Les achats ont toujours été un élément vital pour les entreprises, mais avec la pandémie de COVID-19 qui a bouleversé le monde des affaires, les entreprises se tournent de plus en plus vers les systèmes d’achats numériques pour gagner en efficacité et en agilité.
Selon Deloitte, la rationalisation des achats représente entre 40 et 80% de la structure de coût moyenne d’une entreprise. L’optimisation du processus d’achats est donc essentielle pour améliorer les performances des entreprises.
Les entreprises ont besoin d’un système d’achats efficace pour réduire les coûts, gérer les risques, améliorer la qualité des produits et des services, et accélérer la vitesse de mise sur le marché. Pour y parvenir, il est crucial de mettre en place des stratégies adaptées pour tirer le meilleur parti des systèmes d’achats numériques.
Plusieurs entreprises ont déjà pris le virage de la digitalisation des achats avec succès. Par exemple, le groupe pharmaceutique Sanofi a optimisé son processus d’achats grâce à un système de gestion des fournisseurs qui a permis de réduire les coûts de 10%, tandis que le géant de la grande distribution Carrefour a automatisé ses achats indirects, ce qui a permis d’économiser plus de 100 millions d’euros en deux ans.
Dans cet article, nous allons explorer les avantages des systèmes d’achats et comment optimiser le processus d’achats pour améliorer les performances de votre entreprise. Nous discuterons également des meilleures pratiques en matière de digitalisation des achats, afin de vous aider à tirer parti de ces outils pour mieux gérer vos achats, réduire les coûts et améliorer la qualité des produits et des services.
L’achat est un élément essentiel pour toute entreprise. Il est important d’avoir un système d’achat efficace et optimisé pour éviter les retards et les erreurs. Dans cet article, nous allons discuter de l’importance d’un système d’achat d’entreprise efficace et comment l’optimiser.
Qu’est-ce qu’un système d’achats ?
Un système d’achat d’entreprise est un processus utilisé pour acheter des biens et des services nécessaires à l’exploitation de l’entreprise. Il s’agit d’un ensemble de règles et de procédures qui assurent l’achat de produits ou services de qualité au meilleur coût possible.
Un système d’achats fait référence à l’infrastructure et aux processus mis en place par une entreprise pour gérer efficacement ses activités d’approvisionnement et d’achat. C’est, en somme, l’ensemble des politiques, procédures, outils et technologies utilisés pour faciliter et optimiser le processus d’achat.
Si vous êtes ici, c’est que vous le savez : la gestion des achats revêt une grande importance pour les entreprises, car elle représente en moyenne 60% du chiffre d’affaires des entreprises européennes.
Un système d’achats bien conçu permet de :
- rationaliser les opérations
- améliorer la gestion des dépenses
- réduire les coûts
- favoriser la croissance de l’entreprise
Dans le cadre de la gestion des achats, il existe différents aspects à prendre en compte.
Tout d’abord, il y a le rôle du Service Achats au sein de l’entreprise. Le Service Achats est chargé de la recherche et de l’approvisionnement en biens et services nécessaires au bon fonctionnement de l’activité de l’entreprise. Il joue un rôle stratégique en garantissant des politiques et des processus d’achat performants, permettant ainsi aux collaborateurs de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Ensuite, un système d’information achats est essentiel pour améliorer l’efficacité de la fonction achat. Les entreprises utilisent des outils informatiques tels que les ERP (Enterprise Resource Planning) pour faciliter et automatiser les processus opérationnels et de pilotage liés aux achats. Ces outils permettent de gérer les consultations fournisseurs, les processus de commande, l’analyse des coûts, le reporting et la gestion des relations fournisseurs (SRM – Supplier Relationship Management).
Les solutions d’e-procurement et d’e-sourcing sont également utilisées pour faciliter la gestion des achats, en offrant notamment la possibilité de gérer électroniquement les achats sur catalogue et de faciliter l’identification des fournisseurs, le lancement des appels d’offres et les négociations.
En résumé, un système d’achats englobe donc l’ensemble des éléments nécessaires à la gestion optimale des achats au sein d’une entreprise. Cela inclut une organisation efficace, des politiques et des processus d’achat performants, ainsi que l’utilisation d’outils et de technologies adaptés pour soutenir ces activités.
