Management des acheteurs : les changements

La crise du COVID a changé la donne ! Au-delà de la situation économique de nos entreprises et de nos organisations, nous vivons une véritable (r)évolution managériale et les organisations achats n’y coupent pas. Les managers achats ont dû s’adapter pendant cette période où chacun s’est retrouvé à la maison, en télétravail (quand il le pouvait). Comment cela a-t-il eu lieu ? Quels ont été les comportements pour rassurer et accompagner son équipe ? Qu’est ce qui a changé dans le management des acheteurs ?

Dans cet article, je partage les principaux changements dans nos pratiques de management des acheteurs.

La crise du COVID a pris tout le monde de court, même notre intelligence artificielle capable de tout prévoir, comme le disent les experts 😉. En quelques jours, nous avons dû repenser très vite nos manières de gérer et de manager les équipes achats. Après quelques semaines, nous pouvons commencer à tirer quelques enseignements de cette période. D’autant plus, que nous allons vraisemblablement nous habituer à ce management « à distance ».

C’est bien toutes les caractéristiques d’une crise : elle est inattendue, souvent imprévisible, transitoire et provoque des changements individuels et collectifs. Et pour ce qui est des changements, nous avons été servi. Nous avons dû changer et vite puisque nous n’avons pas eu d’autres choix. Nous le savons le changement est la dynamique la plus complexe à mettre en œuvre dans une organisation achats. C’est d’ailleurs vrai pour toutes les activités d’une entreprise. J’ai beaucoup observé comment certains se comportaient pendant cette période, encore une fois inédite. C’est vraiment intéressant car nous allons devoir maintenant écrire une nouvelle page et ces moments sont autant d’informations et d’enseignements pour nous aider.

Si vous ne l’avez pas vu, retrouvez la vidéo de Benjamin Pierre – Conduire le changement aux achats

management des acheteurs

Le premier enseignement est que la crise n’a pas été vécu par tous de la même manière, avec la même intensité, la même difficulté. J’ai trouvé dans cette définition du mot crise par les chinois et les japonais une symbolique qui en dit long. En effet, le mot crise est constitué de deux idéogrammes : Wei (danger) et Ji (opportunité). La crise du Covid-19 constitue ainsi une opportunité de déclencher une prise de conscience individuelle et collective. C’est bien ce que nous avons entendu quand certains ont déclaré « il faut en faire une opportunité ». C’est facile à dire, et beaucoup ne se sont pas privés de le faire 😉, mais encore une fois le passage à l’acte est beaucoup plus compliqué.

« C’est donc le moment de changer nos habitudes ! »

C’est d’autant plus le moment, car je pense comme beaucoup, que nous allons nous installer dans un monde nouveau, avec des repères différents mais peut-être aussi des envies nouvelles. Pour les acheteurs, c’est aussi le moment de faire évoluer nos manières de travailler, seul et ensemble, au sein de l’équipe achats.

Comment les managers achats se sont adaptés dans cette période de crise ?

On ne va pas se raconter d’histoires … ce n’est pas été simple. Beaucoup de responsables achats se sont retrouvés dans une impasse. La crise a mis en exergue ce qui était déjà là auparavant. Les « mauvais » managers sont restés … mauvais, et les bons ont souvent confirmé leur capacité à bien gérer une équipe. Mais d’autres ont aussi trouvé dans cette crise l’opportunité de se révéler et d’endosser un nouveau rôle.

Relisez cet article sur Les activités de l’acheteur pendant la crise

Pourquoi ce même événement a provoqué des réactions différentes ?

Tout d’abord, ce moment a été, et reste encore un moment d’angoisse. Nous avons pensé à notre santé, celle de nos proches, de nos parents et amis. Il a fallu pour les parents s’occuper de l’école des enfants, tout cela dans un univers inhabituel, notre appartement ou notre maison. Pour beaucoup, et au moins dans un premier temps, il a fallu s’occuper de son job. Les acheteurs dans beaucoup d’organisations et entreprises ont souvent été en première ligne pour gérer les approvisionnements et les relations avec les fournisseurs.

