Bienvenue dans le monde parfois compliqué, mais toujours fascinant des achats chez un bailleur social ! Vous pensez peut-être que gérer des achats, c’est juste une histoire de chiffres et de contrats. Mais détrompez-vous,la gestion des achats est parfois complexe et partie prenante de la réussite et de la performance globale de l’entreprise.

Dans le secteur du logement social, où chaque centime compte, mettre en place un service achats structuré peut révolutionner votre manière de travailler. Un service achats ? Oui, vous avez bien lu. Pas juste une personne avec un stylo et un bloc-note, mais un service complet, prêt à jongler avec les fournisseurs, optimiser les coûts et, pourquoi pas, faire un peu de magie financière.

Cela dit, vous vous demandez peut-être comment démarrer un tel projet. Le blog apprendre-les-achats.fr est un excellent point de départ pour tous ceux qui souhaitent se lancer dans cette aventure sans trop savoir par où commencer.

Créer un service achats nécéssite des étapes clés :

D’abord, identifier les besoins de votre organisation. On ne parle pas de deviner ou de supposer, mais de vraiment comprendre quels sont les services et les produits essentiels qui permettront à votre structure de fonctionner de manière optimale. C’est un peu comme faire vos courses sans liste : vous finissez toujours par oublier quelque chose d’important !

Ensuite, il est crucial de sélectionner les bons fournisseurs. Tout comme on ne choisit pas un colocataire au hasard (vous vous souvenez de ce type qui ne lavait jamais sa vaisselle ?), on ne choisit pas un fournisseur sur un coup de tête. Des appels d’offres bien pensés et des critères de sélection clairs vous éviteront bien des maux de tête.

Puis, négocier les contrats. Ah, la négociation ! Un peu comme essayer de décrocher une promotion lors d’un entretien, mais avec un peu plus de chiffres et un peu moins de transpiration. C’est le moment de montrer que vous êtes non seulement un bon gestionnaire mais aussi un fin négociateur.

Enfin, l’analyse et l’optimisation continue des achats. L’objectif ? S’assurer que chaque euro dépensé est un euro bien investi. C’est comme optimiser votre forfait téléphonique chaque année : on pense toujours pouvoir faire mieux !

L’humour à part, la mise en place d’un service achats est un processus sérieux qui nécessite réflexion et stratégie. Mais avec les bons outils et une bonne préparation, même les tâches les plus ardues peuvent devenir agréables. Alors, prêts à transformer le fonctionnement de votre bailleur social ?

L’évaluation des besoins

Parlons évaluation des besoins. Cette étape, cruciale, est le fondement sur lequel repose toute la création de votre service achats. Avant de foncer tête baissée, prenez le temps de comprendre précisément ce dont votre bailleur social a réellement besoin. C’est comme préparer un grand dîner : il faut savoir combien de convives viendront avant de choisir la taille de la dinde !

Commencez par réaliser un audit interne complet. Quels sont les services et produits actuellement utilisés ? Quels sont les points de douleur ? Les inefficacités ? L’objectif ici est de dresser une liste exhaustive des besoins réels, ce qui évitera les achats impulsifs (un peu comme résister à l’achat de cette énième paire de chaussures en solde).

Une fois cette liste en main, il est temps de planifier. La planification stratégique est votre meilleure alliée pour aligner les achats avec les objectifs à long terme de votre organisation. Définissez des priorités, établissez des budgets et fixez des échéances. C’est un peu comme établir un itinéraire de voyage : on ne part pas en road trip sans savoir où l’on veut aller !

Pour en savoir plus sur l’évaluation des besoins en achats et comment structurer ce processus, je vous recommande de consulter ce guide complet de l’Institute for Supply Management, une ressource incontournable pour tout acheteur souhaitant se perfectionner.

Avec une bonne évaluation des besoins et une planification solide, vous posez les bases d’un service achats efficace et rationnel. Comme en cuisine, le secret d’un bon plat réside souvent dans la préparation.

