Les achats sont un domaine en constante évolution, et de plus en plus de professionnels sont amenés à maîtriser des compétences multiples et complémentaires afin de sortir leur épingle du jeu. 

 

D’ailleurs, je pense que vous ne me contrediriez pas trop si je dis que les acheteurs sont amenés à exercer leurs fonctions dans un contexte complexe et que leurs compétences sont mises à rude épreuve. 😉

 

Mais qu’est-ce que la soft power et comment les soft skills des acheteurs peuvent-ils aider à améliorer la performance dans les achats ?

 

Dans cet article, nous examinerons ce qu’est la soft power et les soft skills des acheteurs qui sont nécessaires aux acheteurs pour mener à bien leur mission. Ensuite, je vous donnerai quelque soft skills indispensables pour un acheteur.

 

Nous aborderons l’importance de l’intelligence relationnelle et émotionnelle pour les achats, et comment ces compétences peuvent aider les acheteurs à mieux communiquer et négocier. 

 

Je vous livrerais ensuite quelques méthodes pour développer vos compétences interpersonnelles pour améliorer la performance achats.  

 

Prêt à apprendre comment les soft skills des acheteurs peuvent servir vos compétences et transformer votre fonction achats ? Allons-y !

 

Soft skills, hard skills, mais de quoi parle-t-on ?

 

Depuis deux décennies, nous ne finissons pas d’entendre que nous devons développer des compétences tiers, apprendre à “être” en plus de “faire”, et utiliser nos émotions pour devenir meilleur dans ce que nous faisons. 

 

La ou les hards skills s’acquièrent par les études et les expériences, les soft skills des acheteurs demandent d’être plus attentif à son environnement. 

 

Mais avant de rentrer dans le vif du sujet, voyant se qu’on dise les autres.😉

 

Le savoir être fait toute la différence ! C’est ce que révèle un article des Échos selon une étude sur les soft skills menée auprès de plus de responsables RH en France publiée par Monster.

 

Selon une étude de Lavazza et IFOP, 9 cadres sur 10 indiquent que les soft skills contribuent à la compétitivité des entreprises.

 

Selon l’étude menée par Deloitte, les soft skills representent un tiers (36 %) des sujets de prédilection des formations de la fonction achats, focalisées sur la gestion de conflit, le partenariat et la collaboration. 

 

La première édition de l’Observatoire de la fonction Achats réalisée par Michael Page et le Conseil National des Achats (CNA) étudie l’acheteur de demain et son évolution d’ici à 2030.  L’étude révèle que 37 % des participants pensent que la capacité à gérer les relations humaines et à créer des réseaux sera la compétence essentielle pour l’acheteur de demain. 

 

 

Soft skills et soft power, kezaco ?.

 

Avant d’énumérer les softs skills des acheteurs indispensables, voyant d’où vient ce terme et dans quelle condition il est apparu. Nous allons voir que le terme de “soft power”  à toute une histoire aussi, ce qui vous permettra de mieux comprendre leur définition. Pour commencer, petit retour sur les hards skills.

 

Hards skills 

Pour bien comprendre les soft skills des acheteurs, commençons par faire un petit rappel de leurs antagonistes. Les hards skills – ou compétences dures – sont les aptitudes ou savoir-faire acquises au cours de nos parcours académiques ou professionnels. 

 

Les savoir-faire en maths, en analytiques, marketing, gestion, gestion de projet, rédaction, linguistique, techniques de vente, les compétences techniques ou en gestion de logiciels, les connaissances en informatiques…. Les hard skills sont globalement ce que vous pouvez apprendre à l’école ou dans un livre, ce qui peut être licencié d’un diplôme. Cela devient moins vrai avec le boom d’internet et à mesure que le siècle avance ! Aujourd’hui, on se forme sur YouTube, sur Udemy, sur les blogs et un diplôme peut devenir secondaire dans un certain nombre de métiers. À l’inverse, on trouve de nombreuses formations en gestion de conflit, communication non-violente, leadership… 

 

Et surtout… On continue de se former beaucoup plus fréquemment et sans en avoir forcément conscience grâce à Internet et à l’accès facilité à l’information ! Il n’en est pas moins que les hard skills sont considérées un “savoir-faire”, alors que les soft skills un “savoir-être”, acquis en marge ou de en complément de nos études.