Je reviendrai d’ailleurs sur ce point, car c’était aussi une opportunité de repositionner les achats dans le fonctionnement de l’entreprise. Malheureusement beaucoup n’ont pas su saisir cette occasion.

Je crois que le changement majeur que nous avons vécu est le manque de visibilité. Et nous les acheteurs, nous n’aimons pas beaucoup travailler à vue ! C’est pourtant ce qui nous est arrivé, et je pense que c’est une situation avec laquelle nous allons devoir composer maintenant. Fini les plans à 3 ans … Cela aussi c’est un sujet passionnant pour un acheteur : comment construire mon plan d’actions quand je ne connais pas précisément mes besoins ?

Les managers achats doivent rassurer leur équipe et les accompagner.

On peut désormais reprendre les fiches de poste des acheteurs et compléter dans la section « Savoir Etre » : être bienveillant et faire attention à son équipe. Cette période a montré toute l’importance de s’intéresser AUSSI à l’homme ou la femme qui se cache derrière l’acheteur. C’est plutôt une bonne nouvelle. Pour ceux qui n’échangeaient avec leur équipe qu’à travers les dossiers opérationnels, objectifs et autres savings, il va falloir intégrer cette dimension comportementale ; on peut se dire que c’est dommage d’avoir dû vivre cette crise pour s’en apercevoir, c’est vrai, mais c’est néanmoins une conséquence sociale de cette période.

Modifiez vos processus, si besoin … et sans attendre

AGILITE : c’est le mot que l’on a beaucoup entendu pendant cette période. C’est bien en effet d’être agile, mais cela ne suffit pas. Les outils digitaux ont quelquefois aidé à prendre le relais ; nous sommes tous devenus des experts des Zoom, Teams et autre Skype. Mais encore une fois, on n’a pas pris, pas eu le temps de savoir s’en servir. Il a fallu s’adapter … vite.

Nous avons pris conscience de la nécessité de se synchroniser. C’était souvent l’enjeu de ces réunions à distance : se dire ce que chacun fait, partager les avancées et prendre des décisions. Ce sont des activités que l’on retrouve souvent dans nos métiers d’acheteurs. La distance a renforcé le besoin de cette synchronisation. C’est alors le moment d’installer cette bonne pratique au cœur de vos processus achats. Et avec les outils à votre disposition, c’est peut-être plus simple que ces réunions qui prenaient auparavant beaucoup de temps et que l’on avait tendance à ne plus réaliser : qui parmi vous va rencontrer régulièrement ses clients internes pour faire le point sur leurs activités ?

Déclenchez des plans d’actions (très) courts termes !

La gestion de projet a aussi dû être repensé : pour être plus efficace, plus « focus » sur les enjeux et actions essentielles. Nous avons souvent tendance à décrire des objectifs et des jalons un peu lointains. Nous pouvons faire différemment en nous donnant des points à atteindre plus court en terme de date. Cela permet d’ailleurs d’éviter les décalages trop importants de fin de projet. C’est aussi plus satisfaisant d’atteindre plus régulièrement des objectifs. C’est réjouissant 😉

Occupez-vous de votre équipe achats !

Plus que jamais, cette crise a mis en évidence la nécessité de créer du lien au sein d’une équipe achats.  Le manque de contact physique a mis en exergue ce besoin. Alors mesdames et messieurs les responsables achats, occupez-vous de votre équipe !

S’occuper de son équipe achats commence déjà par s’intéresser à l’environnement de travail des acheteurs. Quand ils ne sont pas à l’entreprise, comment travaillent-ils ? Ce n’est pas le tout de télétravailler, encore faut-il le faire dans de bonnes conditions : bureau, fauteuil, laptop, réseau internet, … Autant d’éléments dont il faut s’assurer de l’adéquation à la situation de chacun.

S’occuper de son équipe, c’est aussi définir nos modes de travail : définir par exemple les horaires pendant lesquels, nous pouvons échanger, se synchroniser. Si certains sont des lève-tôt ou des couche-tard, il faut peut-être rappeler la signification du terme asynchrone, pour ne pas créer un sentiment de disponibilité permanente. Nous n’avons pas tous le même regard sur ces sujets. Ne les sous-estimez pas car c’est souvent ici que commencent les difficultés d’une équipe achats.