Mise en place du service d’achat

Structuration de l’équipe

Pour structurer efficacement votre équipe d’achats, il est essentiel de comprendre les rôles et responsabilités de chaque membre. Un chef d’orchestre n’est rien sans ses musiciens, et ici, chaque membre de l’équipe joue une partition cruciale. Pensez à une composition équilibrée où chaque talent peut briller :

• Responsable des achats : le maestro, dirigeant les opérations et les stratégies d’achat.
• Acheteurs spécialisés : experts dans certaines catégories de produits ou services.
• Support logistique : ceux qui s’assurent que tout arrive à bon port.
• Contrôle de gestion : les gardiens des finances.

Taille de l’équipe

La taille de l’équipe doit correspondre à la charge de travail et aux ambitions de votre organisation. Il n’est pas nécessaire d’avoir une armée si votre guerre est petite ! Déterminez le volume d’achats et la complexité des transactions pour ajuster votre équipe en conséquence :

• Petite équipe pour les opérations légères.
• Équipe plus importante pour les grands bailleurs avec des besoins complexes et diversifiés.

Compétences requises et formations nécessaires

Un bon acheteur est souvent un couteau suisse. Voici les compétences essentielles d’un bon acheteur :

• Négociation et communication : indispensables pour obtenir les meilleures conditions.
• Analyse financière : savoir lire et interpréter les chiffres.
• Connaissance du marché : comprendre les tendances pour anticiper les coups.

Formations :

• Formations en management des achats et supply chain.
• Certifications spécifiques comme celles offertes par l’Association Française des Achats et Approvisionnements (CDAF).
• Formations achats dans le cadre d’une licence ou d’un master
• Formations achats comme celles dispensées sur apprendre-les-achats.fr

Procédure et processus

Établissement

L’établissement des procédures est la colonne vertébrale de votre service. Comme un scénario pour un film, chaque étape doit être écrite et approuvée pour éviter les improvisations coûteuses.

• Définir les étapes clés : de la demande d’achat à la réception et au paiement.
• Validation des processus : par des audits internes pour garantir la conformité et l’efficacité.

Le processus d’achat standard

• Identification du besoin : Tout commence ici, avec une demande claire et justifiée.
• Sélection des fournisseurs : Basée sur des critères rigoureux et transparents.
• Négociation : L’art de l’acheteur pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix.
• Commande et suivi : S’assurer de la livraison dans les délais et selon les spécifications.
• Évaluation et feedback : Pour l’amélioration continue.

Voici un exemple de tableau de suivi des processus d’achat :

Avec ces éléments en place, votre service d’achats sera non seulement un pilier de soutien mais aussi un moteur d’innovation pour votre bailleur social.

Intégration avec les autres départements

Collaboration interdépartementale

La collaboration interdépartementale est vitale dans la création d’un service achats efficace. Pour un bailleur social, cela signifie aligner les achats non seulement avec les objectifs commerciaux, mais aussi avec les besoins opérationnels des autres départements. Une synergie est cruciale :

• Communication régulière : organisez des réunions périodiques pour aligner les objectifs.
• Partage de données : utilisez des systèmes intégrés pour une visibilité complète.
• Projets communs : implémentez des initiatives croisées pour renforcer les liens.

Stratégie pour une intégration harmonieuse avec les autres services tels que le financier et le technique

Pour une intégration harmonieuse, il est essentiel de comprendre les besoins spécifiques de chaque département et de les incorporer dans les stratégies d’achats :

• Alignement des objectifs : Assurez-vous que les objectifs d’achat complètent ceux des départements financier et technique.
• Flux de travail intégrés : Créez des procédures qui facilitent le travail conjoint et la communication.
• Indicateurs de performance partagés : Évaluez les succès de manière collective.

