Expert en achats depuis plus de trois décennies, j’ai vu des fournisseurs aller et venir plus rapidement que les modes de TikTok 😉. Aujourd’hui, je suis là pour vous parler d’un sujet qui me tient à cœur : les erreurs que font les acheteurs et qui peuvent être, disons-le franchement, fatales pour leur carrière et leur entreprise.

Vous savez, le métier d’acheteur, c’est un peu comme être un chef d’orchestre. Vous devez coordonner plusieurs instruments, ou plutôt, plusieurs éléments comme les fournisseurs, les contrats, et les stratégies d’achat. Et si vous ratez une note ? Le concert entier peut être un désastre. Alors, comment éviter de jouer faux ?

Dans cet article, nous allons décortiquer les sept erreurs classiques que font les acheteurs. Et je ne parle pas de petites erreurs comme oublier de rappeler un fournisseur ou commander trop de stylos bleus. Non, je parle des erreurs qui peuvent vraiment mettre votre entreprise dans le rouge.

Prêts ?

1. D’abord, nous allons plonger dans le monde mystérieux des stratégies d’achat. Vous n’en avez pas ? Eh bien, c’est peut-être le moment de commencer à y penser.
2. Ensuite, nous aborderons l’importance de l’analyse de marché. 
3. Nous parlerons également de la gestion de la relation  fournisseurs, parce que c’est un peu comme gérer une relation amoureuse, ça demande du tact et de l’attention.
4. Vous pensez que la négociation c’est pour les agents immobiliers ou les vendeurs de voitures d’occasion ? Détrompez-vous !
5. Nous verrons pourquoi ignorer les KPIs, c’est comme ignorer les signes avant-coureurs d’une tempête.
6. Ensuite, un petit détour par la conformité et l’éthique. Oui, c’est moins sexy, mais oh combien important !
7. Et enfin, nous parlerons de la formation. Parce que les achats sont en évolution constante et qu’il est crucial de se former pour ne pas perdre pied !

Alors, accrochez-vous à vos sièges, mettez vos ceintures, et préparez-vous pour un voyage dans le monde fascinant des erreurs d’achat. Croyez-moi, ce sera plus divertissant que la dernière saison de votre série préférée !

Erreur 1 : Ne pas avoir de stratégie d’achat claire

Ah, la stratégie d’achat ! C’est un peu comme la recette secrète de votre grand-mère : tout le monde en parle, mais peu savent vraiment ce que c’est. Avoir une stratégie d’achat, c’est comme avoir un GPS pour un long voyage. Sans elle, vous vous retrouvez à tourner en rond, à gaspiller du carburant et à vous demander pourquoi vous êtes coincé dans un embouteillage au lieu d’être déjà arrivé à destination.

Importance d’une stratégie d’achat pour les acheteurs

Une stratégie d’achat claire vous donne une vision, un plan et des objectifs mesurables. Elle vous aide à prendre des décisions éclairées, à optimiser les coûts et à créer de la valeur pour votre entreprise. C’est un peu comme avoir une boussole dans la jungle des affaires. Sans elle, vous risquez de vous perdre et de vous faire dévorer par les bêtes sauvages de la concurrence.

Conséquences de l’absence de stratégie

L’absence de stratégie d’achat peut avoir des conséquences désastreuses. Vous pourriez finir par acheter au mauvais prix, choisir les mauvais fournisseurs, ou pire, compromettre la qualité des produits ou services que vous achetez. C’est comme faire vos courses sans liste : vous finissez par acheter tout et n’importe quoi, sauf ce dont vous avez vraiment besoin.

Alors, comment éviter cette erreur fatale ? La réponse est simple : planifiez, planifiez, planifiez !

Étapes pour développer une stratégie d’achat

1. Évaluation des besoins : identifiez ce dont votre entreprise a vraiment besoin. Ce n’est pas le moment d’être vague. Soyez aussi précis qu’un horloger suisse.
2. Analyse de marché : étudiez vos options. Qui sont les fournisseurs ? Quels sont les prix ? Quelle est la qualité disponible ?
3. Définition des objectifs : fixez des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporels).
4. Sélection des fournisseurs : utilisez des critères clairs pour choisir vos fournisseurs. N’oubliez pas, le moins cher n’est pas toujours le meilleur.
5. Négociation et contractualisation : une fois que vous avez choisi vos fournisseurs, négociez les termes et mettez tout par écrit.
6. Suivi et évaluation : La stratégie ne s’arrête pas une fois que l’achat est fait. Évaluez régulièrement les performances et ajustez votre stratégie en conséquence.