En tant que responsable achats, vous avez donc de nouvelles activités, de nouveaux comportements à mettre en place ou renforcer pour certains. Voici ma liste des 8 pratiques du responsable achats attentifs à son équipe

1 – L’écoute

2 – Le réconfort

3 – La vision pour donner la direction

4 – L’étude des situations individuelles

5 – La possibilité de créer un nouvel espace de collaboration avec un humain qui reprend de l’importance 😉

6 – Le suivi des objectifs pour garder un focus sur les résultats essentiels à atteindre

7 – Le maintien des « bonnes » habitudes de l’équipe

8 – La capacité à laisser chacun s’exprimer

La communication est devenue un « must » de tous les responsables achats

« La vision c’est l’équilibre » nous répète Sandrine Dolinsky dans sa Masterclass. Si vous ne communiquez pas cette vision à votre équipe, vous prenez le risque d’incompréhensions et donc de potentielles tensions au sein de votre équipe, entre les acheteurs.

Je vous le dis souvent (parce que c’est malheureusement le constat que je fais), la communication n’est pas toujours le point fort des directions achats. Pendant cette crise, vous avez dû communiquer plus que d’habitude au risque d’ajouter des peurs.  Il va falloir maintenant en profiter pour mettre en place des actions permanentes sur ce levier important pour la performance de votre organisation achats.

Tout d’abord, parlez vrai ! Soyez sincère dans vos actions de communication, sincère et transparent. Être transparent de la même façon avec tous prévient aussi les sentiments d’isolement qui peuvent apparaître dans ces périodes où le management présentiel est impossible. Vous devez expliquer la situation, et informer régulièrement. Nous avons presque perdu la machine à café, ces lieux où la communication jouait à plein. Il faut donc compenser en continuant d’informer régulièrement pour maintenir le dialogue.

La communication est un bon moyen de de clarifier les nouvelles attentes d’un responsable envers les acheteurs et facilite ainsi la prise de décision.

Soyez réactif !

Vous devez réagir rapidement car le temps passe vite 😉 Dans ces nouvelles approches managériales, peut-être vous allez tester ou prendre des directions qu’il vous faudra reconsidérer. Expliquez tout ceci à votre équipe, mais surtout ne laissez pas une situation « s’enliser ». Ajustez rapidement et redonnez une direction. Nous avons tous le droit à l’erreur, et vous aussi. C’est ainsi que vous trouverez l’équilibre.

Enfin, vous disposez d’un atout considérable pour votre communication : votre projet achats ! Servez-vous-en, vous avez une matière incroyable avec autant de prétexte à une communication, si tant est que vous en ayez défini les objectifs.

Retrouvez cet article sur : Comment améliorer la communication achats ?

Voici les principaux éléments que vous pouvez utiliser pour votre communication

  • La politique achats
    • Votre plan achats de l’année avec les principaux objectifs
    • Les stratégies de certaines familles achats, celles qui concernent le plus de personnes au sein de l’entreprise
    • Les fournisseurs stratégiques

Prendre soin de vous … et des autres

Là aussi, avoir un comportement de manager, de responsable !

N’oubliez pas qu’avant d’être un responsable, vous devez être humain et naturel. Prenez soin des autres, comme vous aimeriez que l’on prenne soin de vous.

Au début, il y a vous. Vous devez commencer par prendre toutes les mesures pour être bien. Pour certains ou certaines, cela passera par du sport, de la détente, de la méditation, … Bref tout ce qui va vous permettre d’être dans une bonne posture, une bonne dynamique. C’est important de bien veiller à votre équilibre personnel pour bien s’occuper des autres.

Envoyez de l’énergie à votre équipe.

Dans ces nouveaux modes de management, où l’on va moins se voir, vous devez continuer à prendre soin du « moral des troupes » 😉 Le responsable achats joue donc un rôle important : votre vision, votre attitude et vos propos prennent une importance nouvelle.

La confiance à tous les étages

C’est dans ces nouvelles manières de faire qu’il va falloir « faire confiance ». Le mot est lâché : la confiance. C’est en « envoyant » de la confiance que l’on responsabilise, que l’on donne envie de faire, en acceptant que tout ne soit pas parfait, que tout ne soit pas comme nous l’aurions fait nous-même.