Tableau de stratégie d’intégration :

Formation et sensibilisation

La formation continue est cruciale pour maintenir l’efficacité du service achats et pour sensibiliser les autres employés sur les processus d’achats et les politiques mises en place. Cela permet de :

• Renforcer les compétences : formations régulières sur les meilleures pratiques en achats.
• Sensibilisation : sessions de sensibilisation pour les non-acheteurs pour comprendre l’impact des achats sur leur travail quotidien.
• Adaptation aux changements : rester agile et réceptif aux nouvelles méthodes et technologies.

Liste de sujets de formation :

• Négociation et gestion des contrats.
• Utilisation des systèmes d’achat électronique.
• Compréhension des cycles de vie des contrats.
• Éthique et conformité dans les achats.

Pour plus d’informations sur la mise en place et l’amélioration des services d’achats, découvrez notre article dédié sur Apprendre-les-achats.fr.

Cette intégration et cette formation continue sont essentielles pour que le service achats soit non seulement une fonction opérationnelle mais aussi un centre de profit et d’innovation au sein du bailleur social.

Mesures de performance et évaluation

Indicateurs de performance

La mise en place d’indicateurs de performance pertinents est essentielle pour mesurer l’efficacité du service d’achats. Ces indicateurs permettent de surveiller les progrès vers les objectifs stratégiques et opérationnels, et d’identifier les domaines nécessitant des améliorations.

• Coût total des achats : mesure l’efficience en termes de dépenses.
• Délai de réalisation des achats : évalue la rapidité du processus d’achat.
• Satisfaction des utilisateurs internes : évalue la perception de la qualité du service d’achat par les autres départements.
• Conformité aux politiques d’achat : vérifie le respect des règles et procédures internes.

Définir les KPIs pour évaluer l’efficacité du service d’achat

Les KPIs (Key Performance Indicators) doivent être soigneusement choisis pour refléter les objectifs spécifiques du service d’achats d’un bailleur social. Ils devraient inclure:

• Pourcentage de réduction des coûts : Indicateur clé pour mesurer l’efficacité des négociations.
• Taux de respect des délais de livraison : Important pour évaluer la fiabilité des fournisseurs.
• Indice de satisfaction des services : Mesure la satisfaction des départements internes avec les services fournis.

Tableau des KPIs principaux :

Révision et amélioration continue

L’amélioration continue est essentielle pour un service d’achats dynamique. Il est crucial de réviser régulièrement les processus pour s’assurer qu’ils restent pertinents et efficaces.

• Audits réguliers : pour identifier les inefficacités et les risques potentiels.
• Retours d’expérience : impliquer les équipes dans les retours sur les procédures actuelles.
• Mise à jour des pratiques : intégrer les nouvelles technologies et méthodes.

Liste de vérifications pour l’amélioration continue :

• Réaliser des audits annuels.
• Recueillir et analyser les retours d’utilisateurs tous les semestres.
• Mettre à jour les procédures tous les ans ou selon les besoins.

Comment et quand revoir les procédures pour s’assurer de leur efficacité et les améliorer si nécessaire

La révision des procédures doit être une activité planifiée et régulière, avec des étapes claires pour l’évaluation et l’adaptation :

• Planification de la révision : Établir un calendrier annuel de révision.
• Méthodologie de révision : Utiliser des outils d’analyse de processus pour identifier les goulots d’étranglement.
• Implémentation des changements : Déployer les améliorations de manière contrôlée et mesurer leur impact.

Pour plus de détails sur l’évaluation de performance, découvrez notre article dédié. Vous pouvez également consulter les pratiques d’un bailleur social français renommé pour des exemples spécifiques en visitant ce lien.

En adoptant ces mesures, le service d’achats pourra non seulement démontrer son impact positif sur l’organisation, mais aussi continuer à s’améliorer, garantissant ainsi sa pertinence et son efficacité à long terme.

Bénéfices d’un système d’information achats pour un bailleur social

L’adoption d’un système d’information achats spécifique, tel que OKAVEO, transforme la gestion des achats en rendant les processus plus transparents et efficaces. Ces systèmes facilitent la centralisation des données, améliorent la traçabilité des transactions, et permettent une analyse plus poussée pour optimiser les dépenses. En outre, ils contribuent à une meilleure gestion des relations avec les fournisseurs et à une réduction des délais de traitement, ce qui est crucial pour les bailleurs sociaux qui doivent souvent répondre rapidement aux besoins des locataires.