Importance de l’alignement avec les objectifs de l’entreprise

Enfin, assurez-vous que votre stratégie d’achat est alignée avec les objectifs globaux de votre entreprise. Si votre entreprise vise la durabilité, par exemple, votre stratégie d’achat devrait inclure des critères écologiques.

Voilà, vous avez maintenant les clés pour éviter cette première erreur fatale. Alors, sortez votre boussole et votre carte, et commencez à planifier votre stratégie d’achat. Après tout, un acheteur sans stratégie, c’est comme un navire sans capitaine : voué à faire naufrage !

Erreur 2 : Ignorer l’analyse de marché

Ah, l’analyse de marché, ce bon vieux truc que tout le monde sait qu’il faut faire, mais que peu prennent vraiment le temps de réaliser. C’est un peu comme aller chez le dentiste : vous savez que vous devriez y aller, mais vous trouverez toujours une excuse pour ne pas le faire. Ignorer l’analyse de marché, c’est comme jouer au poker les yeux bandés : vous misez sans savoir ce que vous avez en main.

Pourquoi l’analyse de marché est cruciale

L’analyse de marché n’est pas seulement une étape recommandée, c’est une étape cruciale. Elle vous donne des informations précieuses sur les tendances du marché, les prix, les fournisseurs, et même sur ce que font vos concurrents. C’est comme avoir un espion dans le camp ennemi qui vous donne tous les détails. 

Sans cette intelligence, vous prenez des décisions basées sur des suppositions, et en affaires, les suppositions coûtent cher.

Risques associés à l’ignorance du marché

Ignorer l’analyse de marché peut entraîner des risques considérables. Vous pourriez finir par payer trop cher pour des produits ou services, ou pire, vous pourriez choisir un fournisseur qui n’est pas fiable. C’est comme acheter une voiture d’occasion sans vérifier le moteur : vous risquez de vous retrouver avec une épave.

Pour éviter cette erreur, il faut s’armer d’informations. Et non, lire les derniers tweets sur votre secteur d’activité ne suffit pas pour faire une analyse de marché !

Méthodes pour effectuer une analyse de marché efficace

1. Étude des fournisseurs : identifiez qui sont les acteurs clés du marché.
2. Analyse des prix : comprenez la structure des prix sur le marché.
3. Évaluation des tendances : quelles sont les tendances actuelles et futures qui pourraient affecter votre secteur ?
4. Analyse concurrentielle : que font vos concurrents ?
5. Évaluation des risques : quels sont les risques associés à certains fournisseurs ou produits ?

Utilisation de l’IA pour l’analyse de marché

Et maintenant, le moment que vous attendiez tous : comment l‘Intelligence Artificielle peut-elle vous aider dans cette tâche ? Eh bien, l’IA peut automatiser une grande partie de cette analyse. Des outils comme ChatGPT peuvent vous aider à rassembler des données, analyser des tendances et même évaluer des risques. C’est comme avoir un analyste de marché personnel qui travaille pour vous 24/7, sans râler !

En utilisant l’IA, vous pouvez obtenir des analyses rapides, précises et riches. Vous pouvez utiliser des prompts spécifiques pour demander à votre IA d’analyser des données de marché, de comparer des fournisseurs ou même de prédire des tendances futures. 

N’oubliez pas cependant que : 

• toute information fournie à l’IA tombe dans le public, pensez donc à modifier vos informations sensibles ou données non publiques si vous les utilisez dans vos recherches 
• Les développements actuels (Novembre 2023) ne garantissent pas la fiabilité des informations fournies par les intelligences artificielles conversationnelles. Vos résultats sont ainsi à considérer avec distance et je ne peux que vous encourager à vérifier la véracité des informations importantes que vous obtenez avec l’IA. 

