Je joins cette vidéo que vous avez sûrement vue ; elle résume bien notre gratitude et l’état d’esprit qui est le mien.

J’ai écrit cet article pour les acheteurs qui sont, comme nous tous, confinés. Certains télé-travaillent, d’autres sont « au ralenti ». « Etre au ralenti » à la maison n’est peut-être pas l’expression la plus appropriée. Regardez cette vidéo ! Et vous, vous faites quoi quand vous êtes à la maison ?

Je vous entends déjà dire « mais c’est quoi cet article ? Un best of de YouTube ? 😉 ». Non rassurez-vous, je n’ai plus de vidéo à partager (ou presque). J’ai écrit cet article pour vous proposer de profiter de ce temps qui s’étire pour vous occuper et surtout réaliser quelques activités que vous avez quelquefois tendance à délaisser.

Quelles sont les activités de l’acheteur pendant la crise ?

Nous le savons, « cela va vite » aux achats ; alors les instants pour vous « poser » et réfléchir sont assez rares. Ceux-ci sont imposés par le contexte que nous connaissons, alors mettez-les à profit ! Dans cet article, je vous aide à répondre à la question : que faire quand vous êtes à la maison ?

Je vous propose une réflexion sur 5 sujets qui vont vous permettre de prendre de nouvelles décisions et ainsi de préparer une reprise qui sera active, je l’espère. Vous pouvez réagir et me dire aussi, comment vous préparez la reprise, et comment vous occupez votre temps.

1 – réaliser (enfin) la cartographie de dépenses !

Nous le savons tous, cette cartographie de dépenses est notre « cauchemar » ! Les données issues de vos systèmes d’informations, quand elles existent, ne sont pas exploitables dans l’état. Vous devez les retravailler en commençant souvent par un bon nettoyage. Alors c’est le moment, on se met devant Excel et on joue avec les données. N’oubliez pas de commencer par définir ou valider votre segmentation achats. C’est le point de départ. Le tri de vos données permettra sûrement de l’affiner ou de la faire évoluer.

La cartographie de dépenses est réalisée à partir des dépenses réelles de l’exercice passé. C’est donc un bon reflet de l’activité passée. La finalité d’une cartographie de dépenses est d’analyser ses principaux enjeux et de définir les dossiers et actions prioritaires.

Un conseil pour gagner du temps : utiliser la loi de Pareto. Il n’est pas très utile de cartographier 100 % des dépenses ; nous voulons dégager des tendances et 80 % des dépenses suffisent largement à identifier les enjeux majeurs.

Pareto, pour aider les acheteurs à gagner du temps

Vous avez maintenant une belle base de travail pour communiquer et préparer vos plans d’actions.

2 – identifiez les 3 actions majeures

Certains d’entre-vous ont des objectifs pour cette année (qui risquent vraisemblablement d’être revus) ; pour d’autres, c’est un peu moins clair. Je vous propose d’identifier 3 actions ou sujets les plus importants de l’année, ceux que vous devrez vraiment réaliser. C’est important de pouvoir les citer sans hésiter.

C’est votre « pitch elevator » ; ce que vous diriez à votre DG si vous le croisiez et qu’il vous demande « pour vous, quelles sont les priorités cette année ? »

Sans aide, savez-vous définir 3 actions principales que vous devrez accomplir cette année. C’est important de toujours savoir quelles sont nos priorités.

Si ce n’est pas le cas, clarifiez vite ce point. Chacun dans une organisation, quel que soit son niveau, doit être « clair » sur sa contribution et donc ses objectifs.

Exemple des 3 objectifs majeurs d’un responsable achats

– réaliser le plan de performance économique et dégager x€ de gains cette année

– résoudre les difficultés de sourcing / d’approvisionnement du composant majeur de notre nouveau produit

– mettre en place un suivi permanent et une coordination avec l’équipe qualité

3 – une « auto-analyse » de votre performance achats

Cette action est assez intéressante car elle va vous demander de l’objectivité et de la franchise avec… vous-même 😉 Oui, où en êtes-vous de votre performance ? Quels sont vos compétences et savoir-faire à améliorer ?

