Une méthode en 5 étapes pour déléguer aux achats

Depuis quelques années, je m’intéresse au parcours et à la vie de Richard Branson,  entrepreneur anglais qui a créé Virgin. Il continue de publier régulièrement des articles sur le blog de Virgin. C’est en lisant un de ses derniers post que m’est venu l’idée de s’en inspirer pour le transposer à notre métier d’acheteur. Et cela fonctionne plutôt bien 😉 Nous allons donc partager une méthode en 5 étapes pour apprendre à déléguer.

Dans cet article, je vous propose quelques pistes pour vous aider à déléguer. J’ai bien conscience que ce n’est pas simple, mais c’est aussi pour cela que vous devez le faire 😉 C’est juste essentiel pour vous permettre de vous « recentrer » sur le métier et sur la valeur que vous pouvez, que vous devez apporter.

L’art de déléguer ou les 5 étapes selon Richard Branson, transformé » pour les acheteurs.

Quand vous êtes au début de la mise en place d’une organisation achats, d’un service, naturellement vous devez être polyvalent ; certains utilisent l’expression « le couteau suisse ». Vous êtes souvent peu nombreux et les tâches sont nombreuses. Elles le sont d’autant que ceux avec qui vous travaillez au sein de l’entreprise ne connaissent pas les achats ou en ont une vision souvent éloignée de notre métier. Dans ces premiers moments, tout est important et vous devez vous tout faire.

apprendre à déléguer aux achats
Aux achats, on ne s’occupe pas que d’achats 😉

On s’occupe un peu d’achats, beaucoup d’approvisionnement, de trouver des solutions … vite. C’est le temps des achats pompiers ! Pour tout dire, c’est aussi une période assez intéressante, voire excitante ; « on se sent utile, on a besoin de nous ». Les journées sont trop courtes et on ne s’ennuie pas. Tous les matins, on découvre de nouvelles activités, souvent aussi de nouvelles difficultés. Parce que l’on a beaucoup à faire dans de nombreux domaines, on apprend, vite et c’est passionnant.

Alors, on court, on court, vite, … toujours ; et quelquefois on commence à s’épuiser 😉

Mais vous ne pouvez pas vous « installer » dans ce fonctionnement de manière permanente. Il va falloir grandir, peut-être recruter et en tous cas commencer à organiser votre activité, vos tâches et missions. Il faudra aussi bien identifier ce qui est du ressort de l’achats, de l’approvisionnement et des autres tâches que l’on peut trouver au sien d’une organisation achats (moyens généraux, administratif, contrôle facture, …).

Je vous propose ci-après une méthode en 5 étapes, déjà testées, pour apprendre à déléguer.

Votre temps est précieux, ne le gaspillez pas ! Vous pouvez retrouver dans ces articles quelques pistes complémentaires pour mieux l’utiliser : Comment organiser le temps de l’acheteur ? ou Pareto, pour aider les acheteurs à gagner du temps

# 1 – faites un bilan sur vos forces et vos faiblesses

Pendant quelques semaines noter tout ce que vous faites. C’est un relevé de vos différentes activités et classer les par thèmes.

– achats : veille, sourcing, relations fournisseurs, préparation de dossiers, négociation, suivi, …

– approvisionnement : commande, suivi, relance, …

– qualité : suivi, litige, …

– administratif

– management : réunion, face à face, …

– autre : quelquefois, cette catégorie « autre » est très renseignée 😉

A la fin de chaque journée ou de chaque semaine, relevez sur une page Excel vos activités à partir de votre calendrier. Vous disposerez ainsi d’une « photo » de l’utilisation de votre temps, également appelé par certains « Time Card ». C’est d’ailleurs un bon outil que je vous encourage à conserver et à suivre régulièrement, tant pour vous que pour votre équipe.

Notez également ce que vous aimez faire et ce qui vous pose problème, ce que vous n’aimez pas, ce qui vous stresse.

Interroger vos collègues et votre responsable sur leur vision de votre activité de vos contributions et de leurs attentes. Cette phase d’état des lieux est très importante pour définir ensuite votre plan d’actions. C’est la première étape de la méthode pour apprendre à déléguer.

# 2 – évaluez les zones d’améliorations

Vous avez donc réalisé cette première analyse et je ne serais pas surpris qu’elle vous surprenne 😉 ou plutôt qu’elle surprenne votre responsable. En effet, nous n’avons pas toujours la conscience qu’une partie importante de notre temps n’est pas consacrée aux activités achats sur lesquelles nous pouvons apporter de la valeur.

Forts de cette première analyse, vous allez maintenant définir les zones que vous souhaitez renforcer et les activités que vous devez déléguer, confier à d’autres voire abandonner. Il vous faut étudier cette analyse avec votre responsable et partager vos décisions.