Cette notion de confiance est essentielle pour une équipe achats.

Pour l’avoir « testé » à plusieurs reprises, c’est aussi une excellente opportunité de permettre à chacun de s’exprimer voire de prendre une nouvelle dimension. C’est évident : vous réussirez ensemble avec votre équipe.

Managers, seuls, vous n’êtes rien !

Il vous faut miser sur votre l’équipe, les hommes et les femmes qui la composent. Et attention, vous allez y prendre goût, c’est très agréable 😉

Le télétravail est-elle une approche durable pour une organisation achats ?

OUI ! je le pense.

En tous cas, cela fait partie désormais d’une nouvelle approche que vous ne pourrez pas laisser de côté. Parce que nous avons pu mesurer que cela s’avérait performant, que certains y ont pris goût et que cela permet aussi d’améliorer certaines manières de fonctionner. Bref, sur ce point, nous ne reviendrons pas en arrière.

N’oubliez pas bien sûr, ce que nous avons dit sur les pré requis et les conditions de succès pour ce mode de travail. Tout le monde n’est pas égal devant cette approche.

Donc, si vous passez à un management fonctionnant plus ou moins en télétravail, voici quelques points qu’il vous faut vérifier ou mettre en place :

  • Conserver quelques routines d’équipes, ou adapter les : pour ceux qui avaient des points quotidiens ou des pauses en commun par exemple
  • Soyez attentifs à « rester raisonnablement connectés » à votre équipe
  • Prenez soin de la relation aux autres : avec le télétravail, vous perdez la dimension physique.
  • Parlez entre vous des bonnes pratiques ou de ce que certains ont mis en place : nous apprenons ensemble et chacun peut enrichir l’autre de son expérience. Pour cela il n’y a pas de chef !
  • Il se peut que certains aient plus de mal : détecter les et parler avec eux pour adapter votre management.
  • Constater le positif et pour cela verbaliser tout ce qui est bien pour l’organisation, l’entreprise mais surtout pour l’individu

Montez votre niveau d’exigence et ne soyez pas faible 😉

Je terminerai cet article par ci point qui me parait important en management.

La période que nous venons de vivre n’était pas simple car il a fallu changer beaucoup de nos habitudes et très rapidement : tout ce que n’aimons pas en général. Nous avons dû faire quelques concessions pour réussir cette transformation. En même temps, il a fallu re définir nos objectifs et les revoir, très souvent à la baisse.

C’est pourquoi, il faut bien verbaliser tout ce qui s’est passé et montrer la direction a votre équipe. Oui, nous avons ajusté notre plan achats pour cette année, et pour autant, nous ne baissons pas notre niveau d’exigence. La qualité d’un manager est de savoir ajuster son comportement au contexte dans lequel il est, tout en restant focalisé sur les objectifs à atteindre et en continuant à donner confiance.

En synthèse, les 7 comportements importants dans le management d’une équipe achats

1. Se recentrer sur les valeurs de l’entreprise

2. Faire preuve de transparence

3. Être présent sur le terrain

4. Être à l’écoute de son équipe

5. Conserver le même niveau d’exigence

6. Entretenir une attitude positive

7. Célébrer tous les succès !

Le responsable achats, comme tous les managers de l’entreprise entrent dans une nouvelle ère et doit donc repenser certains modes de fonctionnement. Comme toujours, ce changement peut être vécu comme une contrainte ou une opportunité : la bouteille à moitié pleine ou à moitié vide ?

A vous de boire, euh … de voir 😉

N’hésitez pas à me faire part de vos expériences sur ce sujet.

Fabrice, voici d’autres informations que je souhaite partager avec toi !

Quelques sites qui m’ont inspiré pour écrire cet article

https://www.managersenmission.com/blog/management-de-crise-attitude-entreprise/

https://www.journaldunet.com/management/efficacite-personnelle/1490235-management-en-contexte-de-crise-covid-19-quelle-gestion-pour-soi-et-son-equipe/

https://blog.valoxy.org/12-conseils-pour-manager-en-temps-de-crise/

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