En résumé, ignorer l’analyse de marché, c’est un peu comme ignorer les panneaux de signalisation sur la route : vous pouvez penser que tout va bien, jusqu’à ce que vous vous retrouviez dans une impasse. Alors, faites votre analyse de marché et assurez-vous de prendre des décisions éclairées. Vous ne le regretterez pas !

Erreur 3 : Négliger la relation avec les fournisseurs

Ah, les relations avec les fournisseurs ! Traiter vos fournisseurs comme de simples vendeurs plutôt que comme des partenaires stratégiques est une erreur classique mais coûteuse. C’est comme négliger de nourrir une plante et s’attendre à ce qu’elle fleurisse quand même.

Importance de la relation avec les fournisseurs

Une bonne relation avec les fournisseurs n’est pas seulement agréable, elle est essentielle. Un fournisseur fiable et engagé peut vous faire gagner du temps, de l’argent et beaucoup de maux de tête. Ils peuvent également vous offrir des conditions plus favorables, des délais de livraison plus courts, une meilleure qualité de service, des informations privilégiées sur les tendances du marché et même des exclusivités sur les nouveaux produits.

Erreur d’acheteur :  négliger ses fournisseurs

Négliger cette relation peut avoir des conséquences désastreuses. Vous pourriez faire face à des retards de livraison, des augmentations de prix inattendues, ou pire, un fournisseur pourrait carrément cesser de vous livrer. 

Négliger cette relation peut entraîner des ruptures dans la chaîne d’approvisionnement, des augmentations de coûts, et même des problèmes de qualité. En d’autres termes, c’est un terrain propice aux maux de tête et aux pertes financières.

Pour éviter cette erreur, la clé est la communication. Oui, je sais, c’est un mot à la mode, mais c’est vrai. Parlez à vos fournisseurs, comprenez leurs besoins et leurs contraintes, et assurez-vous qu’ils comprennent les vôtres

Investissez du temps et des ressources dans la construction et le maintien de relations solides avec vos fournisseurs. Cela peut inclure des visites régulières, des appels de suivi, et même des événements sociaux.

Étapes pour entretenir une bonne relation avec les fournisseurs

1. Établir des canaux de communication clairs : Assurez-vous que les deux parties savent comment et quand communiquer. Établissez des canaux de communication clairs et ouverts.
2. Rencontres régulières : planifiez des réunions périodiques pour discuter des performances et des opportunités.
3. Négociations équitables : Soyez juste dans vos négociations et respectez vos engagements.
4. Feedback constructif : Fournissez des retours réguliers, positifs comme négatifs.
5. Transparence : Soyez ouvert sur vos besoins, vos attentes et vos plans futurs.
6. Collaboration : Collaborer pour résoudre les problèmes et améliorer les processus.
7. Reconnaissance : Un peu de reconnaissance peut aller loin. Un simple « merci » peut parfois faire toute la différence.

Utilisation de l’IA pour gérer les relations fournisseurs

L’IA peut être un outil précieux pour gérer et améliorer les relations avec les fournisseurs. Des outils comme ChatGPT peuvent automatiser le suivi des performances des fournisseurs, analyser les tendances des commentaires et même prédire les futurs comportements des fournisseurs en fonction des données passées.

Des outils comme ChatGPT peuvent automatiser des enquêtes de satisfaction, suivre les performances des fournisseurs et même envoyer des rappels pour des réunions ou des évaluations. L’IA peut être votre assistant personnel dans la gestion des relations fournisseurs, vous aidant à maintenir ces relations cruciales en bon état.

Une bonne relation avec les fournisseurs est comme une plante : elle a besoin d’attention, de soins et d’investissement pour s’épanouir. Ne négligez pas cette partie cruciale de votre entreprise. Un bon fournisseur vaut son pesant d’or !

Erreur 4 : Sous-estimer l’importance de la gestion des risques

La gestion des risques est un peu comme avoir une assurance vie : on pense que c’est inutile jusqu’à ce qu’on en ait vraiment besoin. Sous-estimer l’importance de la gestion des risques, c’est comme jouer à la roulette russe avec votre entreprise. Vous pourriez vous en sortir indemne, mais voulez-vous vraiment prendre ce risque ?

