Cet article fait suite à notre article sur le tableau de bord achats, dans le cadre de notre série intitulée “Comment créer son pilotage achats ?”

Le pilotage des achats est un enjeu crucial pour les entreprises de toutes tailles, car il permet d’optimiser les coûts et de maximiser les performances de l’organisation. Dans cette optique, le logiciel tableau de bord achats est un outil indispensable pour les équipes achats, puisqu’il permet de suivre et d’analyser les indicateurs clés de performance en temps réel. Les logiciels achats sont nombreux sur le marché, mais comment choisir le meilleur pour répondre aux besoins de votre organisation ? Telle est la question 😉

Dans cet article, nous allons vous présenter le logiciel tableau de bord achats Okaveo, qui permet de rassembler toutes les données de l’équipe achats sur une même plateforme pour améliorer l’efficacité et la productivité de l’équipe. Nous allons également vous présenter les différents types de logiciel tableau de bord de gestion des achats, les critères à prendre en compte pour choisir le logiciel qui convient le mieux à votre organisation et les bonnes pratiques pour construire un tableau de bord achats efficace.

Les différents types de logiciel tableau de bord achats

Il existe deux grandes typologies de logiciel tableau de bord achats : 

• les suites achats 
• et les logiciels spécialisés. 

Les suites achats sont des logiciels complets couvrant un champ fonctionnel assez large, tandis que les logiciels spécialisés s’intéressent à une partie du métier achats. Les suites achats sont assez coûteuses et conviennent plutôt aux très grandes organisations, tandis que les logiciels spécialisés peuvent être plus adaptés pour les organisations de taille moyenne.

Il est important de noter que la mise en place d’un logiciel tableau de bord achats nécessite que l’organisation soit parfaitement au clair sur ses processus, sa gouvernance et ses pratiques. La mise en place d’un tel logiciel implique souvent de payer une équipe d’intégrateurs.

Parmi les acteurs sur le marché qui proposent des solutions pour la gestion des achats, on trouve des logiciels qui gèrent : 

• les contrats, 
• la relation fournisseur 
• ou encore le sourcing. 

Le choix d’un logiciel de gestion des achats dépend des besoins de l’organisation et de sa taille.

Les critères à prendre en compte pour choisir un logiciel tableau de bord achats 

Le choix d’un logiciel de pilotage achats dépend des besoins de l’organisation et de sa taille. Avant de choisir un logiciel, il est important de se poser les bonnes questions. 

• Quels sont les processus à optimiser ? 
• Quels sont les gains attendus ? 
• Quels sont les indicateurs à suivre ? 
• Quelles sont les fonctionnalités indispensables ? 

Une fois ces questions posées, il est possible de comparer les différentes solutions disponibles sur le marché en se basant sur des critères tels que les fonctionnalités proposées, la facilité d’utilisation, le coût et le support technique.

Okaveo : le logiciel tableau de bord achats qui centralise toutes les données de l’équipe achats

Okaveo permet de faciliter la prise de décisions en fournissant des informations fiables et actualisées sur les performances des activités liées aux achats. En effet, il est possible d’obtenir des données précises sur : 

• les coûts d’achat, 
• les quantités achetées, 
• les délais de livraison, 
• les niveaux de stock, 
• les commandes en cours, 
• les contrats en cours 
• et les dépenses globales. 

Les données collectées sont ensuite analysées pour permettre une prise de décision éclairée.

Par exemple, si l’entreprise constate que les coûts d’achat augmentent de manière significative, elle peut envisager de renégocier les prix avec ses fournisseurs ou d’explorer d’autres sources d’approvisionnement. De même, si l’entreprise a des difficultés à respecter les délais de livraison, elle peut chercher des solutions pour améliorer sa chaîne d’approvisionnement.

Vous avez d’autres exemples en tête ? Mentionnez-les dans les commentaires de l’article 😉

Okaveo permet également de suivre les performances des fournisseurs et d’identifier les opportunités d’amélioration. En effet, en collectant des données sur la qualité des produits livrés, les délais de livraison, les coûts, les réclamations, les retours ou les problèmes de conformité, l’entreprise peut évaluer la performance de ses fournisseurs et engager des actions correctives si nécessaire.

Okaveo est donc un outil essentiel pour les équipes achats, mais aussi pour l’ensemble de l’entreprise. En effet, il permet de rationaliser les processus d’achat, d’améliorer la productivité et de réduire les coûts. Il permet de plus de garantir la qualité des produits et des services achetés, d’assurer la conformité réglementaire et de réduire les risques liés à l’approvisionnement.

Et pour une démo d’Okaveo, ça se passe par ici ! 😉

Les fonctionnalités clés d’un logiciel tableau de bord achats

Pour tirer le meilleur parti d’un tableau de bord achats, il est important de bien choisir les fonctionnalités qui correspondent aux besoins de l’entreprise. Voici une liste non exhaustive des fonctionnalités clés que l’on peut trouver dans un logiciel tableau de bord achats. 

Je sais que vous pourrez rajouter vous-mêmes tout un tas de fonctionnalités qui correspondent à vos besoins propres 😉

Le suivi des dépenses

Le suivi des dépenses permet de surveiller les coûts d’achat et de les comparer aux budgets alloués. Il permet également de suivre les tendances de dépenses et de déceler les anomalies.

La gestion des contrats

La gestion des contrats permet de suivre les contrats en cours, de les renouveler ou de les résilier. Elle permet par ailleurs de surveiller les échéances et les clauses contractuelles.

La gestion des fournisseurs

La gestion des fournisseurs permet de suivre la performance des fournisseurs, de les évaluer, de les classer et de les comparer. Elle permet ainsi de gérer les relations avec les fournisseurs et d’engager des actions correctives si nécessaire.

Le suivi des commandes

Le suivi des commandes permet de suivre les commandes en cours, de vérifier leur état d’avancement, de détecter les retards et d’identifier les causes de ces retards.

Conclusion 

Dans le cadre de sa mission, logiciel tableau de bord achats Okaveo permet de plus d’automatiser certaines tâches chronophages et répétitives, comme la gestion des demandes d’achat ou encore la génération de rapports et de tableaux de bord. Les utilisateurs peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et optimiser leur temps.

Enfin, Okaveo permet également de suivre l’évolution des dépenses et de la performance des fournisseurs grâce à des indicateurs clés de performance (KPI) et des outils d’analyse des données. Les utilisateurs peuvent ainsi identifier rapidement les fournisseurs les plus performants et ceux qui posent des problèmes, et prendre des décisions en conséquence.

En conclusion, Okaveo est un logiciel tableau de bord achats complet et performant qui permet aux entreprises de gérer efficacement leur processus d’achat, de la demande d’achat à la facturation, en passant par la gestion des fournisseurs et des contrats. Avec des fonctionnalités avancées d’automatisation et d’analyse des données, Okaveo permet aux entreprises de gagner du temps, d’optimiser leurs coûts et d’améliorer leur performance achats.

Dans notre prochain épisode, découvrez comment Okaveo peut et se doit d’être connectable à d’autres logiciels de gestion des achats afin d’être pleinement efficace.