochaines semaines. En fonction des résultats, il pourra adapter cet objectif. Bien sûr, en contrepartie, il a décidé de ne plus réaliser certaines tâches.

Fabrice

Vous créez donc votre « planning idéal » dans un fichier Excel par exemple. Chaque fin de semaine vous renseignez le temps réellement passé ; vous étudiez les écarts et définissez les actions correctives pour la semaine à venir. C’est simple, rapide à mettre en œuvre et très efficace. Soyez satisfait des progrès accomplis et ne pensez pas que vous atteindrez votre planning idéal en 2 semaines 😉 mais mesurez l’évolution semaine après semaine.

Un conseil ; renseignez avec précision votre agenda Outlook. C’est lui le « juge de paix ». C’est à partir de lui que vous analyserez la semaine passée et préparerez la suivante. Soyez précis. C’est la clé pour organiser le temps de l’acheteur.

Enfin, il faut tenir compte de vous. Et oui, c’est surtout vous qui allez devoir changer. Vous vous connaissez bien, alors identifiez les moments où vous êtes plus productif pour vous mettre au travail pendant ces périodes. Par exemple, si vous avez plus d’énergie le matin, essayez de faire le plus gros de votre travail à ce moment-là.

Le dispositif

Ce que nous allons voir maintenant tient en 4 mots : je CHANGE mes HABITUDES !

C’est simple et extraordinairement compliqué 😉 et c’est pourtant là que réside le succès de tout ce travail. Je vais partager avec vous les points sur lesquels vous allez devoir changer pour reprendre « possession » de votre temps.

A vous de jouer, maintenant !

le bureau de l'acheteur

Le bureau, l’espace de travail

C’est souvent ici que tout commence. Commencez par faire du rangement sur votre bureau (y compris le bureau informatique). Rangez ce qui n’est pas utilisé, détruisez ou archivez ce qui ne vous sert plus (oui ce dossier terminé depuis tellement longtemps 😉 ou ce que vous ne travaillerez plus.

Pour vous aider, un changement visuel de votre espace peut vous aider à créer un déclic pour une approche différente. Si vous avez la possibilité de modifier cet espace voire d’en changer, choisissez un espace sans distractions, dans lequel vous êtes bien.

Le conseil

« En fin de séquence, le soir ou en fin de semaine, le bureau est rangé. Nous sommes prêts à ouvrir une nouvelle séquence. C’est visuel, et cela nous lie à ce que nous allons faire. »

Les réunions

On a souvent tendance à dire que c’est le « mal » de notre époque, de nos entreprises. Ce n’est pas faux ; mais notre métier d’acheteur est aussi fait de rencontres, de moments d’échanges et de partages. Nous avons donc besoin de ces réunions. Vous avez sûrement beaucoup lu à ce sujet, où même assisté à des formations.

Le sujet n’est pas simple car vous n’êtes pas seul à décider.

Par contre, c’est de votre responsabilité de vous assurer de l’intérêt de votre présence à certaines réunions ; au début cela peut être mal interprété, surtout si vous n’expliquez pas votre démarche. Mais je vous garantis que chacun adoptera la même approche si vous savez montrer que cela représente pour tous… et donc pour vous 😉 un intérêt.

Je vous rappelle ci-après quelques principes simples (que je mets en pratique) et qui fonctionnent très bien.

– je participe aux réunions quand j’ai une contribution attendue, visible, réelle

– si nous sommes plusieurs du même service, je me fais représenter ou je récupère le compte-rendu (en espérant qu’à chaque réunion, il existe bien un compte-rendu)

– si la réunion dure « longtemps », j’essaye de partir quand les sujets abordés ne me concernent plus

– et quand je suis manager, je crée uniquement des réunions « utiles » ; je suis sûr que vous pouvez en éliminer certaines de votre agenda 😉

J’oubliais un détail ; je pars en réunion sans mon smartphone. Vous verrez, vous serez beaucoup plus attentif et productif. Tout cela permet de mieux organiser le temps de l’acheteur.

La messagerie

Ne laissez pas les e-mails prendre le pouvoir !

Outlook est arrivé dans nos vies sans que l’on ait vraiment été formé à son utilisation. Et comme tous les outils, il faut se former et se l’approprier. Là aussi, pour ceux qui veulent aller plus loin, il existe beaucoup d’articles, de tutoriels et de formation.

En voici un assez complet (durée 2 heures)

Je vous propose 4 techniques simples que j’ai mis en pratique et que je conseille aux acheteurs avec lesquels je travaille. Ainsi vous répondrez mieux à la question : Comment organiser le temps de l’acheteur ?