Importance de la gestion des risques

La gestion des risques n’est pas seulement une pratique recommandée, elle est vitale. Elle vous permet de prévoir les obstacles et les défis qui pourraient entraver votre entreprise et de prendre des mesures pour les atténuer. C’est un peu comme avoir un plan B, un plan C, et même un plan D.

Conséquences de la négligence

Ignorer la gestion des risques peut entraîner des conséquences catastrophiques. Vous pourriez vous retrouver avec des ruptures de stock, des problèmes de qualité, des retards de livraison, ou même des problèmes légaux. C’est comme conduire sans ceinture de sécurité : tout va bien jusqu’à ce que ça ne le soit plus.

Pour éviter cette erreur fatale, vous devez intégrer la gestion des risques dans votre stratégie d’achat dès le départ. Évaluez les risques potentiels associés à chaque fournisseur, produit ou marché et élaborez des plans pour les atténuer.

Méthodes pour une gestion des risques efficace

1. Identification des risques : utilisez des outils et des enquêtes pour identifier les risques potentiels.
2. Évaluation des risques : classez les risques en fonction de leur probabilité et de leur impact.
3. Planification : Élaborez des plans pour atténuer ou éliminer les risques.
4. Suivi : Surveillez régulièrement les risques et ajustez vos plans en conséquence.
5. Communication : Informer toutes les parties prenantes des risques et des mesures prises pour les atténuer.

Utilisation de l’IA pour la gestion des risques

L’IA peut jouer un rôle clé dans la gestion des risques. Des outils comme ChatGPT peuvent analyser des données en temps réel pour identifier des tendances et des risques potentiels. Ils peuvent également automatiser le suivi et même prédire les risques futurs en fonction des données historiques.

La gestion des risques est comme un parachute : vous espérez ne jamais en avoir besoin, mais si le moment vient, vous serez sacrément content de l’avoir. Alors, ne faites pas l’erreur de l’ignorer !

Erreur 5 : Ignorer les indicateurs de performance clés (KPIs)

Les KPIs, ou indicateurs de performance clés, sont souvent perçus comme une corvée administrative plutôt que comme un outil de pilotage stratégique. C’est un peu comme avoir une montre sophistiquée et ne jamais l’utiliser pour se réveiller le matin. Négliger les KPIs, c’est naviguer à vue sans boussole dans l’univers complexe des achats.

Pourquoi les KPIs sont essentiels ?

 Les KPIs sont essentiels, car ils agissent comme des balises qui éclairent votre chemin. Ils vous permettent de mesurer l’efficacité de vos stratégies d’achat, de suivre les performances de vos fournisseurs et d’évaluer la qualité de vos processus d’approvisionnement. Sans eux, comment sauriez-vous si vous êtes sur la bonne voie ou si vous vous égarez ?

Risques liés à la négligence des KPIs par les acheteurs

La négligence des KPIs peut vous exposer à des risques majeurs. Vous pourriez manquer des opportunités d’amélioration, ou pire, ne pas détecter à temps une dérive des coûts ou une baisse de qualité. C’est comme conduire sans jamais regarder le tableau de bord : vous ne vous rendrez compte d’un problème que lorsque le moteur s’arrêtera.

Comment suivre efficacement les KPIs ?

Pour éviter cette erreur, il est crucial de mettre en place un tableau de bord des KPIs adapté à vos besoins spécifiques. Voici quelques étapes pour y parvenir :

• Définir des KPIs pertinents : choisissez des indicateurs qui reflètent réellement les objectifs de votre entreprise.
• Collecter des données fiables : assurez-vous que les données que vous utilisez pour mesurer vos KPIs soient précises et à jour.
• Analyser les résultats : ne vous contentez pas de collecter des données, analysez-les pour en tirer des enseignements.
• Ajuster les stratégies : utilisez les insights obtenus pour optimiser vos stratégies d’achat.

L’apport de l’IA dans le suivi des KPIs 

L’’intelligence artificielle peut transformer la façon dont vous suivez et analysez vos KPIs. 