 

Soft skills

 

Ces dernières années, les soft skills sont devenus des compétences essentielles pour réussir et se différencier dans le monde professionnel, et cela vaut aussi pour le métier d’acheteur.

 

Le terme de “soft skills” voie le jour pour la première fois dans un manuel de formation utilisait par l’armée américaine en 1972. 

 

À la fin des années 60, l’armée remarque qu’il existe des compétences non-techniques essentielles. Ces aptitudes n’étant pas cataloguées, ils décident d’investir beaucoup de ressources pour développer une formation complète. 

 

Aujourd’hui, “les compétences douces” ou les “capacités molles” pour une traduction plus littérale, sont devenus des facteurs importants dans les qualités d’une personne et son embauche, mais restent encore difficiles à mesurer. 

 

Néanmoins, les études ont réussi par la suite à catégoriser les soft skills des acheteurs en 2 grandes catégories :

 

• Les compétences interpersonnelles : les aptitudes à avoir conscience et comprendre les sentiments et émotions d’autrui.

 

• Les compétences intrapersonelles : l’aptitude à avoir conscience de ses émotions, ses sentiments et comprendre ses idées.

 

Si la nuance entre les deux reste compliquée pour vous, je vous propose deux études qui vous aideront peut-être.

 

Étude par l’université de Berne

Revue internationale des sciences administratives

 

Le plus grand atout des soft skills, est qu’elles ne se limitent pas à un domaine d’activité et qu’elles sont utilisées dans tous les aspects de la vie. On parlera plus souvent des soft skills comme des attributs associés au côté émotionnel d’une personne. 

 

L’évolution constante que vie notre monde avec les nouvelles technologies nous demande de devoir nous démarquer par nos soft skills, comme l’explique Jérôme Hoarau (coach spécialisé dans les softs skills) dans Forbes.

 

Soft power 

 

Le soft power, quant à lui, est un terme plus jeune proposé pour la première fois par Josephe Nye en 1990, dans son livre “Bound to lead”.

 

À cette époque, les Américains sont de plus en plus préoccupés et se demandent si leur pays est en plein déclin.

 

Pour répliquer, Josephe Nye, explique que le concept de “puissance” n’est plus le même qu’auparavant et qu’elle ne se détermine plus seulement par la puissance militaire et économique du pays, mais aussi par le soft power.

 

Vous me direz, quel est le lien entre le soft power d’un acheteur ? On y vient. 

 

Josephe Nye explique, dans son livre, qu’il s’agit d’une nouvelle forme de pouvoir. 

 

Ne se basant plus sur le fait de contraindre, mais sur la persuasion, l’image, la réputation et de faire en sorte que la personne en face veuille la même chose que nous. 

 

Soft power = puissance de persuasion 

 

Nous retrouvons plusieurs compétences dans le soft power tel que : 

 

• La persuasion
• Le degré d’ouverture
• La capacité de communication
• L’exemplarité de son comportement 
• Etc.

 

Le terme soft power utilisé d’abord dans le domaine politique se retrouve aujourd’hui dans plusieurs domaines professionnels et a su trouver une grande importance au sein des entreprises. 

Pour résumer, le soft power est l’art d’influencer et de prendre position de manière douce. Pour une plus d’information je vous laisse avec l’article de Eve power.

 

Mais alors, quelle est la différence entre soft skills et soft power ? 

 

Soft skills vs soft power

 

Pour bien comprendre la différence, revenons au thème de l’article.

 

Les soft skills des acheteurs sont devenues nécessaires pour améliorer la communication, la collaboration et la productivité au sein d’une entreprise. Grâce aux soft skills les acheteurs peuvent construire des relations à long terme de manière efficace et réduire les conflits. Là où les soft skills permettent de communiquer efficacement et de collaborer durablement, le soft power, va lui davantage servir à persuader de manière insidieuse et non forcée.

