Conduire le changement aux achats

Voici bien un savoir-faire très utile quand il s’agit de transformer son organisation. Conduire le changement aux achats s’impose quand il s’agit de re prenser ou d’adapter son organisation, ses pratiques, … Dans cette période particulière, post Covid, il s’agit bien d’aider le responsable achats à réussir cette évolution. A partir du témoignage de Benjamin Pierre, consultant achats, j’évoque dans cet article les principales étapes pour conduire le changement aux achats.

Pourquoi changer ?

C’est une bonne question, non ? 😉 et oui, car nous savons tous à quel point il est difficile de changer. La résistance au changement est souvent très importante, bien plus en tous cas que l’envie ou la force pour changer. C’est pourquoi j’ai toujours considéré qu’il fallait engager des « grands pas » pour transformer pour avoir une chance de bouger qu’une stratégie « des petits pas » qui produisent souvent … des petits résultats.

Ceux qui ont déjà essayé savent à quel point il est difficile de « changer ». Pour illustrer ces propos, essayer de demander à quelqu’un qui se gare tous les jours au même endroit sur le parking, de changer de place ? Et vous aurez un échantillon de ce qui vous attend sur l’évolution, des pratiques, d’une organisation et de ses processus. 😉

C’est d’ailleurs souvent dans ces périodes que nous pouvons évaluer de la qualité du manager.

Alors la question est posée : pourquoi changer ?

Aux achats, les organisations bougent peu ou plutôt bougeaient peu. En effet, j’aime à répéter que l’organisation est souvent la conséquence de notre politique achats, elle-même issue de la stratégie de l’entreprise. Par conséquent, lorsque la stratégie de l’entreprise est fixée, la politique achats est définie par le directeur achats et l’organisation en découle.

Cette crise sanitaire du COVID, accompagnée maintenant d’une crise économique « rebat » les cartes. Pour beaucoup, et souvent quel que soit le secteur, les données ont changé ou vont changer. Dans beaucoup d’entreprises, les stratégies peuvent évoluer ou plutôt vont devoir évoluer, et quelquefois vite.

Les directions achats vont donc devoir « s’adapter », repenser leur mode de fonctionnement, ré écrire les stratégies de familles d’achats, etc …

La période est donc au changement !

Le changement est donc là et en tant que responsable de l’activité achats, vous allez devoir vous-même seul ou avec votre équipe « changer ».

11 éléments essentiels pour bien comprendre et mettre en œuvre la conduite du changement aux achats.

1 – pensez aux équipes en premier !

Les équipes sont souvent les « oubliées ». Les aspects techniques sont souvent prioritaires au détriment des préoccupations humaines dans le cadre de transformations. Pourtant la réussite passe obligatoirement par l’acceptation de la nouvelle organisation et des nouvelles missions/tâches associées. Il est donc essentiel de préparer et d’accompagner le changement. C’est particulièrement vrai aux achats ; il s’agit souvent de plus « petites » équipes et l’on pense alors que c’est plus simple. « En plus, les acheteurs ils ont l’habitude », « ils aiment cela, travailler en situation non stabilisée 😉 » …

Ne négligez pas cet aspect essentiel de la transformation, du changement.

Pour certaines situations plus complexes ou inhabituelles, je ne saurai trop vous recommander de vous former voire de vous faire accompagner. A ce stade, il ne s’agit pas d’improviser.

Témoignage

J’ai demandé à Benjamin Pierre, consultant achats et spécialiste du coaching en conduite du changement de nous faire part de ses expériences et de ses recommandations.

Regardez la Masterclass vidéo de Benjamin Pierre !

2 – décrivez la situation de départ ou réalisez un « diagnostic »

Je sais que vous pensez tout savoir et avoir « tout bien compris » ; c’est toujours intéressant de poser ces éléments de contexte : pour être sûr de ne rien négliger et ainsi de bien prendre en compte l’ensemble de la problématique avant de rédiger le plan d’actions.

3 – avant le « passage » à l’acte, partagez le constat !

C’est une étape essentielle et encore trop souvent oubliée ; c’est juste incroyable de penser que tout le monde a la même vision. Impossible, et c’est normal. L’acheteur, le client interne, le financier, le producteur, le dirigeant, …. Autant de personnes, de fonctions et donc vraisemblablement de visions ou de nuances. Le constat doit absolument être partagé. On peut avoir des regards différents, mais le fait de le partager nous permettra à minima d’en prendre conscience, voire de s’aligner. Essentiel.

la conduite du changement aux achats

4 – communiquez sur le plan et « la cible » à atteindre

Nous le savons, « nous avons peur de l’inconnu ». Et quand nous avons peur, alors nous résistons, … fortement. Pour éviter ceci, il va vous falloir communiquer, expliquer pourquoi nous changeons et ce que voulons obtenir. Ne négliger pas cette étape importante ; prenez le temps de bien l’expliquer à toutes les personnes concernées, voire un peu au-delà.

Tout ceci vise à sécuriser l’équipe achats et les personnes concernées par ce changement.