1 – je consulte ma messagerie quelquefois dans la journée (3 à 4 fois) comme une boîte aux lettres, mais elle n’est pas toujours ouverte ; quand je vous disais qu’il allait falloir changer vos habitudes 😉

2 – je supprime les notifications à l’arrivée de chaque nouveau message

3 – je crée des dossiers de rangement avec la possibilité de les organiser (en fonction du sujet, de l’expéditeur…)

4 – enfin, je traite les courriels suivant 3 possibilités ; ceux auxquels je peux répondre en moins d’une minute alors je le fais immédiatement ; ceux qui ne m’intéressent pas, je les supprime ; ceux qui vont me demander du temps ou une action, j’informe l’expéditeur du laps de temps dans lequel je pourrai traiter sa demande (afin d’éviter les relances).

le smartphone de l'acheteur

Le smartphone

Quel bel outil devenu indispensable ; mais c’est un outil qu’il faut savoir maîtriser.

Je vous conseille seulement d’enlever les notifications sur vos différentes applis ; c’est vous qui décidez de les consulter 😉 Et quand ce n’est pas utile, laissez-le sur votre bureau ; ne l’emmenez pas en réunion par exemple (sauf si vous craignez de vous ennuyer 😉

La planification

C’est la partie majeure de la transformation qu’il faut opérer.

Quand je regarde le fonctionnement de nombre d’entre-vous, je constate que vous êtes souvent dans une posture de réaction ; vous devez tendre à devenir plus décideur de l’utilisation de votre temps.

La planification est l’étape essentielle.

Prioriser ; c’est important de faire la différence entre ce qui est urgent et ce qui est important. Au besoin, faites des listes (mais pas trop). Et soyez raisonnables ! Quand un sujet ou une tâche apparaît trois semaines de suite sur votre liste, supprimez-le ; ce n’est pas important.

Si vous n’avez pas la capacité de bien traiter un sujet, déléguez-le.

Je vous entends déjà dire « ce n’est pas possible » et vous avez quelquefois raison mais il faut sérieusement étudier cette voie. D’autres peuvent agir sur vos tâches, peut-être un peu moins bien que vous, mais au moins, c’est fait et surtout vous n’avez pas dépensé de votre temps. Et en plus, vous êtes maintenant plusieurs à pouvoir le faire ; c’est cool.

Essayer de ne pas être dans le « contrôle » absolu. Déléguer, ce n’est pas abandonner ; cela va de pair avec la confiance en soi. Et c’est bien parce qu’au départ, vous n’aviez pas le temps de vous en occuper.

Enfin, si ce n’est pas important ; ne faites rien !

Arrêtez de traiter des sujets qui ne sont pas importants. Vous allez gagner beaucoup de temps. Par contre, il est nécessaire d’expliquer votre démarche et de communiquer. Je vous garantis que vous allez être surpris du résultat. C’est top.

Maintenant que vous avez décidé de ce que vous allez faire, place à la planification.

Utilisez votre agenda pour positionner vos actions et ainsi vérifier que tout « rentre bien » 😉

Apprenez à planifier à court, moyen et long terme, cela permet d’éviter les imprévus. Planifiez votre journée le matin ou le soir. Pour ma part, Je formalise mes activités pour la journée à venir le soir avant de me coucher, réduisant ainsi la tension à l’idée d’oublier telle ou telle tâche à effectuer. Et ceci dans le seul but de mieux organiser le temps de l’acheteur.

Chaque semaine, réalisez une revue d’organisation de 30 minutes, seul avec vous-même 😉

  • Faites le bilan de la semaine écoulée
  • Relisez vos objectifs et buts à LT (ceux de l’année)
  • Définissez les LPI, les tâches les plus importantes de la période (semaine) à venir
  • Assurez-vous que votre calendrier ne « déborde » pas ; si c’est le cas, supprimer des actions avant que la semaine démarre

Pour chaque jour, identifiez au maximum de 1 à 3 sujets que vous voulez réaliser : pas plus. Ne commencez pas la journée avec une liste de 77 actions à réaliser…

Les déplacements

Les déplacements « consomment » également beaucoup de votre temps. Même si certains sont indispensables, vous pouvez aussi vous interroger pour certains autres ; vous pouvez organiser des réunions téléphoniques, ou des visioconférences.

Evitez donc les déplacements non indispensables !

Enfin, chaque fois que vous le pouvez, privilégier le train à la voiture ; vous pourrez mieux travailler… ou vous reposez. Promis, je n’ai pas de contrat de pub avec la SNCF 😉

Le comportement

C’est une partie très importante de la transformation que vous souhaitez engager.

Simplifiez, et réduisez à l’essentiel, organisez et apprenez à dire « non ».