 

Le soft power peut notamment persuader un fournisseur de : 

 

• Respecter les exigences de l’entreprise 
• Fournir des produits de qualités 
• Respecter de délai des livraisons
• Consentir des rabais 

 

Comme nous pouvons le voir, les softs skills et le soft power sont des compétences très proches l’une de l’autre. Leur grande différence réside dans les résultats attendus, mais l’un comme l’autre vont de pair dans la réussite d’une entreprise ou d’une négociation ! 

 

 

Soft skills des acheteurs : les compétences à ne pas sous-estimer

Quels sont les soft skills acheteurs indispensables ?

 

Là où les hards skills nécessite une intelligence intellectuelle, les softs skills demandent une intelligence émotionnelle. 

 

En 2019, après un sondage vu par près de 40 000 personnes, nous avions eu un retour sur top 10 des soft skills acheteurs les plus prisées : 

 

À l’époque, bous nous aviez confié que pour vous les 3 soft skills acheteurs indispensables étaient : 

1. Curiosité 
2. Écoute
3. Capacité à négocier

 

Revenons ensemble sur les softs skills qui participent à faire un bon acheteur. 

 

Je vous ai préparé une liste de 20 soft skills des acheteurs 😉

 

Curiosité

La curiosité permet avant tout de s’interroger sur ce qui nous entour, par la suite, nous pouvons questionner, remettre en cause et aborder de nouvelles possibilités.  Pour ne pas se faire prendre de court par l’évolution par exemple, ou les dernières tendances, la curiosité est un point essentiel qui permettra de toujours aller plus loin et d’aborder de nouvelles pistes.

 

Écoute

Vous connaissez certainement le proverbe “Si l’homme à deux oreilles et une bouche, c’est pour écouter deux fois plus qu’il ne parle”. Celui-ci prend tout son sens dans ce cas précis. Un bon acheteur passe son temps à écouter pour comprendre et identifier les besoins des clients ou des fournisseurs et leurs problèmes, afin de les résoudre le plus rapidement possible. Cela vaut aussi pour les problèmes au sein d’une entreprise.

 

Capacité à négocier

Cette compétence reste et fait partie des plus importantes, elle demande d’être efficace pour négocier des contrats avantageux en comprenant quels sont les besoins de l’entreprise. 

 

Résolution de problème

Résoudre des problèmes rapidement et efficacement n’est pas donné à tout le monde. Avec l’habitude, les acheteurs peuvent anticiper, voire éviter totalement des problèmes qui peuvent les ralentir dans leur travail.

 

Service à la clientèle

Cette compétence demande beaucoup de compréhension, les acheteurs sont souvent en contact avec des clients et ont besoins de comprendre les attentes de leur client pour les satisfaire au mieux.

 

Flexibilité

Les acheteurs doivent fréquemment faire face à des changements de dernière minute ou des retards. La flexibilité leur permet d’être à l’aise avec ces changements de plan et de s’adapter en chemin.

 

Intégrité

L’intégrité est une compétence qui permet aux acheteurs d’être à l’aise dans divers milieux et leur donne la capacité de s’adapter avec les différents clients. C’est aussi partie intégrante de leur image publique, et un facteur important dans les relations qu’ils établissent avec les fournisseurs. Et oui, qui a envie de vendre à un mauvais payeur ou à un filou ? 😉

 

Honnêteté

Cette compétence fait partie sans surprise des soft skills à avoir, nul besoin de revenir sur son importance, autant au niveau de l’entreprise que dans les relations externes à celle-ci. 😉

 

Communication

La communication est très importante d’un point de vue interne comme externe à l’entreprise. Elle est la clef pour une bonne relation au sein d’une entreprise, et avec les parties prenantes. Les acheteurs sont souvent en contact avec des fournisseurs ou des commerciaux, afin de garantir une relation stable et pérenne. Transparence et partage d’information sont importants à chaque étape d’un achat réussi !

 

Empathie

Cette compétence est très utile pour bâtir des relations de confiance et comprendre les autres parties prenantes. Savoir être à l’écoute d’autrui permet d’anticiper les besoins et les points de blocage, mais également de montrer un intérêt non feint, et donc de créer du vrai lien. Un atout de taille pour des relations acheteurs-fournisseurs pérennes !