En intégrant de tels outils, les bailleurs sociaux peuvent non seulement améliorer leurs opérations quotidiennes, mais aussi renforcer leur capacité à anticiper les besoins futurs et à réagir efficacement aux fluctuations du marché.

Visionner l’interview Pluralis X OKAVEO sur la mise en place et la gestion d’un service achats et d’un SI achats chez un bailleur social :

• Angèle Lenninger est acheteuse chez Pluralis depuis un an et demi, après avoir travaillé 16 ans dans un centre de rééducation en tant que responsable des achats.
• Christophe est chez Pluralis depuis 2000 et a commencé en tant que responsable service marché.
• Pluralis est en train de mettre en œuvre une stratégie RSE, intégrant une culture d’achat au sein de l’entreprise. Angèle et Christophe mettent en avant l’importance de la communication et de la compréhension des contraintes entre les différents services.

Points clés :

• Mise en place d’une charte achat responsable :
  • Objectif d’implémenter et de signer la charte relation fournisseur achat responsable pour 2024-2025.
  • Continuer à développer les compétences des collaborateurs via des ateliers internes et des ressources pédagogiques.
• Digitalisation et utilisation d’OKAVEO :
  • Pluralis a intégré la plateforme OKAVEO pour gérer et suivre les achats, évitant l’utilisation de fichiers Excel.
  • Importance de l’outil pour écrire et imposer des procédures, mais aussi pour améliorer la sécurisation juridique et l’information en temps réel.
• Conseils pour la mise en place d’une fonction achat :
  • Nécessité d’une direction impliquée et d’une communication régulière sur les succès et les défis.
  • Importance de lancer même de petites initiatives, de faire des bilans réguliers, et d’avoir une personne compétente pour piloter les achats.

Si je devais résumer …

La mise en place d’un service achats structuré offre de multiples avantages pour un bailleur social. Un « vrai » service achats permet une gestion optimisée des coûts, une amélioration de la qualité des biens et services acquis, et une réduction significative des risques liés aux fournisseurs. En rationalisant les processus, les bailleurs sociaux peuvent obtenir de meilleures conditions contractuelles, assurant ainsi une utilisation plus efficace des fonds disponibles.

Pour les décideurs des bailleurs sociaux, il est crucial de commencer par une évaluation détaillée des besoins actuels et des ressources disponibles. Ensuite, il est recommandé de définir clairement les objectifs du service d’achats et d’élaborer un plan pour structurer l’équipe, les compétences requises, et les processus. La consultation d’experts en achats et la formation des équipes sont des étapes clés pour réussir la mise en place de ce service.

Questions-réponses la mise en place d’un service achats pour les bailleurs sociaux

1. Quels sont les principaux défis à anticiper lors de la création d’un service d’achats ?
   • R: Intégration avec les autres départements, résistance au changement, et adaptation des processus existants.
2. Comment mesurer l’efficacité d’un service d’achats ?
   • R: À travers des KPIs spécifiques tels que le coût total des achats, le délai de réalisation des achats, et la satisfaction des utilisateurs internes.
3. Quels bénéfices spécifiques un bailleur social peut-il attendre ?
   • R: Réductions de coûts, améliorations de la qualité des services et des produits, et une meilleure conformité avec les politiques internes et externes.
4. Est-il nécessaire de former le personnel existant ou d’embaucher de nouveaux talents ?
   • R: Une combinaison des deux, pour s’assurer que l’équipe possède les compétences nécessaires et reste agile face aux évolutions du marché.
5. Comment le service achats peut-il s’intégrer avec les systèmes d’information existants ?
   • R: Par l’implémentation d’un système d’information achats adapté, comme celui proposé par OKAVEO, qui est déjà utilisé par plusieurs bailleurs sociaux.