Comment créer un service achats ?

C’est toujours une aventure ! Ceux et celles qui sont passés par là le savent : créer un service achats est un moment particulier dans un parcours. Après la décision « d’y aller », il faut préparer son plan et le dérouler avec méthode et ténacité. Dans cet article, je vous propose une méthode pour vous aider à organiser les différentes étapes d’un projet de création de service achats. Pour notre Masterclass avec Vanessa Le Maux, nous revenons avec elle sur ses expériences de création de services achats. Instructif !

Pourquoi et quand créer un service achats ?

Tout d’abord, vient la décision dans la tête des dirigeants de créer ou d’améliorer la performance de leur organisation achats. C’est par là que tout commence.

« Nous avons besoin d’acheter mieux ! » m’a récemment annoncé le dirigeant d’un groupe de PME de la région de Lyon.

Mais bien souvent juste après cette prise de conscience il faut passer à l’acte ; c’est souvent un moment charnière où il va falloir trouver le « capitaine » qui va créer le dispositif et entraîner l’équipe vers de nouvelles pratiques, de nouvelles manières de faire.

Quelquefois, ce sont des consultants qui amorcent cette transformation et quelquefois c’est le responsable achats, recruté pour cette mission qui se lance dans cette aventure. Car c’est une aventure que de partir d’une feuille blanche et de créer son service achats.

C’est cette aventure que je vais partager aujourd’hui avec vous.

A partir de mes expériences, je vous présente 9 étapes essentielles dans la création d’un service achats. Certaines sont quelquefois « oubliées » et peuvent, à ce titre, constituer un risque, quelquefois entrainant l’échec de cette mise en place. Soyez donc vigilants et rigoureux dans cette mise ne œuvre.

Pour nous aider à illustrer ce sujet, j’ai interrogé Vanessa le Meaux qui a bien voulu me consacrer une Masterclass et ainsi revenir sur ses expériences. C’est d’autant plus intéressant qu’elle l’a fait dans des univers où l’on aime bien être efficace rapidement 😉 le BTP et le facilities management.

Je veux regarder la vidéo de la Masterclass Vanessa Le Maux !

Les 9 étapes de la création réussie d’un service achats

1 – Établir l’état des lieux

Comme dans toute situation de transformation et puisque vous souhaitez « améliorer », développer l’organisation, encore faut-il savoir de quoi on parle. Et d’’où on part ? Il vous faut identifier la « maturité » achats de l’organisation. Mais puisque vous êtes là pour créer le service achats, on peut imaginer qu’elle n’est pas très élevée 😉

Vous allez donc dans un premier temps rencontrer beaucoup de personnes dans l’entreprise pour qu’elles vous parlent de leur ressenti et aussi de leur besoin quant au métier achats. Ces premiers entretiens sont essentiels ; ne les négligez pas, car très vite, vous allez vous « habituer » à cette entreprise, et vous ne pourrez plus vous étonner de ce qui ne fonctionne pas.

Ces entretiens vous servent à positionner le niveau de pratiques, de maturité de l’organisation achats. C’est aussi un moment intéressant pour avoir un premier contact « sans enjeu » avec vos prochains interlocuteurs. Vous venez « juste » les écouter. Vous comprendrez vite qui sont vos futurs alliés, et ceux avec lesquels ce sera … plus long 😉

La deuxième action importante de cette étape est l’analyse des enjeux financiers ; décortiquez les chiffres pour bien comprendre où sont les dépenses, sur quelles familles d’achats, avec quels fournisseurs et quels clients internes. Cette première étude guidera plus tard l’établissement de votre plan d’actions.

2 – Construire le plan et le communiquer

C’est le socle de votre transformation. C’est le plan qui va guider vos actions dans les prochains mois. Si cela fonctionne, il vous permettra d’atteindre rapidement l’image de quelqu’un qui annonce ce qu’il va faire … et qui le fait !

Il doit être réaliste et ambitieux et j’ajouterai « sexy ». C’est un plan qui doit entrainer, embraquer et donner envie.

Attention, vous devez bien sûr, une fois validé par votre DG (c’est l’étape 3) le communiquer. Je vois encore trop souvent des magnifiques plans de transformation qui restent dans l’ordinateur du responsable achats.

Communiquez vite sur ce que vous allez faire !

3 – Faire valider par la DG

Une fois le plan préparé, c’est le grand jour : la validation par votre directeur général !

Vous lui présentez ce que vous comptez faire dans les prochains mois, comment vous allez vous aligner avec la stratégie de l’entreprise et quelque part, commencer à lui donner raison sur le fait qu’il vous ait recruté 😉 A ce stade-là, il attendra aussi de vous que vous lui fassiez un retour sur votre « bilan d’étonnement ». C’est toujours un moment important. Conservez bien ces impressions, que je vous encourage à relire de temps en temps, plus tard.

Dans cette séquence de validation de votre plan, il vous faudra aborder 3 aspects importants :

– la définition de la politique achats, en lien naturellement avec la stratégie de l’entreprise

– la définition des objectifs du service achats et donc des vôtres par la même occasion 😉

– la validation du plan de création du service achats

4 – Installer sa légitimité

On ne vous connait pas !