D’après l’article « Comment faciliter le quotidien des managers grâce à l’intelligence artificielle ? « , le futur est déjà là. Expenysa par exemple, est un logiciel de gestion des notes de frais intelligent qui utilise l’AI pour optimiser la gestion des dépenses d’entreprise à travers diverses fonctionnalités clés :

• Surveillance en direct des indicateurs de performance clés (KPIs) pour le suivi des dépenses, exploitant la puissance de l’analyse de données avancée.
• Intégration harmonieuse avec l’infrastructure informatique existante de l’entreprise, y compris les systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP).
• Facilitation du processus de soumission des justificatifs de dépenses grâce à l’utilisation de la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR), rendant la saisie des données rapide et sans effort.

Ignorer les KPIs, c’est passer à côté d’un outil de gestion puissant. Comme pour l’analyse de marché, les KPIs vous aident à piloter votre fonction achats avec précision et intelligence. Ne les négligez pas, ils sont les alliés de votre succès !

Erreur 6 : Sous-estimer l’importance de la conformité et de l’éthique

La conformité et l’éthique sont deux petits mots qui peuvent sembler annexes ou complexes, mais qui peuvent causer de gros problèmes si on les ignore. Penser que la conformité et l’éthique sont des sujets réservés aux avocats ou aux départements de conformité est une erreur fatale. C’est un peu comme ignorer les règles d’un jeu et s’étonner ensuite d’être disqualifié.

Importance de la conformité et de l’éthique

La conformité et l’éthique ne sont pas seulement des « choses à faire », elles sont essentielles pour la réputation et la viabilité à long terme de votre entreprise. Elles sont le socle sur lequel repose la confiance entre vous, vos fournisseurs et vos clients.

Conséquences de la négligence

Ignorer ces aspects peut entraîner des sanctions légales, des amendes, et même des dommages irréparables à la réputation de votre entreprise. Imaginez un peu le scandale !

Comment l’éviter

Pour éviter cette erreur, prenez le temps de vous familiariser avec les lois et les réglementations applicables à votre secteur. Assurez-vous également que vos fournisseurs respectent ces normes.

Méthodes pour assurer la conformité et l’éthique

1. Formation continue : assurez-vous que vous et votre équipe êtes régulièrement formés sur les questions de conformité et d’éthique.
2. Audits réguliers : effectuez des audits réguliers pour vérifier la conformité.
3. Documentation : Gardez des dossiers détaillés de toutes les interactions et transactions.
4. Transparence : Soyez transparent dans vos relations avec les fournisseurs et les clients.
5. Responsabilité : Mettez en place des mécanismes pour signaler et traiter les problèmes de conformité et d’éthique.

Utilisation de l’IA pour la conformité et l’éthique

L’IA peut jouer un rôle clé dans la gestion de la conformité et de l’éthique. Des outils d’IA peuvent automatiser le suivi des réglementations, alerter sur les risques potentiels et même aider à la formation en matière de conformité et d’éthique.

Si ce sujet vous intéresse, n’hésitez pas à nous en faire par en commentaire. Nous prévoyons prochainement un webinaire Et si on parlait Achats, IA et conformité, un sujet qui semble fortement plébiscité !

La conformité et l’éthique ne sont donc pas des options, mais des nécessités. Ne faites pas l’erreur de les négliger, car les conséquences peuvent être dévastatrices. Utilisez tous les outils à votre disposition, y compris l’IA, pour vous assurer que vous êtes toujours du bon côté de la barrière. 😉

Erreur 7 : Ne pas investir dans la formation continue

Dans le monde dynamique des achats, rester statique équivaut à reculer. Les acheteurs qui ne se consacrent pas à la formation continue risquent de voir leurs compétences devenir obsolètes face aux évolutions rapides des marchés et des technologies. 

Pourquoi la formation continue est indispensable ? 

La formation continue est la clé pour rester compétitif et pertinent dans votre domaine. Elle vous permet de maîtriser les dernières tendances, les innovations technologiques et les meilleures pratiques du secteur. Sans cette mise à jour régulière, vous pourriez appliquer des méthodes dépassées qui ne répondent plus aux exigences actuelles du marché.