Je prépare une méthode plus complète sur ce sujet, mais en attendant posez-vous les questions suivantes :

1 – quels sont vos points forts, les activités que vous savez le mieux faire, celles sur lesquelles vous êtes reconnu comme un « champion » ? Ce sont aussi souvent celles que nous aimons faire.

2 – quelles sont vos zones d’amélioration, les points sur lesquels vous devez mûrir ?

Listez ces éléments et classez-les par ordre d’importance. Pour les points forts, c’est toujours bien « d’être conscient » de ses atouts. Quant aux points faibles, vous devez identifier des actions pour corriger ces « faiblesses ».

Soyez pragmatiques et rapides : quelle est la première action que je peux faire pour m’assurer que je vais bien créer mon plan d’actions prioritaires ?

Par exemple, je vais créer dans mon agenda 2 séances de travail à une semaine d’intervalle pour organiser cette réflexion et créer le plan associé. Bien sûr, ces réunions ne doivent pas reportées ou annulées 😉

4 – identifier 3 tâches à (très) faible valeur ajoutée que vous allez supprimer !

Allez, on va dire au moins une, promettez-moi 😉

C’est simple, dans un premier temps, vous notez toutes les tâches et activités que vous êtes amenés à réaliser régulièrement. Vous pouvez les classer par thèmes : achats (sourcing, besoin, stratégie, consultation, négociation…), appros, (commande, suivi, relance livraison…), administratif, management (réunions…)

Pour chaque d’entre-elles, posez-vous ces 3 questions :

– cette activité apporte-t-elle de la « valeur » à mon organisation, à mon entreprise ?

– faut-il continuer à la faire ?

– et si oui, qui est le mieux placé pour le faire ?

Exemple, le contrôle des factures, la passation des commandes de frais généraux, le suivi des indicateurs de tableau de bord…

Vous êtes en permanence à la recherche de temps pour mieux réaliser votre job. Relisez cet article qui vous donne quelques pistes pour mieux gérer votre temps => Comment organiser le temps de l’acheteur ?

Comme les journées en sont pas extensibles, et que l’effectif de votre équipe ne va pas doubler dans les prochains mois, alors vous devez repensez la réalisation de vos activités. En tout premier lieu, vous devez définir ce que vous devez ne plus faire.

Identifiez au moins une de ces activités que vous n’allez plus faire : ne procrastinez pas, passez à l’acte !

5 – décidez de votre prochaine formation

Nous le savons, c’est important d’apprendre tout au long de la vie. C’est aussi un plaisir de continuer à acquérir de nouveaux savoir-faire, d’améliorer certaines pratiques ou comportements. Pour certains, il s’agira de continuer à s’entraîner comme les sportifs, mais pour tous, la formation est un enjeu essentiel.

Ce sont aussi des conseils partagés avec Hugues Poissonnier et Abdelatif Mitrab.

Masterclass Hugues Poissonnier – l’enseignement des acheteurs

Masterclass Abdelatif Mitrab – les pratiques achats au Maroc

Cette période d’activité ralentie vous donne l’opportunité de réfléchir à la formation que vous pourriez suivre. Ce serait peut-être l’occasion de suivre une formation à distance, en ligne.

Quels sont les sujets sur lesquels vous devez / vous souhaitez, vous améliorer ?

Faites une liste et pour chacun deux, recherchez les formations, séminaires, ou conférences.

Si vous ne trouvez pas, n’hésitez pas à m’écrire, j’essaierai de vous aider => [email protected]

J’espère que ces pistes d’actions vont vous aider à identifier vos plans d’amélioration. Nous souhaitons tous que cette période d’activité ralentie, voire arrêtée, soit la plus courte possible, naturellement. Profitez-en pour identifier et réaliser les actions que vous n’avez pas toujours le temps de faire. C’est aussi une manière de continuer à rester positif.

C’est peut-être aussi une bonne habitude à prendre, la crise passée, se donner du temps pour soi, pour continuer à s’améliorer.