Certains travaillent mieux sous pression et à la dernière minute ; ils ont l’impression que cela stimule leur créativité et leur productivité. Je suis souvent étonné de ces comportements d’acheteurs qui se plaignent de cette gestion compliquée de leur temps… et qui ne font rien pour que cela change. A croire que certains aiment cela quand même 😉

Plus sérieusement, vous pouvez utiliser tous les outils et techniques possibles, la première des décisions à prendre est d’avoir envie de changer et de faire évoluer vos pratiques et votre comportement, notamment.

Être bien organisé permet d’être efficace et de gérer ses tâches dans les délais impartis et par ordre de priorité. Il y a des règles de base à respecter pour que la gestion du temps se déroule dans de bonnes conditions :

J’ose dire non !

Difficile parfois de dire non à un collègue qui essaye de nous refiler un dossier, voire à son boss. Pouvoir dire non nécessite une certaine confiance en soi, qui peut s’apprendre au quotidien.

Surtout il va falloir expliquer pourquoi vous dites non, voire quelquefois négocier votre « non ». Souvenez toujours du bénéfice recherché, de ce que vous avez à gagner. Cela vous aidera.

Les outils (Outlook, Asana et Trello)

L’agenda papier n’est pas encore aboli pour certains et constitue une bonne base pour l’organisation du travail. Cependant l’agenda électronique est désormais un must ; il permet, en outre, un partage des informations.

La bonne utilisation de l’agenda

L’agenda comporte la totalité de votre activité et pas uniquement vos rendez-vous. Vous devez renseigner les tâches et projets sur lesquels vous souhaitez travailler. Et bien sûr un peu de temps libre pour les imprévus.

N’oubliez pas de faire des rétroplannings.

Le rétroplanning est un planning inversé. Par exemple, si vous devez rendre un projet lundi, que samedi et dimanche vous ne travaillez pas, vous devrez donc avoir terminé votre dossier vendredi 😉

Je souhaite aussi vous parler d’applications que j’utilise et qui sont très utiles.

ASANA est un outil de gestion des tâches. C’est une application qui facilite, entre autres, la collaboration et la communication entre les différents membres d’une équipe de travail sans avoir recours aux fastidieux échanges de courriels. C’est top si tout le monde l’utilise bien 😉

La version gratuite permet une bonne prise en main avant d’envisager la version payante ; la version gratuite peut largement suffire.

Pour en savoir plus sur Asana

TRELLO est un outil collaboratif de gestion de tâches.

Il est très simple en apparence mais quand vous y regardez de plus près, vous découvrez à quel point il est dynamique et efficace, quel que soit le projet. Vous pouvez gérer la communication sur les projets entre acheteurs avec les équipes projets, pour vos propres projets…

Pour en savoir plus sur Trello (blog très sympa)

La fameuse TODOLIST (liste de tâches)

Faites une liste des tâches par ordre d’importance. Avant de vous mettre au travail, vous devez choisir vos priorités. Les listes de choses à faire sont un excellent outil, mais vous devez les organiser et ne pas simplement noter ce que vous avez à faire.

Commencez par les tâches importantes ou plutôt commencez par définir ce que veut dire « important » ?

La TODO est un bel outil. J’avais une fâcheuse tendance à vouloir tout lister ; je me retrouvais donc avec des listes très longues que je reportais de semaine en semaine. Je suis maintenant plus rigoureux sur les éléments qui se trouvent sur la liste.

J’ai « abandonné » ou « délégué » certaines actions et ma liste est réalisable.

Les empêcheurs ou voleurs de temps

Nous avons vu les bonnes pratiques et les astuces à mettre en place pour mieux gérer son temps. Encore une fois, c’est très important pour vous.

Vous ne pourrez pas améliorer votre performance sans avoir réglé, géré cette partie.

Mais bien sûr, et même avec une forte volonté, vous allez rencontrer sur votre chemin quelques « empêcheurs ». Je les liste ci-après. Soyez vigilants et évitez-les !

Ne faites pas plusieurs choses à la fois. De nombreux acheteurs croient qu’en faisant plusieurs choses à la fois, ils pourront tirer avantage de chaque journée et gérer leur temps de manière productive. En fait, c’est le contraire. En travaillant sur plusieurs sujets en même temps, vous êtes moins productif. Vous allez passer plus de temps sur chaque tâche, car vous n’allez pas lui donner toute votre attention. Concentrez-vous plutôt sur une seule chose à la fois. Vous pourrez ainsi enchaîner plus facilement.

Attention aux voleurs de temps

Identifier les pertes de temps ou carrément « les voleurs de temps » est essentiel. « Des collègues qui rentrent à tout moment dans votre bureau, des emails ou des sms qui arrivent sur votre téléphone peuvent vous déconcentrer. Tout ceci vous empêche de travailler de manière continue. Protégez-vous par exemple en vous mettant dans un bureau à part, voire en mettant un casque dans un open space.

les voleurs du temps de l'acheteur

Tenez ferme sur vos enjeux et vos priorités !

