Pareto est votre ami !

Vous êtes amenés à manipuler des données importantes, beaucoup de chiffres. Il n’est pas toujours aisé de « jouer » avec ces chiffres. Vous devez analyser, tirer des enseignements et prendre des décisions ; souvent dans un laps de temps assez court. Vous êtes donc sensible à toutes les solutions qui vont vous permettre de faire vite et bien votre métier. C’est là que Pareto entre en jeu. Mais attention, Pareto n’est pas un joueur de foot du Milan AC 😉

Qui est Pareto ?

Vilfredo Pareto est un économiste et sociologue italien né à Paris en 1848 et mort en 1923. Il a beaucoup travaillé sur les sujets de micro-économie et l’étude des revenus. Il s’est aussi interrogé sur les principes d’efficacité. Il a remarqué que 80% des richesses de ce monde étaient détenus par seulement 20% de la population. C’est la base de la loi de Pareto.

Par extension, la loi de Pareto, aussi appelée « règle des 20/80 » est un principe de probabilité qui s’applique à un grand nombre de domaines (travail, marketing, vie privée, etc). Selon la règle de Pareto, 20 % des causes produisent 80 % des effets. Il est donc intéressant de travailler sur ces 20 % pour gagner en efficacité.

80 % des effets sont générés par seulement 20 % des causes, ou encore 20 % des causes génèrent 80% des effets. Et cela fonctionne toujours !

Exemple : 80% des clients d’un restaurant choisissent souvent le même plat. Dans votre budget personnel, 80% de vos dépenses sont affectées à 20% de vos lignes de dépenses.

Cette loi nous montre l’intérêt de concentrer ses efforts sur les quelques causes essentielles ayant un impact majeur pour gagner en efficacité. C’est un enseignement essentiel pour notre métier d’acheteur. Et nous allons voir pourquoi.

Pourquoi Pareto est l’ami des acheteurs ? Comment Pareto va aider les acheteurs ?

Nous l’avons vu dans un précédent article, l’acheteur est souvent confronté à une pression du temps pour réaliser nos activités. Je vous recommande de lire l’article sur la gestion du temps de l’acheteur, il vous donne quelques pistes pour en gagner.

Comment organiser le temps de l’acheteur ?

Voici les 3 principales raisons d’utiliser la loi de Pareto dans notre métier d’acheteur. Elle facilite :

Pareto va vous aider à travailler mieux et plus vite, à donner du relief à vos travaux et ainsi vous permettre de prendre des décisions plus rapidement.

Pareto aide l’acheteur à être plus efficace !

Prenons maintenant un exemple concret avec votre cartographie de dépenses. Pour rappel, la cartographie de dépenses est la totalité des dépenses effectuées vers des tiers (vous enlevez les impôts, salaires et taxes) et sur une période donnée. C’est un « outil » très intéressant pour analyser les enjeux financiers d’une entreprise et ainsi déterminer vos stratégies achats et vos plans d’actions.

Vous allez donc rassembler toutes les données de dépenses sur une période, généralement, d’un an. Ce n’est pas l’objet de cet article, mais ce premier exercice est déjà souvent un exploit 😉 Et oui, car suivant votre système d’informations et la classification de vos dépenses, vous pouvez avoir plus ou moins de mal à extraire ces informations. Une fois ces données disponibles, vous devez maintenant les rassembler par famille d’achats. Chaque dépense de fournisseur est donc associée à une famille d’achats. Cela veut aussi dire que vous disposez d’une classification achats. C’est essentiel.

Vous disposez maintenant d’un tableau qui ressemble à ceci.

Colonne 1 : le nom du fournisseur

Colonne 2 : la famille d’achats

Colonne 3 : le chiffre d’affaires de l’année

Colonne 4 : le pourcentage de ce chiffre d’affaires comparé au montant total des dépenses

Colonne 5 : le cumul du pourcentage de la colonne 4

Vous classez vos fournisseurs par montant de dépenses décroissant, les plus importants en premier. En regardant votre colonne 5, vous allez vite découvrir que pour obtenir 80 % de votre total de dépenses, vous aurez besoin d’environ 20 % du nombre de vos fournisseurs. C’est cela la magie de la loi de Pareto 😉

Et maintenant on fait quoi ? Comment analyser ces résultats ?

