Dans un environnement professionnel dynamique, où la rapidité et l’efficacité sont souvent privilégiées, il est essentiel de reconnaître les dégâts potentiels causés par l’urgence aux achats, et particulièrement dans le domaine des achats publics. Avec plus de 30 ans d’expérience dans le secteur des achats, je souhaite partager quelques réflexions et solutions éprouvées pour surmonter ces défis. Le webinaire récent que j’ai eu l’honneur d’animer avec Michel Madar a mis en lumière quatre points clés pour améliorer nos pratiques d’achat de manière durable et efficace.

Les conséquences sous estimées de l’urgence aux achats

Dans ce webinaire, nous avons abordé un sujet qui, je le sais, résonne avec l’expérience de nombreux d’entre vous : les conséquences souvent sous-estimées de la précipitation dans nos pratiques d’achat public. L’urgence, cette invitée persistante dans nos agendas, pousse trop souvent à l’action immédiate, au détriment d’une réflexion stratégique et d’une planification minutieuse.

Nous avons mis en lumière comment cette culture de l’urgence instaure un fatalisme dangereux, où tout est perçu comme urgent, entravant ainsi l’application de méthodologies d’achat éprouvées telles que le sourcing, le benchmarking, les stratégies de négociation et l’évaluation rigoureuse des fournisseurs.

Le diagnostic est clair : une planification souvent reléguée au second plan, focalisée sur le budget au détriment des projets eux-mêmes, engendrant une spirale de mauvaise gestion. Les symptômes sont variés et préjudiciables : besoins mal définis, cahiers des charges lacunaires, stratégies d’achat floues et analyses d’offres superficielles. Ces maux mènent à des délais irréalistes pour nos fournisseurs, une inflation des coûts internes et une érosion de la crédibilité de nos services.

Face à ces défis, nous avons proposé durant le webinaire quatre pistes d’action vertueuses. Tout d’abord, une prise de conscience collective des ravages de l’urgence est cruciale. Ensuite, la clé de voûte de toute amélioration réside dans une planification stratégique rigoureuse. L’adoption de solutions de gestion d’achats collaboratives modernes nous permettra de gagner en transparence et en efficience. Enfin, le suivi et la traçabilité sont nos alliés pour une amélioration continue de nos pratiques.

Quatre manières de pallier à l’urgence aux achats 

1. Reconnaissance et partage du constat

Le premier pas vers l’amélioration est de reconnaître et de partager le constat des difficultés inhérentes à une gestion marquée par l’urgence. Cette démarche implique une communication transparente avec toutes les parties prenantes, incluant les équipes d’achat, les fournisseurs, et les décideurs au sein de l’organisation. Il est crucial d’admettre que l’urgence ne devrait pas être une norme mais une exception. Cela permettra de déconstruire la culture de l’urgence et de sensibiliser chacun à l’importance d’une planification réfléchie.

2. La planification, une nécessité absolue

La planification est l’épine dorsale d’une gestion d’achat efficiente. Elle permet de prévoir les besoins, d’optimiser les ressources et de mettre en place des stratégies d’achat adaptées. Dans cet esprit, il est impératif d’établir un processus de programmation rigoureux qui prend en compte non seulement les contraintes budgétaires mais aussi les objectifs à long terme de l’organisation. Ce processus devrait inclure l’établissement d’un plan annuel d’achats, la définition claire des besoins, et une stratégie de marché adaptée.

3. Solutions de gestion d’achats collaboratives

L’adoption de solutions de gestion d’achats collaboratives joue un rôle pivot dans l’amélioration de la transparence et de l’efficience des processus d’achat. Ces outils numériques favorisent une meilleure communication entre les équipes, une centralisation des informations et une réduction significative des erreurs et des délais. Il est donc crucial de s’équiper de systèmes d’information performants qui facilitent le partage d’informations, la collaboration entre les parties prenantes et la prise de décision éclairée.

4. Suivi et traçabilité pour une amélioration continue

Enfin, il est essentiel d’établir un système rigoureux de suivi et de traçabilité pour évaluer la performance et identifier les opportunités d’amélioration. Cette démarche implique de suivre les progrès par rapport aux plans établis, de mesurer l’efficacité des actions entreprises, de corriger les déviations et de répéter ce cycle dans un souci d’amélioration continue. Ce n’est qu’en comprenant et en analysant nos erreurs et nos réussites que nous pourrons progresser vers une gestion d’achat plus stratégique et moins réactive.

Il est impératif de changer notre approche de la gestion des achats en passant d’une culture de l’urgence à une culture de la planification et de la collaboration. En adoptant ces quatre principes essentiels, nous pouvons non seulement améliorer nos pratiques d’achat mais aussi contribuer à une gestion plus stratégique et durable au sein de nos organisations.