 

Collaboration

Une bonne collaboration permet un gain de productivité. En collaborant efficacement avec les autres secteurs de l’entreprise, l’acheteur peut aider et résoudre les conflits pour atteindre les résultats plus rapidement et plus efficacement.

 

Travail d’équipe

Le travail d’équipe est crucial pour les acheteurs, cela leur permet de travailler efficacement avec tous les départements d’une entreprise (et vous êtes bien placés pour savoir que ce n’est pas toujours évident !). Un bon travail d’équipe apporte de la fluidité dans le travail, permet d’éviter des pertes de temps et concentre l’énergie commune vers un seul objectif. Les résultats en seront que meilleur et les conflits peuvent être réglés plus rapidement.

 

Leadership 

Un bon leader motive les troupes, règle les conflits et permet d’atteindre les objectifs. Un acheteur leader sera responsable de la stratégie d’achat, de la coordination entre les départements et de la supervision de ces compères. Cette compétence est donc naturellement essentielle pour de diriger une équipe tout en gardant une vision claire des objectifs. 

 

Gestion du temps

Respecter les délais et les engagements, connaître le temps alloué à une tâche, être ponctuel aux rendez-vous… tant de choses indispensables qui ne le sont pas encore totalement pour tous ! Une bonne gestion du temps est en même temps une marque de respect d’autrui et un outil puissant d’amélioration de la performance. Évaluer le temps permet de mieux l’optimiser, et donc de gagner en efficacité ! 

 

Résistance au stress

Gros chiffres, gros enjeux, gros stress ! Les acheteurs sont soumis régulièrement à des montées d’adrénaline, des complications et des imprévus : une bonne résistance au stress est en conséquence une compétence attendue !

 

Capacité d’analyse

Pour prendre des décisions, il est important d’avoir une bonne capacité d’analyse, que ce soit concernant des informations ou des personnes. Un fournisseur cerné est un fournisseur avec qui l’on arrivera mieux à négocier 😉.

 

Anticipation

Sans revenir sur l’importance d’avoir la compétence d’anticiper un problème, l’anticipation est tout aussi importante pour détecter les besoins futurs, et ainsi se préparer en avance.

 

Créativité

Certainement un des plus beaux soft skills des acheteurs, elle permet entre autres de trouver des solutions innovantes à des problèmes complexes. 

 

Rigueur

L’acheteur est amené à concevoir des dossiers complexes. Achats internationaux, problématiques de transport et de douanes, construction de projets d’appels d’offres plus ou moins techniques, cela demande d’être rigoureux dans son travail pour ne rien oublier !

 

Méticuleux

Pour toutes les tâches précédentes, en plus d’être rigoureux, pour la révision des contrats en lien avec le service juridique, par exemple, l’acheteur se doit de ne rien oublier. 

 

Ténacité

Cette compétence peut être compliquée à atteindre, elle demande un mental d’acier pour persévérer dans la réalisation d’objectif malgré les obstacles et même quand tout semble perdu … mais un bon acheteur n’abandonne pas, n’est ce pas ? 

 

Le dernier conseil que je pourrais vous donner serait de rester ouvert « Nous devons rester ouverts et se remettre individuellement puis collectivement en questions ». Comme nous l’explique Sylvie Noël, en charge des achats du groupe COVEA dans un entretien réalisé en avril 2020 

 

Poursuivre la lecture : 

 

• Le site De Vinci vous donne les compétences d’un acheteur 
• Sur Indeed, dans le guide carrière, vous trouverez quelles sont les compétences requises pour devenir acheteur
• Les 5 compétences clés de l’acheteur par Comundi
• Le site de Lauren Eveilleau, Asknco, sur l’avantage des softs skills des acheteurs dans la fonction achats .

 

L’ ‘importance de l’intelligence relationnelle et émotionnelle pour les achats : comment les soft skills des acheteurs peuvent les aider à mieux communiquer et négocier ?

 

Pour être toujours plus performants, les acheteurs doivent maîtriser un éventail de compétences toujours plus large. Une négociation ne se mène absolument plus de la même manière en 2023 qu’elle se faisait en 1990. 😉

 

Il y a cependant un ensemble de choses qui n’ont pas bougé, et des techniques qui servent les acheteurs (et les vendeurs !) avec succès depuis bien plus longtemps que cela. 

