La préparation du PROJET digital achats

La préparation du PROJET (COMMENT CONSTRUIRE SON PROJET DIGITAL ACHATS ? – ÉPISODE 2)

La préparation du PROJET DIGITAL ACHATS

 

Ça y est, vous êtes décidé ; c’est le bon moment de démarrer son projet de SIA.

Bravo, c’est une bonne décision. Mais maintenant comment allez vous vous y prendre ?

C’est un projet nouveau pour vous. Vous n’avez jamais conduit ce type de projet, de transformation.

Et en plus c’est pour vous, votre équipe, votre organisation achats.

Alors, et c’est naturel, vous sentez monter … comme une pression.

Dans cette vidéo, nous allons aborder les points suivants :

  • La gestion de projets : responsable, plan d’actions, planning et budget
  • Le sourcing … pour mieux identifier ses besoins
  • L’état des lieux de votre architecture SIA
  • La RFI
  • La préparation de la consultation

Nous l’avons vu, c’est donc un projet nouveau pour vous.

Nouveau oui, car c’est un thème nouveau et surtout vous concerne. Ils sont rares les projets qui concernent, au premier chef, l’organisation des achats.

C’est donc à votre tour.

Ce projet digital achats, c’est nouveau et pourtant c’est un projet … comme peut-être tant d’autres.

D’autres projets que vous avez menés, que vous avez conduit.

Vous savez donc quels sont les ingrédients pour réussir un projet.

Et bien celui-ci ne va pas échapper à cette règle.

Pour mener à bien un projet digital achats, il vous faut :

  • Un chef de projet
  • Une gouvernance du projet ; des règles du jeu
  • Un planning
  • Un suivi avec des comités
  • Une communication auprès des acteurs concernés pas uniquement les membres de l’équipe projet mais toute l’entreprise
  • Et un budget

J’oubliais un « ingrédient » qui peut avoir son importance ; le nom.

Dans certains cas et avec certaines cultures d’entreprise, cela peut être important de nommer votre projet.

Alors soyez rigoureux dans le suivi et créatif pour trouver un nom.

Le sourcing

Le sourcing est naturellement une activité achats que vous connaissez bien.

Cela consiste à trouver des fournisseurs. On parle aussi de sourçage en français. Mais les acheteurs parlent généralement de sourcing.

Vous allez donc surveiller tout ce qui touche de près ou de loin au thème du SIA (Systèmes d’Informations Achats) ou du Digital Achats.

Vous allez trouver beaucoup d’informations sur le web. Regardez aussi les articles des revues professionnelles, les témoignages clients et bien sûr votre réseau.

Interrogez autour de vous les acheteurs de votre réseau, vos connaissances.

LinkedIn est aussi une piste qui peut nourrir vos recherches d’informations.

Dans un premier temps, ne soyez pas trop exigeant, ni « fermé ».

Le temps viendra de trier.

Maintenant vous êtes en recherche.

Alors chercher, ramener et commencer à classer, regrouper par thème les solutions, applications, logiciels et autres plateformes que vous avez identifié.

À la fin de cette phase, vous disposez d’une première liste qui pourra encore s’affiner.

Vous allez pouvoir maintenant commencer à échanger avec ces acteurs

Le processus du projet digital achats

Votre projet a démarré.

Vous l’avez structuré, organisé. C’est bien.

Puis vous avez commencé à regarder sans trop vous limiter ce qui « existe » sur le marché ; c’est le sourcing.

Il vous faut maintenant étudier votre « dispositif » digital.

Cela peut être assez rapide quelquefois 😉

Pour certains acheteurs, le dispositif est constitué d’un ERP qui va servir à passer les commandes et à … Excel !

Mais pour beaucoup maintenant, vous pouvez disposer d’autres outils, comme le suivi de vos fournisseurs, la BI ou outils de traitement de données, rédaction de marchés pour les acteurs publics, …

Vous allez donc poser votre architecture de SI et notamment ceux qui concernent les achats.

Pour faire ceci je vous encourage à « dessiner » votre processus achats.

Puis de venir disposer les outils, systèmes et logiciels que vous utiliser pour réaliser votre métier.

Vous verrez ainsi aisément ce qui fonctionne déjà, ce que vous avez, ce qui vous manque, et ce que peut-être vous allez devoir arbitrer.

C’est très intéressant comme démarche et assez instructif.

Après l’état des lieux, la RFI

Une fois votre état des lieux réalisé, vous allez pouvoir interroger les entreprises identifiées dans votre phase de sourcing.

Souvenez-vous d’avoir créé une liste des entreprises avec des premières informations récoltées.

Cette RFI, Request For Information est une étape pour bien identifier les acteurs, leur savoir faire et ainsi vous permettre de répondre à la question : ces entreprises sont-elles éligibles pour me proposer leur solution ?

Je profite pour vous rappeler que vous devez consulter uniquement les entreprises qui sont éligibles !

Ne tombez pas dans le piège « classique » de l’acheteur qui interroge beaucoup d’entreprises.

C’est ce qui arrive quand on confond le sourcing, la RFI et la consultation, le RFP, Request For Proposal.

Votre RFI va comporter des mentions sur :

l’identité de l’entreprise, son histoire, quelques chiffres

Son savoir-faire, son expertise

Ses références

Avec ces éléments, vous disposez de tout ce dont vous avez besoin pour savoir si cette société participera ou non à la consultation.

Vous n’avez pas besoin de consulter 10 entreprises.

Si votre sourcing est bien réalisé et si vous savez fonctionnellement ce que vous attendez, 3 à 5 entreprises maximum sont suffisantes pour mener à bien votre projet digital achats.

La préparation de la consultation

Nous sommes maintenant arrivés à la dernière étape avant de lancer la consultation.

Il s’agit de la phase de préparation de votre consultation.

Là aussi, c’est du grand classique. Et vous connaissez cela très bien.

Votre consultation devra à minima comporter les éléments suivants :

  • La présentation de votre entreprise ; n’oubliez de donner envie !

Vos fournisseurs sont très sollicités et vous devez »capter » leur attention dès la présentation de votre entreprise

  • Puis vous présenterez votre projet digital achats, les enjeux et pourquoi ce serait bien qu’ils s’y intéressent
  • Vous présenterez ensuite les attentes fonctionnelles de votre projet ; ne raisonnez pas en solution technique mais bien en finalité.

Ce n’est pas ce que c’est, mais plutôt, à quoi cela sert 😉

  • Vous donnerez enfin les règles du jeu, le règlement de votre consultation. Comment répondre, que fournir, comment obtenir des précisions, le processus de négociation, et bien sûr les éléments de planning

Dans notre prochaine vidéo, je vais vous parler du marché des SIA.

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Je m’appelle Fabrice Ménelot, bienvenue sur mon blog dédié à la pratique achats.

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