Certes, vous avez fait beaucoup d’effort pour vite rencontrer plusieurs personnes, comprendre le fonctionnement et l’ADN de cette entreprise mais on ne sait pas encore de quoi vous êtes capable. Vos premières actions, votre premier dossier achats sont donc autant d’occasions de démontrer votre savoir-faire et aussi la manière et l’approche que vous souhaitez mettre en œuvre aux achats.

Ne commencez par le dossier « casse-gueule » ou tellement stratégique qu’il vous faudra du temps pour démontrer toute votre valeur. Essayez de démarrer avec un dossier qui vous permettre d’afficher un « beau » résultat et qui laisse des traces positives. Le beau résultat peut consister en une performance économique mais pas que ; il peut d’abord permettre d’améliorer un service, de résoudre des dysfonctionnements, …

C’est une excellente manière de « lancer » votre aventure avec l’entreprise et d’installer votre crédibilité, voire votre légitimité.

5 – Identifier les alliés … et les autres !

Pendant tous ces premiers instants, vous allez vite capter ceux auprès de qui, vous allez pouvoir développer une coopération avec les achats et les autres. Peut-être même, vous identifierez ceux qui ne sont pas favorables au développement d’un service achats ; pour souvent de nombreuses et différentes raisons.

A ce stade, ce n’est pas ennuyeux que tout le monde « ne vous aime pas » 😉 mais vous devez vite savoir avec qui vous allez jouer. Et là aussi, facilitez-vous la vie ; travaillez prioritairement avec les alliés. La responsable marketing qui veut discuter seule avec son agence de com, on la verra plus tard, quand nous aurons déjà plusieurs succès à notre actif. A ce moment, ce sont vos principaux alliés qui se chargeront de la convaincre du bienfondé de « travailler avec les achats ».

6 – Recruter

Passé ces premiers moments, vous allez devoir recruter. L’équipe va s’agrandir, et vous ne serez plus seul. Chouette ! Mais attention, ce premier recrutement est capital : ne vous laissez pas vous proposer en interne le « super » profil que personne ne veut dans l’organisation. Vous connaissez bien le piège. Soyez exigeant avec votre premier recrutement.

Lui aussi, il va donner le tempo sur ce que vous allez mettre en place. Il doit parfaitement correspondre au projet. Choisissez-le avec beaucoup d’attention.

Et pour les acheteurs qui veulent changer de job, retrouvez-vous mon article et mes conseils pour bien « se vendre » !

Trouvez un job dans les achats !

Votre rôle de manager vous amènera tout au long du développement de l’organisation achats à bien gérer et prévoir vos ressources.

7 – Former

Passés les premiers mois, vous pouvez organiser quelques séances de formation / sensibilisation au métier achats. C’est encore une formidable opportunité pour « installer une Culture Achat ». Vous pouvez notamment prévoir des actions en direction de vos « principaux clients internes ».

Par exemple, une bonne formation sur la définition du besoin ou un partage de connaissances sur le « comment bien préparer » une négociation sont autant de thèmes qui permettent de poursuivre une installation partagée d’un service achats.

Pour les plus ambitieux, vous pouvez aussi aller sur le terrain des stratégies de familles achats.

La formation est un bon vecteur de partage et d’échange sur le métier. Et une occasion de rappeler votre vision du métier achats.

8 – Communiquer

Pendant toute cette période, vous devrez communiquer sur ce que vous allez faire (le plan), ce que vous faîtes (les résultats) et sur la suite (les prochaines étapes).

Vous devez à tout prix éviter l’effet tunnel ; c’est une période pendant laquelle, vous êtes très actifs mais on ne vous voit pas. Il faut envoyer des signaux à toute l’organisation.

Votre communication doit être « positive » et entrainante ! Ne commencez pas par rappeler les règles de la procédure achats 😉

9 – Travailler toujours sur la Culture Achat

Enfin, toutes vos actions et bien au-delà de votre plan initial doivent concourir à installer la Culture Achat au sein de l’entreprise, de l’organisation. C’est votre mission ; dans un premier temps, on pose les bases, on se fait une place dans le paysage, puis on recrute, on solidifie, on poursuit le développement et on gagne du terrain.

Les résultats doivent arriver vite pour les premiers mais doivent aussi se poursuivre tout au long du projet et aller crescendo. La Culture Achat s’installe jour après jour, d’où la nécessite de ce plan qui projette le futur … même si vous devrez sûrement l’ajuster de temps en temps.

Ce n’est jamais ennuyeux d’ajuster un plan ; c’est votre job de responsable. Mais si vous n’avez pas de plan, alors vous constaterez juste à la fin que cela ne fonctionne pas ou n’a pas permis d’atteindre les objectifs.

Une belle aventure, je vous disais 😉

La création du service achats est une sacrée belle aventure

Vous aussi, une belle aventure de création de service achats ? Alors écrivez-moi !

Ou laissez un commentaire en dessous de l’article.

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