Nous pouvons par exemple classifier vos dépenses en 3 catégories, A, B et C.

Les achats de catégorie A représentent souvent 5 % des fournisseurs pour environ 70 % des dépenses. Ils constituent votre priorité. C’est sur ces fournisseurs que vous devez concentrer vos efforts. C’est aussi là que les résultats seront les plus visibles.

Les achats de catégorie B, constitués d’environ 15 % du nombre des fournisseurs pour 25 % du montant des dépenses. Ces fournisseurs sont intéressants car ils sont souvent susceptibles de permettre de dégager des économies importantes. Il s’agit généralement de familles d’achats plus faciles à traiter.

Les achats de catégorie C sont caractérisés par un volume de dépenses faibles par fournisseur et un très grand nombre de fournisseurs. 5 % des dépenses avec 80 % du nombre des fournisseurs.

L’utilisation de la loi de Pareto vous permet ainsi d’appréhender votre cartographie de dépenses en dégageant les premières tendances. Associées à d’autres éléments plus qualitatifs, elles vont vous permettre de préparer vos stratégies de familles d’achats.

Cette loi de Pareto est également très utile quand il s’agit d’étudier votre activité par exemple. Notez pendant quelques jours vos différentes tâches et le temps consacré à ces activités. Vous pourrez ainsi mieux déterminer le temps que vous devez passer sur les tâches les plus importantes, les plus « impactantes ». Vous améliorerez ainsi rapidement votre efficacité.

Quelques conseils pour réaliser vos tableaux de données.

– Limiter le nombre de lignes à étudier si vous le pouvez ; sinon, constituez des groupes.

– Classez toujours les données en ordre décroissant ; cela vous permettra aisément de réaliser le cumul.

– Illustrer votre tableau par un graphique. Le visuel est toujours plus convaincant. Les données à plus forts impacts se situent sur la partie gauche du graphique. Vous constaterez très vite que Pareto a raison.

En synthèse

Pareto est un « classique » du métier achats ; vous devez le maîtriser et l’utiliser chaque fois que vous manipulez des données, entre autres. Comme tout grand principe fondamental, vous pouvez quelquefois l’adapter aux situations rencontrées. Même si la proportion de 80/20 apparaît fréquemment, la répartition pourra parfois se situer autour du 75/25 ou du 60/40.

La loi de Pareto est un outil d’analyse de problème puissant et surtout simple. Sans avoir fait d’études mathématiques, avec votre ordinateur et un tableur, vous pouvez tout gagner si votre problème est bien identifié et votre base de données juste.

C’est un outil, certes très intéressant, mais un outil. N’oubliez pas votre IA ! L’Intelligence de l’Acheteur. Avec Pareto, vous disposez d’une première analyse et c’est top. Complétée de votre IA, vous donnerez toute la puissance à vos actions.

Des livres pour aller + loin

La loi de Pareto, la règle des 80 / 20 par Antoine Delers

Un livre intéressant qui revient sur l’histoire de Pareto et les nombreuses applications de sa loi.

 

Le principe 80/20 de Richard Koch Faire plus avec moins ! Un ouvrage classique en gestion, vendu à plus d’un million d’exemplaires dans le monde. C’est la référence en la matière.

Le principe 80/20 démontre que l’on peut accomplir davantage en fournissant moins de temps, d’efforts et de ressources simplement en se concentrant sur l’essentiel. C’est essentiel pour nous les acheteurs 😉 Cet ouvrage vous enseignera à faire des choix éclairés, à être sélectif, à prendre des raccourcis futés et à viser la simplicité pour améliorer considérablement votre efficacité.