Pendant cette étape, ne vous « limitez » pas ! Ne réagissez pas à la place des autres. Identifiez ce qui est bien pour le métier et pour l’organisation. Inscrivez tout ce que vous avez étudié. Même si vous ne traitez pas tout dans un premier temps ces éléments sont importants à identifier et à conserver. Ils pourront constituer ce que j’appelle le « frigo » et qui vous permettront par la suite de poursuivre votre plan d’amélioration.

« Nous souhaitons avoir un acheteur qui fasse des achats ! » me déclarait récemment le président d’une entreprise industrielle.

apprendre à déléguer aux achats
Déléguer ou comment faire participer nos clients internes aux activités achats

En fonction de vos zones d’amélioration et de leur importance, vous devez ensuite identifier les personnes dans l’organisation qui pourraient vous aider. Il peut également quelquefois s’agir de préparer un recrutement, l’arrivée d’un nouvel acheteur. Nous verrons ceci dans un prochain article.

# 3 – expliquez, communiquez et « recrutez » en interne !

La troisième étape pour apprendre à déléguer aux achats consiste au passage à l’action ! Une fois vos priorités établies, il va alors falloir construire votre plan d‘actions. Vous préparez votre plan en travaillant sur votre communication.

Vous pouvez revoir cette vidéo qui présente ce qu’est un plan de communication.

Comme nous le savons, les différents acteurs de l’entreprise ont souvent une faible connaissance des activités achats et de l’impact que vous pouvez apporter, de la valeur créée. Il va donc falloir communiquer et expliquer ce que vous pouvez apporter et le temps nécessaire dont vous avez besoin. C’est le succès de cette première étape qui vous permettra par la suite d’engager les réflexions concernant la délégation.

Prenons un exemple ; la rédaction du cahier des charges.

Vous êtes souvent concernés par la rédaction du cahier des charges ; c’est un élément essentiel pour garantir la performance de l’acte d’achats. Mais nous savons aussi que la personne la plus capable de réaliser un cahier des charges performant est l’utilisateur ou le prescripteur du besoin. Il va donc falloir leur expliquer ceci puis dans un second temps les former à cette activité et enfin vous assurer que cela soit mis en œuvre. Cela fonctionne très bien et apporte de grands résultats. Mais il vous faut faire preuve de beaucoup de pédagogie quelquefois de patience et de ténacité.

Cette approche va ainsi vous permettre de créer votre « équipe achats » déléguée ou plus exactement, vous allez partager des activités qui vont vous libérer du temps. C’est une étape important de cette méthode pour apprendre à déléguer.

# 4 – Installez la Culture Achat !

Ces efforts vous permettent ainsi de gagner du temps et de mieux l’utiliser pour être plus performant. Cela a également un effet très intéressant en permettant d’installer et de diffuser la Culture Achat au sein de l’entreprise, de l’organisation.

La mise en place de ces différentes actions va avoir un double effet positif.

– Vous allez gagner du temps et améliorer votre performance ; vous allez consacrer le temps gagné à vos « réelles » activités d’acheteur

– vous  « éduquez » vos clients internes et leur permettait ainsi de mieux collaborer avec vous. Certes ils vont devoir prendre en charge cette partie sur la définition de leur besoin, mais vous leur aurez expliqué tout l’intérêt et le bénéfice qu’ils vont en tirer. Une grande partie de la réussite de cette étape consiste en votre capacité à communiquer sur l’intérêt pour tous d’une démarche achats vertueuse.

Vous êtes maintenant prêt à « faire fonctionner » votre système ; place à la cinquième étape la méthode pour apprendre à déléguer aux achats.

# 5 – Vous devenez un « animateur » du métier achats !

Vous avez commencé à installer les achats dans l’organisation et vous pouvez montrer les résultats obtenus. Il est temps de passer à la dernière étape de la méthode pour apprendre à déléguer.

Vous êtes visibles !

Si tout fonctionne bien (en tout cas comme vous l’avez prévu 😉 vous allez devoir intervenir sur d’autres sujets, d’autres thèmes, plus importants, ou votre valeur va être mise en avant. C’est une nouvelle étape sur laquelle vous allez devoir également réfléchir à la meilleure manière de poursuivre le développement de l’organisation achats. C’est aussi « la rançon du succès », le début de la reconnaissance.

Dans votre capacité à déléguer et à partager les activités vous avez su intéresser et motiver vos clients internes, maintenant il va falloir passer à une nouvelle étape pour développer structurer faire grandir et rendre plus robuste l’organisation achats.

Comme le dit Richard Branson, « La délégation est un acte d’équilibre, mais lorsque vous faites les choses correctement, c’est là que la croissance se produit. ».

Déléguer n’est pas simple mais c’est aussi un savoir-faire qui va vous permettre d’aller plus vite, plus loin et d’améliorer visiblement votre performance achats. C’est donc un sujet à prendre très au sérieux et à vite engager dans le plan de développement de votre organisation achats.

Richard Branson pour apprendre à déléguer aux achats

Merci Richard de ton inspiration pour la rédaction de cet article 😉

Pour aller + loin

Richard Branson pour apprendre à déléguer aux achats

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