Comment assurer la mise en place du SIA ?
Cette dimension n’est pas à négliger dans votre projet. La conduite de projet doit être préparée avec rigueur et pragmatisme.
Dans cette cinquième vidéo de notre série, nous évoquerons les points suivants :
- La communication
- Les différentes phases du projet
- La préparation
- La formation
- L’accompagnement
- Les pièges à éviter
La communication
La communication est devenue en quelques années un levier majeur du développement des organisations achats.
Ce qui est vrai pour votre organisation l’est naturellement pour ce projet de mise en place du SIA.
Un plan de communication est structuré sur 5 dimensions :
- Le message que vous voulez adressé
- Les cibles ou personnes à qui sont destinés les messages
- Le support : réunion, newsletter, vidéo, … vous avez le choix
- La fréquence d’envoi
- Et l’émetteur
Ce n’est pas compliqué, un plan de communication.
Cela nécessite un peu d’anticipation.
Cela vous permettra également de vous assurer qu’il est bien équilibré.
Et que vous communiquerez bien tout au long du projet.
La mise en place du SIA est un projet en tant que tel.
Ici, nous l’abordons comme une partie du projet général depuis l’identification de votre besoin, jusqu’au démarrage.
Les différentes phases du projet
C’est donc un projet, cette mise en place.
Les ingrédients sont donc les suivants :
- Un responsable de projet
Il garantit le suivi du projet et met tout en œuvre pour atteindre les objectifs. - Les objectifs
Dans ce type de projet, les objectifs sont essentiellement tournés vers le respect du délai et du budget - Les moyens
Pour ce qui est des moyens, ils consistent en le suivi du budget qui a été décidé pour le projet. - Le planning
Le projet est constitué de différentes phases avec des jalons et des actions.
Chaque action est attribuée à un acteur du projet, qu’il soit membre de l’entreprise ou externe.
Nous le savons, la clé de la réussite réside dans la qualité de la préparation.
C’est valable pour une négociation, comme pour votre projet SIA.
Il faut donc planifier les différentes étapes avec précision.
Le projet de mise en place du SIA est décomposé en grandes phases.
- Les prérequis
- La reprise des données
- La personnalisation ou le paramétrage
- La formation de l’administrateur
- La formation des utilisateurs
- Le démarrage
- Le suivi au démarrage
Ces différentes étapes sont bien connues et assez classiques pour un projet.
La préparation
Enfin, dans cette préparation, il faut bien planifier les comités de pilotage et de management du projet.
Ces comités sont essentiels pour assurer le déroulé du projet et éventuellement prendre des décisions.
Planifiez les aussi dès le lancement du projet pour bien vous assurer de la disponibilité des participants.
La formation
Une fois la solution installée et prête à être utilisée, vient le temps de la formation.
Un peu plus tôt dans le projet, ce sont les administrateurs qui auront été formés.
Suivant le type de projet, il vous faudra former des administrateurs « métier » et quelques fois des administrateurs techniques.
C’est tout de fois de moins en moins le cas ; c’est aussi un des intérêts des logiciels et solutions en mode Sass.
Ils s’adressent au métier.
Nous identifions 3 populations nécessitant d’être formées.
- Les administrateurs
- Les acheteurs
- Les clients internes, ceux qui vont utiliser le SIA avec vous
Pour chacun d’entre eux, il faudra insister sur les éléments qui les concernent.
Comment ils vont utiliser la solution et pourquoi ce serait bien pour eux.
C’est important pour garantir un apprentissage et une bonne appropriation.
L’accompagnement au démarrage
Il est toujours important de bien sécuriser les premiers instants, le démarrage.
C’est pourquoi, il peut être intéressant d’être accompagné lors de cette phase sensible.
Cela peut être le rôle du responsable de projet interne ou bien d’un consultant, prestataire externe.
Il doit tout à la fois s’assurer que la solution délivre bien les résultats attendus.
Il peut aussi éventuellement déclencher quelques ajustements si certaines remontées nécessitent une action.
Il peut s’agir d’une formation à améliorer sur une fonctionnalité, voire d’une amélioration de la personnalisation de la solution.
Ce démarrage est aussi un moment fort dans la phase de communication.
Normalement tout ceci est prévu dans le plan de communication que vous aurez construit préalablement.
C’est le bon moment pour le mettre en œuvre.
Les pièges à éviter
Vous avez tout fait pour préparer, planifier et sécuriser votre projet de mise en place du SIA.
Vous avez fait beaucoup d’efforts et pourtant quelquefois, il peut y avoir des situations qui peuvent mettre en danger le projet.
Je vais partager avec vous les 3 principaux pièges que vous pourriez rencontrer
1 . LA PLANIFICATION DU PROJET
Il y a plusieurs actions à réaliser et plusieurs personnes sont concernées par le projet.
Si vous identifiez mal ces actions et que vous ne prévenez pas ceux qui auront à agir, vous prenez le risque de retard voire d’actions mal réalisées ou incomplètes.
C’est bien le rôle du chef de projet de s’assurer que le plan est réalisé et bien déroulé.
2 . LA REPRISE DE DONNÉES
Lorsque les premières personnes vont utiliser la solution, c’est très important qu’elles retrouvent leur univers.
La mise en place du SIA est toujours un risque dans la conduite du changement.
Et une bonne manière de diminuer ce risque est bien de renseigner les données des utilisateurs.
C’est ce que nous appelons la reprise de données.
Si vous ne le faites pas, la solution sera vide et ne donnera pas beaucoup envie d’être renseignée.
3 . LA FORMATION
Le dernier piège que nous rencontrons encore trop souvent est celui de la formation.
Ou plus exactement celui du manque de formation.
Ces nouvelles solutions digitales apparaissent comme plus ergonomiques, agréables à utiliser et souvent plus simples que les systèmes et logiciels d’avant.
C’est vrai.
Mais l’erreur serait de penser que ceci nous affranchit d’une formation pour aider à bien les utiliser dans le cadre du métier.
Il faut donc bien organiser et programmer des actions de formations avec des contenus durées et formats différents suivant les populations concernées.
Maintenant, c’est parti vous avez réussi.
Bravo, votre nouveau SIA est opérationnel et commence à fournir les résultats, quelquefois les promesses attendues.
C’est le moment de célébrer ce succès.
Réunissez toutes les personnes qui ont participé au projet et remerciez les.
La mise en place du SIA est un moment assez rare dans les organisations, encore plus aux achats 😉
Et pour célébrer, vous avez le choix, en fonction de vos habitudes.
L’important est de marquer ce moment.
Pour terminer cette série de vidéo, nous verrons dans la prochaine, et la dernière « Comment vendre un projet SIA à mon DG ? ».