En mettant en place un système d’achats solide, les entreprises peuvent maximiser leur efficacité opérationnelle, réduire les coûts et stimuler leur croissance, plutôt tentant, non ? 😉
L’importance d’un système d’achat d’entreprise efficace
Un système d’achat efficace présente de nombreux avantages pour l’entreprise. Voici quelques raisons pour lesquelles il est important d’avoir un système d’achat d’entreprise optimisé :
1. Réduction des coûts
Un système d’achat d’entreprise efficace permet de réduire les coûts en achetant des produits ou services de qualité au meilleur prix possible. Cela permet d’économiser de l’argent pour l’entreprise.
2. Meilleure gestion des stocks
Un système d’achat d’entreprise efficace permet de mieux gérer les stocks en achetant les quantités nécessaires au moment opportun. Cela permet d’éviter les surplus de stock qui peuvent entraîner des coûts supplémentaires.
3. Meilleure gestion du temps
Un système d’achat d’entreprise efficace permet de gagner du temps en automatisant les processus d’achat. Cela permet de réduire les délais de livraison et d’améliorer la productivité de l’entreprise.
4. Amélioration de la qualité des produits
Un système d’achat d’entreprise efficace permet d’acheter des produits de qualité qui répondent aux exigences de l’entreprise. Cela peut aider à améliorer la qualité des produits ou services offerts par l’entreprise.
Comment optimiser votre système d’achat d’entreprise
Maintenant que nous avons vu l’importance d’un système d’achat d’entreprise efficace, voici quelques étapes pour l’optimiser :
1. Définir un processus d’achat clair
Il est important de définir un processus d’achat clair pour éviter les erreurs et les retards. Un processus clair permet de savoir qui est responsable de chaque étape du processus d’achat.
2. Utiliser des outils d’achat en ligne
Les outils d’achat en ligne peuvent aider à automatiser les processus d’achat et à réduire les délais de livraison. Les fournisseurs peuvent soumettre des offres en ligne, ce qui permet de gagner du temps.
3. Établir des relations avec des fournisseurs fiables
Il est important d’établir des relations avec des fournisseurs fiables pour obtenir des produits de qualité au meilleur prix possible. Des relations de confiance avec les fournisseurs peuvent également aider à réduire les délais de livraison.
4. Surveiller les dépenses d’achat
Surveiller les dépenses d’achats est essentiel pour optimiser le système d’achat d’une entreprise. En effet, grâce à cette surveillance, les entreprises peuvent identifier les coûts excessifs, les inefficacités et les risques liés aux achats, et prendre des mesures pour les corriger.
Une étude de l’Institut de Recherche et d’Information sur la Consommation (IRIC) montre que les entreprises peuvent réaliser des économies de 5 à 20% sur leurs achats en surveillant les dépenses, en évaluant les fournisseurs et en négociant les contrats. En surveillant les dépenses, les entreprises peuvent également identifier les fournisseurs qui offrent les meilleurs prix, la meilleure qualité et les meilleures conditions, ce qui peut les aider à prendre des décisions éclairées en matière d’achat.
Par exemple, le fabricant de jouets Hasbro a récemment mis en place un système de surveillance des dépenses pour améliorer la gestion de ses achats. Grâce à ce système, l’entreprise a pu identifier des opportunités d’économies sur les coûts de production et de transport, ce qui lui a permis d’optimiser ses achats et de réduire ses coûts.
En surveillant les dépenses d’achats, les entreprises peuvent également détecter les fraudes et les abus, ce qui peut contribuer à améliorer la sécurité et la transparence du processus d’achats.
En somme, la surveillance des dépenses d’achats est un élément clé de l’optimisation du système d’achats d’une entreprise. Elle permet de réaliser des économies, d’identifier les meilleurs fournisseurs, de détecter les fraudes et de garantir la sécurité et la transparence du processus d’achats.
5. Analyser les données d’achat
L’analyse des données d’achat peut aider à identifier les tendances d’achat, les fournisseurs les plus rentables et les opportunités d’économies. Cela permet également de surveiller les dépenses et d’identifier les domaines à améliorer.
6. Former les employés sur les procédures d’achat
Il est important de former les employés sur les procédures d’achat pour éviter les erreurs et les retards. Les employés doivent connaître le processus d’achat et les politiques de l’entreprise en matière d’achat.
7. Utiliser des indicateurs de performance
Les indicateurs de performance peuvent aider à suivre les résultats du système d’achat d’entreprise. Les indicateurs de performance peuvent inclure le coût des achats, le temps de livraison, la qualité des produits et le nombre de retours.