Refusez les sollicitations impromptues. Faites comprendre que vous ne pouvez pas vous engager pour le moment. Les objectifs imprécis, les priorités non identifiées sont une source de perte de temps énorme, d’où l’importance du planning quotidien conseillé plus haut.

Évitez les conversations trop longues au téléphone. 

Si vous passez beaucoup de temps accroché au téléphone, vous devez peut-être ajuster vos habitudes de conversation. Vous pouvez arriver à des résultats plus rapides avec des discussions en face à face plutôt qu’au téléphone.

Ne passez pas trop de temps sur Internet. 

Nous le savons tous ; le surf sur le web fait perdre beaucoup de temps. Pourtant c’est quelquefois utile. Alors contrôlez-le.

Utilisez un panneau « ne pas déranger ».

C’est un sourire, mais cela fonctionne !

Comme dans les chambres d’hôtels, signifiez à votre entourage que vous êtes dans une séquence où vous ne souhaitez pas être dérangé.

La communication

Une communication claire

Comme dans tout projet de transformation, vous devez communiquer sur vos nouvelles pratiques. Je parle de celles qui vont impacter votre entourage ; vos collègues acheteurs, votre chef 😉 et vos clients internes. En effet, si vous décider de gérer différemment votre boîte de messagerie, vous pouvez inquiéter certains qui seront étonnés de ne pas voir arriver votre réponse 10 minutes après l’envoi du courriel ;( Il faudra alors leur expliquer votre nouvelle manière de faire et tout le bénéfice que cela va leur apporter.

Profitez-en pour améliorer la qualité de vos communications et ceci afin d’être encore plus efficace. Savoir ce qui est attendu évite les pertes de temps causées par les malentendus. Chacun sait ce qu’il doit faire et ce qu’il peut / doit attendre de l’autre.

Mes conseils, ma méthode personnelle

Pour tout vous dire, je suis heureux d’avoir rédigé cet article ; j’espère qu’il n’est pas trop long pour vous 😉 Je suis tellement convaincu qu’une partie de votre performance viendra de votre capacité à bien vous organiser.

Nous avons tant à dire sur la gestion du temps. Et encore une fois, ce point est essentiel dans l’amélioration de votre organisation. C’est souvent par ici que cela « coince » avec les acheteurs que j’accompagne. Et si ce point n’est pas traité, nous ne sommes pas prêts pour aller vers les stratégies achats et autres pratiques performantes.

Pour terminer, je vais partager avec vous 3 pratiques ou habitudes que j’ai mises en œuvre et qui m’ont permis de vraiment changer de dimension dans mon organisation.

1 – la planification de mes activités

En début de semaine, je choisis parmi toutes mes tâches celles qui seront réalisées et je les positionne dans mon agenda. Je reporte les autres, je les délègue ou je les supprime.

2 – la gestion de mon smartphone

Je ne l’emmène plus dans mes réunions internes et je laisse dans mon sac quand je suis avec des clients. je fais régulièrement des pauses pour le consulter.

3 – l’utilisation de ma messagerie

Chaque soir, elle est « à jour ». J’ai pris connaissance de tous mes messages, et les ai traités selon la méthode décrite plus haut. Et du coup, je n’ai pas besoin d’en prendre connaissance avant le lendemain 10h30 / 11h00 😉

Ces 3 thèmes ont, à eux seuls, grandement amélioré la gestion de mon temps ; pour me permettre de mieux dépenser mon énergie au service des sujets importants.

Prochaine étape => poursuivre cette optimisation pour disposer de plus de temps pour ma vie privée. C’est en cours 😉

Fabrice Ménelot

Conclusion pour organiser le temps de l’acheteur

Il est primordial de décider de changer, de vous fixer des objectifs et de mettre en place votre dispositif. J’ai essayé de « balayer » large pour vous proposer des pistes, des solutions. Maintenant c’est à vous de créer votre solution personnalisée. N’oubliez pas de faire des bilans, de constater ce qui fonctionne (et de s’en féliciter) et de corriger ou abandonner ce qui ne fonctionne pas.

Comme la conduite du changement, je vous dis 😉

Pour aller plus loin : liens et livres

Il existe, bien sûr, de nombreux livres et études sur ce sujet.

J’en cite quelques-uns ici. N’hésitez pas à me proposer ceux que vous connaissez et que vous avez appréciés. Nous les partagerons avec la communauté des acheteurs agiles 😉

Et quelques articles (in English) qui reprennent plusieurs concepts et méthodes proposés dans mon article.

Work Smarter, Not Harder: 21 Time Management Tips to Hack Productivity

8 Ways to Take Control of Your Time

6 apps that block social media distractions

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2 réflexions sur “ Comment organiser le temps de l’acheteur ? ”

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