 

Je vous évoquais d’ailleurs un certain nombre de ces “techniques achats” ou biais, listé dans le fameux livre “Influence et manipulation” de Robert Cialdini. Les principes d’influence énoncés par Cialdini font miroir aux soft skills citées plus haut : il est à l’évidence plus simple de créer un biais de réciprocité lorsqu’on a su anticiper ou à l’inverse de résister à un biais de rareté ou d’urgence lorsqu’on a une bonne capacité à rester cool en toutes circonstances ! 

 

Les soft skills des acheteurs leur permettent de : 

• Développer des relations plus fortes 
• Mieux comprendre les motivations des fournisseurs
• Résister plus efficacement aux techniques de vente et de négociation des vendeurs 
• Maitriser le déroulé des négociations et le temps imparti à chaque étape 
• Analyser les techniques adverses pour les déjouer !

 

Les compétences relationnelles et émotionnelles permettent aux acheteurs d’améliorer leurs capacités à négocier et à communiquer avec leurs fournisseurs. Les acheteurs peuvent mieux comprendre les besoins des fournisseurs et mieux identifier les possibilités d’amélioration des conditions d’achat. De plus, les soft skills des acheteurs favorisent également la création de relations durables entre les acheteurs et leurs fournisseurs : en créant du lien, on peut créer de la récurrence, de la confiance, et des conditions privilégiées… donc à ne pas négliger ! 

 

Utiliser le langage non verbal pour mieux communiquer

 

Le body language, ça vous dit quelque chose ? Je suis sûr que ça vous dit quelques chose “parler avec les mains”, “avoir les mains pleines”, ou parler “avec le cœur sur la main” ! 

 

En faisant quelques recherches, on trouve une myriade de ressources sur l’impact du langage corporel dans les négociations. D’ailleurs, c’est bien connu, face à un fournisseur dont les bras sont croisés, il va être plus difficile de négocier ! 

 

Les gestes et expressions corporelles des acheteurs pouvaient avoir un impact significatif sur les résultats des négociations avec leurs fournisseurs. Par exemple, un acheteur qui se montre ouvert et enthousiaste lors d’une négociation peut obtenir des résultats plus favorables qu’un acheteur qui se montre fermé et distant.

 

J’ai beaucoup aimé l’article de Harvard Business Review qui détail et illustre des postures manuelles simples pour passer des messages non verbaux forts. Le Center for Body Language de la célèbre université américaine a étudié des dirigeants d’entreprises de divers secteurs et identifié des postures incarnant un langage corporel persuasif. Je vous invite à le consulter pour devenir des maîtres du body language en images !

 

Écouter activement pour mieux comprendre (et négocier !)

Un autre exemple est l’utilisation de l’écoute active, une compétence relationnelle qui peut être très utile aux acheteurs lors de négociations. L’écoute active permet de mieux comprendre les besoins et les motivations des fournisseurs, mais aussi de mieux cerner les enjeux et de trouver des solutions satisfaisantes pour les deux parties. 

 

D’après un article de IE University : “L’écoute active est un atout inestimable pour la réussite des négociations. En fait, l’écoute active est tout aussi importante – si ce n’est plus – que la parole, car les négociations réussies reposent sur un échange d’informations. Un échange nécessite une action des deux côtés de la table, et pas seulement de la part de la personne qui fournit l’information. Ainsi, l’écoute active joue un rôle clé pour garantir que toutes les informations sont échangées et absorbées avec succès.”

 

Écouter activement, c’est dire sans un mot à l’autre que vous êtes attentif à ses propos et à ses besoins, et impliqué dans le succès des échanges. Voici 4 techniques pour améliorer votre écoute active (et votre performance achats !)

 

Poser des questions 

Questionner, c’est montrer que l’on écoute, que l’on s’intéresse, et faire preuve d’empathie.  Cela permet de mieux comprendre le message transmis par l’autre partie, mais également d’indiquer que l’on est ouvert à l’ensemble des scenarios possibles. 