8. Établir un système de validation des achats
Un système de validation des achats peut aider à éviter les erreurs et les achats non autorisés. Ce système peut inclure une validation par plusieurs employés ou un processus de signature électronique.
9. Mettre en place des contrats avec les fournisseurs
Les contrats avec les fournisseurs peuvent aider à garantir des prix et des délais de livraison avantageux. Ces contrats peuvent également inclure des clauses pour garantir la qualité des produits.
10. Effectuer une veille concurrentielle
La veille concurrentielle peut aider à identifier les fournisseurs les plus rentables et les tendances d’achat dans l’industrie. Cela peut également aider à identifier les domaines où l’entreprise peut améliorer son processus d’achat.
Un système d’achat d’entreprise efficace peut aider à réduire les coûts, à améliorer la gestion des stocks et à améliorer la qualité des produits.
Pour optimiser votre système d’achat d’entreprise, vous pouvez définir un processus d’achat clair, utiliser des outils d’achat en ligne, établir des relations avec des fournisseurs fiables, surveiller les dépenses d’achat, analyser les données d’achat, former les employés sur les procédures d’achat, utiliser des indicateurs de performance, établir un système de validation des achats, mettre en place des contrats avec les fournisseurs et effectuer une veille concurrentielle.
En maximisant l’efficacité de vos achats, vous pouvez :
- réduire les coûts
- accroître la valeur pour vos clients
- renforcer votre position concurrentielle sur le marché
Pour cela, il est essentiel de transformer la fonction achats en une fonction stratégique et de mettre en place les bonnes pratiques et les outils adaptés pour piloter et mesurer la performance achats.
En adoptant une approche claire de pilotage de la performance achats, vous pouvez identifier les priorités, allouer les ressources adéquates et favoriser une collaboration optimale entre l’équipe achats et les autres acteurs de l’entreprise. Cela vous permettra de générer des économies substantielles et de gérer efficacement vos projets et vos équipes.
Pour optimiser votre système d’achats et atteindre des performances supérieures, il est essentiel de s’engager dans une démarche continue de suivi et de mesure de l’efficacité des dépenses et des équipes achats. En misant sur la collaboration, la transparence et l’adoption des bons outils, vous pouvez générer des résultats tangibles et contribuer à la croissance de votre entreprise.
Maintenant que vous avez toutes les clés en main pour optimiser votre processus achats et que vous comprenez l’importance d’un bon système d’achat, partagez-nous vos expériences ! Quels sont vos défis spécifiques en matière d’achats ? Quelles sont les meilleures pratiques que vous avez mises en place pour améliorer la performance achats dans votre entreprise ? Quel a été l’impact pour vous de l’intégration d’un système achats ? À très vite en commentaires et si vous souhaitez une démo d’Okaveo, n’hésitez pas à m’envoyer un message pour qu’on discute de VOTRE performance achats 😉
FAQs
Qu’est-ce qu’un système d’achat d’entreprise ?
Un système d’achat d’entreprise est un processus utilisé pour acheter des biens et des services nécessaires à l’exploitation de l’entreprise.
Pourquoi est-il important d’avoir un système d’achat d’entreprise efficace ?
Un système d’achat d’entreprise efficace peut aider à réduire les coûts, à améliorer la gestion des stocks et à améliorer la qualité des produits.
Comment optimiser un système d’achat d’entreprise ?
Pour optimiser un système d’achat d’entreprise, vous pouvez définir un processus d’achat clair, utiliser des outils d’achat en ligne, établir des relations avec des fournisseurs fiables, surveiller les dépenses d’achat, analyser les données d’achat, former les employés sur les procédures d’achat, utiliser des indicateurs de performance, établir un système de validation des achats, mettre en place des contrats avec les fournisseurs et effectuer une veille concurrentielle.
Comment surveiller les dépenses d’achat ?
Pour surveiller les dépenses d’achat, vous pouvez utiliser des logiciels de gestion d’achat ou des outils de suivi des dépenses.
Comment établir des relations avec des fournisseurs fiables ?
Pour établir des relations avec des fournisseurs fiables, vous pouvez évaluer les fournisseurs en fonction de leur expérience, de leur fiabilité, de leur qualité de produits et de leurs tarifs, ainsi que de leur respect des délais de livraison et des conditions contractuelles. Vous pouvez également effectuer des visites sur site pour vous assurer que les fournisseurs respectent les normes de qualité et les réglementations en vigueur.