Risques liés à l’absence de formation continue 

L’absence de formation continue peut entraîner un retard stratégique et une perte de compétitivité. Les acheteurs qui ne se forment pas régulièrement peuvent passer à côté de nouvelles méthodologies, outils d’analyse avancés ou de stratégies d’approvisionnement innovantes. Cela peut se traduire par une performance en deçà des standards du marché et une valeur ajoutée diminuée pour l’entreprise.

Comment s’engager dans la formation continue ? 

Voici quelques pistes pour intégrer la formation continue dans votre parcours professionnel :

• Participer à des séminaires et des ateliers : ces événements sont des occasions de se former sur des sujets pointus et d’échanger avec des pairs.
• Suivre des formations en ligne : suivez les acheteurs qui vous influencent sur Linkedin, lisez des blogs achats, et gardez en tête que des plateformes comme Apprendre-les-Achats offrent des webinaires adaptés aux besoins des professionnels des achats.😉
• Obtenir des certifications : des organismes comme DAWAN proposent des certifications qui valident vos compétences et connaissances.

L’impact de l’IA sur la formation continue des acheteurs

L’intelligence artificielle ouvre de nouvelles perspectives en matière de formation. Elle permet d’accéder à des formations personnalisées, adaptées à votre rythme et à vos besoins spécifiques. De plus, l’IA peut aider à identifier les lacunes en compétences et proposer des parcours de formation ciblés.

Ne pas investir dans la formation continue, c’est prendre le risque de devenir un dinosaure dans un monde qui évolue à la vitesse de la lumière. Alors, restez curieux et proactif dans votre apprentissage pour être à la pointe de votre métier. Votre carrière vous en remerciera !

Conclusion

Nous avons parcouru un long chemin ensemble, explorant les sept erreurs fatales que les acheteurs commettent souvent et les moyens de les éviter. De l’absence de stratégie d’achat claire à la résistance au changement et à l’innovation, chaque erreur a ses propres conséquences néfastes qui peuvent entraver la croissance et la rentabilité de votre entreprise.

L’importance de l’apprentissage continu et de l’adaptabilité ne peut être sous-estimée. Le monde des achats est en constante évolution, avec de nouvelles technologies, de nouveaux fournisseurs et de nouvelles réglementations qui apparaissent régulièrement. Rester stagnant, c’est reculer. Il est donc crucial de toujours chercher à apprendre et à s’adapter aux nouvelles méthodes et technologies.

L’IA, par exemple, est une technologie en plein essor qui peut grandement aider dans l’analyse de marché et la gestion des fournisseurs. Ne pas l’adopter par peur du changement peut vous laisser à la traîne. De même, ignorer les aspects éthiques et de conformité peut non seulement entraîner des sanctions juridiques, mais aussi nuire à la réputation de votre entreprise.

En résumé, éviter ces erreurs nécessite une combinaison de planification stratégique, d’analyse de données, de compétences en gestion des relations, de négociation, de suivi des performances, de conformité éthique et d’ouverture au changement. Chacun de ces éléments contribue à créer un processus d’achat plus efficace et plus rentable.

Alors, que pouvez-vous faire à partir de maintenant pour éviter ces erreurs fatales ? Voici quelques étapes simples mais efficaces :

1. Revoyez votre stratégie d’achat actuelle : est-elle alignée avec les objectifs globaux de votre entreprise ?
2. Faites une analyse de marché : connaissez-vous les dernières tendances et les principaux acteurs ?
3. Évaluez vos fournisseurs : quand avez-vous eu un entretien sérieux avec eux pour la dernière fois ?
4. Préparez-vous à négocier : avez-vous toutes les données nécessaires ?
5. Suivez vos KPIs : savez-vous où vous excellez et où vous devez vous améliorer ?
6. Vérifiez la conformité et les aspects éthiques : êtes-vous à jour avec les dernières réglementations ?
7. Formez-vous et soyez ouvert au changement : quand avez-vous appris quelque chose de nouveau ou essayé une nouvelle technologie ou méthode pour la dernière fois ?

En suivant ces étapes, vous serez non seulement en mesure d’éviter ces erreurs courantes, mais vous vous positionnez également pour le succès à long terme. 

Alors, qu’attendez-vous ? Mettez ces connaissances en action et devenez l’acheteur que vous avez toujours voulu être !