 

Je vous conseille de structurer vos questions de manière simple et directe, vous serez surpris de ce qu’on peut apprendre en demandant simplement “que voulez-vous dire par…” ou “pourriez-vous nous expliquer ce que vous entendez par…” 😄

 

La paraphrase 

Je suis sûre que vous connaissez bien cette technique imparable d’écoute active. Personnellement, je l’ai largement utilisé avec mes enfants et je suis certain que je ne suis pas le seul 😉 “tu as bien dit promis, après je vais me coucher ?” 

 

C’est un moyen très efficace de montrer que l’on est attentif à ce que dit l’autre partie, mais aussi de faire valider les étapes une à une pour aller vers l’objectif. La paraphrase est un outil très efficace dans les négociations, à ne pas négliger ! 

 

Faire des feedbacks

Donner votre avis montre que vous avez considéré ce que l’autre propose, ce qui prouve que vous n’avez pas simplement ignoré ses positions. Cela permet, autant de montrer une écoute active, que de faire avancer l’échange progressivement tout en discutant plus en détail. 

 

Accueillir et accuser réception 

Le feedback donne généralement un avis ou une opinion. Plus neutre, mais tout aussi utile dans l’écoute active, l’accueil d’information permet de reconnaitre les demandes et préoccupations de l’autre partie afin de travailler ensemble à l’avancée du projet et à la résolution des problèmes.

 

Comment développer ses compétences interpersonnelles ?  Les moyens de développer et d’améliorer les soft skills des acheteurs

Le parcours académique des acheteurs passe souvent par les mêmes formations, alors comment démarquer les acheteurs ?

 

Les soft skills des acheteurs (évidemment) sont aujourd’hui nécessaires, c’est ce qui fera d’eux des experts. 

 

Comment faire pour développer les soft skills des acheteurs ? Je vous propose 3 points clé 😉

 

Formation 

Il existe diverses formations qui permettent d’acquérir plusieurs soft skills des acheteurs. Vous pouvez trouver des cours en présentiel ou en ligne, parfois des formations sont proposées en entreprise. Beaucoup de livres vous permettent de vous former sur le sujet. 

 

Dans une étude de 2018 (ça commence à dater !) Deloitte révèle que 36% des formations de la fonction achats étaient dédiées aux soft skills.

 

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Collaboration 

La collaboration est l’occasion parfaite d’apprendre des autres et de découvrir de nouvelles perspectives. En travaillant avec différentes personnes, vous pouvez développer votre intelligence émotionnelle et vos aptitudes relationnelles. 

 

Prenez le temps d’analyser les professionnels qui vous entour et ce qu’ils peuvent vous apporter. 

 

La clé pour apprendre via la collaboration, c’est d’accepter les critiques. Grâce à ça, vous verrez directement les compétences que vous devez améliorer et celles que vous maitrisez.

 

Pratique 

Rien de mieux que la pratique pour évoluer rapidement dans un domaine. Dans vos relations professionnelles comme personnelles, travailler sur vos soft skills vous permettra de progresser rapidement.

 

Dans mon entretien avec Abdelatif Mitrab, professeur achats au Maroc, je lui avais demandé  “Quel est le conseil que tu donnerais aux acheteurs qui nous regardent aujourd’hui ?” 

 

“ Un seul conseil, c’est la consigne que tu m’as donnée. Mon conseil, c’est d’être à jour, malheureusement l’évolution de la fonction achat ne cesse de croître. Pour moi, c’est l’autoformation qui prime aujourd’hui si on veut pratiquement maîtriser totalement la fonction achats.”

 

Regarder la vidéo Développement du métier achat au Maroc 

 

Soft skills des acheteurs : la révolution des achats de demain ?

 

Les soft skills des acheteurs deviennent des compétences très demandées et apportent de vrais résultats, et cela, dans plusieurs domaines différents. 90 % des recruteurs sont convaincus que les compétences comportementales continueront à prendre de l’importance au travail.  

 

Demain encore plus qu’aujourd’hui, ces qualités seront perçues comme des facteurs clef pour l’avenir des acheteurs. 

 

Vous avez constaté que les soft skills vous aident au quotidien dans votre métier ? Ou au contraire, vous n’en voyez pas (encore) l’utilité ? Partagez-nous vos retours en commentaire !