5 – identifiez les acteurs concernés par la transformation

Le changement même s’il est impulsé par une, voire quelques personnes, concerne souvent beaucoup de monde. Dans la phase de transformation, vous allez avoir besoin de mobiliser différentes personnes qui auront toutes un rôle ; certains seront plutôt « moteurs » mais toutes sont concernées. Conduire le changement ne se fait pas seul 😉 Vous devez mobiliser autour du projet. Ne comptez pas uniquement sur le pouvoir hiérarchique et le bon sens. Cela ne suffit généralement pas.

Certains théoriciens du changement parlent même de « former une coalition » comme le précise

John P. Kotter.

6 – n’inquiétez pas, mais rassurez

Changer fait peur ; c’est naturel, car nous n’aimons pas les situations nouvelles, l’incertitude. Peut-être qu’aujourd’hui, tout ne va pas bien, mais je le sais. « Je préfère souvent me contenter d’une situation insatisfaisante, mais connue que d’aller vers une nouvelle approche ».

Le changement est donc souvent une source d’anxiété

7 – imaginez le futur et parlez-en !

Si vous engagez une transformation de l’organisation achats, c’est pour un but, un objectif. Et bien c’est cela qu’il faut éclairer ; il faut pouvoir dire ce que « nous avons à gagner », pourquoi on fait cela. N’oubliez pas que vous allez changer les « habitudes » et pour quelques –uns, un certain confort même. Il faut donc dire pourquoi en montrant ce que nous allons faire de mieux.

C’est une condition essentielle de l’acceptation du processus de conduite de changement.

change management ou conduire le changement aux achats

8 – Mobilisez l’équipe achats et profitez-en pour professionnaliser

Ces projets de changement sont souvent une bonne opportunité pour « faire grandir » des acheteurs et ainsi les aider à poursuivre leur développement. On peut les former pour aider à réussir la transformation. La transformation elle-même peut consister à ce développement de compétences.

Retrouvez mon article sur les principales qualités d’un acheteur

9 – soyez heureux des victoires obtenues

Tout au long du processus de changement, vous allez réussir certaines étapes, devoir en « recaler » certaines autres. Et c’est normal. Je vous conseille cependant tout au long de ce parcours de bien insister sur les « petites » victoires, ces habitudes qui changent et qui montrent que nous pouvons y arriver. Toutes ces évolutions positives sont l’opportunité d’une célébration, d’une reconnaissance. Ce n’est pas nécessaire de sortir le champagne et les feux d’artifice, mais quelques mots et des croissants peuvent faire l’affaire.

10 – des indicateurs pour « piloter » cette transformation

La conduite du changement est une action qui vise à atteindre un résultat, un objectif. On peut donc décliner des actions à conduire et des indicateurs de mesure. C’est essentiel, et nous le savons aux achats ; le tableau de bord doit intégrer cette dimension et permettre ainsi de mesurer, voire de corriger les actions en cours.

11 – quand tout est en place, faîtes un bilan et valorisez le résultat obtenu

A la fin du projet, vous réunissez toutes les personnes impliquées dans cette évolution et vous éclairez les bénéfices obtenus. On peut revenir sur les objectifs du projet, son déroulé et évoquer ce qui a bien marché et même ce qui a été plus compliqué. Mais ce qui est important, c’est de montrer à tout le monde que « nous y sommes arrivés ». C’est la capacité du collectif à atteindre un objectif ensemble ; et ainsi pour vous de … préparer le futur changement 😉

Je vous propose également de regarder à nouveau la Masterclass de Marie-Hélène Blanché, experte achats responsables qui nous parle aussi du changement qui est en train de s’opérer.

Quand l’acheteur change le monde !

Et si vous avez des expériences à partager, écrivez-moi toi !

Pour compléter cette liste d’actions, vous trouverez ci-après quelques outils utiles à la conduite du changement.

La courbe de deuil

Elle représente schématiquement les différentes étapes intrinsèques à tout changement que tout individu expérimente avant d’accepter la nouvelle situation et la vivre pleinement : le choc/déni, la colère/peur, la tristesse/dépression, la quête de sens et la sérénité.

Le manager achats et l’équipe notamment devront eux même franchir ces différentes étapes.

La matrice pour analyser les forces positives et négatives

C’est Kurt Lewin, qui a développé cette matrice qui permet d’analyser la situation face à un blocage et ainsi aider à trouver des solutions. C’est simple à utiliser et peut être utile dans des situations de groupe.

L’équation du changement

Ce sont Richard Beckhard et Reuben T. Harris, qui ont développé cet outil. Elle permet une analyse précise d’une situation en étudiant les conditions et possibilités relatives à une quelconque transformation. Utile pour les états des lieux avant de prendre les décisions.

Le diamant de Leavitt

C’est un outil très intéressant pour identifier et mesurer les impacts que peut avoir un changement à tous les niveaux de l’entreprise : les individus, les tâches, l’organisation et la technologie.

Le modèle de Burke et Litwin

Cela devient plus complexe 😉 C’est un outil relativement complexe qui permet d ‘analyser et d’évaluer les dimensions organisationnelles et environnementales nécessaires à un changement réussi. Il est construit autour de 12 éléments d’organisation et de 3 groupes (transformation, transaction et performance).

Futures Wheel

C’est un outil de brainstorming qui permet de créer une représentation graphique des conséquences d’un changement.

Pour aller + loin

Partager l'article
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *