Le concept de Value Based Procurement (achats basés sur la valeur), kézako ? 😉
Ce concept a émergé comme une approche novatrice qui vise à transformer les pratiques d’approvisionnement traditionnelles.
Afin de mieux comprendre cette approche révolutionnaire et ses implications pour les entreprises, j’ai eu la chance d’interviewer un expert renommé des achats, Romaric Servajean Hilst. Romaric est reconnu comme un pionnier dans le domaine de la transformation des achats et de leur contribution à l’innovation, et il apporte une expertise précieuse en tant que consultant et conférencier.
Au cours de cette discussion, nous avons exploré les principes fondamentaux du Value Based Procurement et son impact sur la création de valeur durable. Nous avons également discuté des défis auxquels sont confrontées les entreprises lors de la mise en œuvre de cette approche et des opportunités qu’elle offre pour favoriser l’innovation et la collaboration.
PEUX-TU TE PRÉSENTER ?
Je suis professeur à Kedge Business School, où je suis le directeur académique du MAI formation continue.
Donc j’accompagne tous nos acheteurs, managers achats, directeurs achats, qui ont plus de 26 ans pour faire court, et donc qui sont gérés au niveau de l’exécutive éducation.
Ça veut dire donc le MAI spécifique pour ces populations soit qui change de vie, veulent venir aux achats, soit au contraire sont aux achats depuis 15, 20, 25, voire 30 ans, mais qui veulent revenir sur des basiques, prendre du recul par rapport à leur métier, voir comment accompagner leurs équipes et puis aussi beaucoup de programmes sur mesure pour des grands groupes français principalement.
Je suis également chercheur associé à l’École polytechnique, je conduis mes recherches sur le management de l’innovation collaborative et sur les questions des soft skills des innovateurs (et des acheteurs innovants).
Et puis j’accompagne des entreprises, principalement des grands groupes, pour gérer leurs relations d’innovation quand ils ont un peu un problème de crise. “On n’arrive pas à contractualiser avec ce super partenaire, comment je fais ?” comment voir où se situe le problème et puis essayer de le résoudre.
POURQUOI LES ACHATS ?
Alors, il y a eu une première connexion au début du siècle, quand j’ai commencé mon parcours professionnel au marketing et aux achats chez Sephora.
Donc au début du siècle, chez Sephora, marketing et achat, c’était la même chose. Et donc j’ai commencé comme beaucoup d’acheteurs par nettoyer la base de données sur l’AS400, faire une taxonomie sur les pinceaux maquillage, renouveler la gamme de pinceaux maquillage.
Et puis j’ai oublié ça pendant quelques années, pour travailler dans la course au large, puis le conseil en stratégie.
Et là, j’intervenais de temps en temps, je voyais les achats quand je travaillais sur de la refonte de portefeuille d’innovation, du travail sur l’amélioration des comptes clés, mais je n’y touchais pas particulièrement.
Et puis il y a 11 ans, j’ai quitté le conseil en stratégie pour me lancer dans un dans une thèse et j’ai fait ma thèse sur les questions d’innovation collaborative entre clients et fournisseurs.
Et assez rapidement, je me suis aperçu qu’il y avait une fonction qui avait l’air sur le papier top pour gérer cette interface, mais quand on interrogeait les fournisseurs ou même les personnes de R&D qui était le milieu d’où je venais plus tôt, en fait ça plantait à cause des acheteurs.
Et quand on regardait dans la littérature, à part la littérature en achat, en règle générale, c’était marqué : Si l’innovation, ça plante, c’est à cause des acheteurs.
POURQUOI CELA NE MARCHE PAS AVEC LES ACHATS ?
Donc j’ai eu envie de creuser et j’ai creusé, j’ai rencontré pas mal de gens dans le milieu des achats en France jusqu’à ce qu’un des pionniers en France qui était Hubert Delatte, aux achats innovation, me dise : “Écoute, plutôt que de parler en entretien, viens faire le métier avec moi, je vais te montrer comment ça marche. En faisant que tu comprendras comment ça fait.”.
Donc pendant sept ans, j’ai travaillé à mi-temps dans l’automobile, à faire de l’achat innovation et à faire ce job terrain, mais également à prendre du recul et puis à travailler sur le sujet, rencontrer d’autres personnes qui avaient d’autres pratiques, à les recroiser, à voir quels étaient les impacts, quels étaient les limites, comment se former sur le sujet.
Donc c’est vraiment d’abord une curiosité pour se dire : “Mais tiens, pourquoi est-ce que cette fonction qui devrait tout faire de manière absolument fantastique et cette fonction de l’interface, pourquoi ça ne marche pas ?”
Et après cette rencontre avec quelqu’un qui réussissait à faire que ça marche.
D’OÙ VIENT LE VALUE BASED PROCUREMENT ?
Alors pour moi l’émergence vient du fond des âges et on est en effet sur ce renouveau de la valeur, les questions d’analyse de la valeur, c’est quelque chose qui a été développé chez General Electrics durant la précédente guerre mondiale, la seconde.
Où quand on avait également des pénuries notamment de deux pièces sur les turbines et qu’il a fallu se poser la question dire : “Mais comment je fais tourner mes turbines quand j’ai des pénuries d’approvisionnement ?”.
Et s’est développée toute cette approche d’analyse de la valeur qui a très bien fonctionné notamment dans les milieux d’ingénierie jusqu’aux années 70.
Et puis années 70, libéralisation, internationalisation de l’économie, déglaciations, etc. Il a été tellement facile de réduire les coûts, il suffisait de taper un peu plus fort et de viser un petit peu plus loin, d’aller pêcher un petit peu plus loin pour réduire les coûts.
On a oublié de réfléchir finalement à ce qu’on faisait et quelle était la valeur de ce qu’on construisait et donc derrière aussi de ce qu’on achetait.
Et la situation de plus en plus tendue de ces dernières années fait qu’on se remet à réfléchir, on se remet à dire :”Ben finalement pourquoi est-ce qu’on conçoit des produits, des services, comment on les conçoit, à quoi ça sert et donc où est la valeur là-dedans ?“.
Et forcément ça, ça diffuse pas mal au niveau des achats et c’est vrai qu’il y a tout un mouvement avec l’Université de la valeur.
Tu as déjà reçu mon ami et co-auteur, Hugues Poissonnier, qui travaille vraiment beaucoup sur le sujet, et c’est vrai que dans l’université de la valeur, il travaille plutôt sur : “Mon portefeuille achat, comment j’essaye de l’optimiser en travaillant sur la valeur ?”.
C’EST QUOI LE VALUE BASED PROCUREMENT ?
Le value based procurement a la même définition de la valeur, ce n’est pas un prix, c’est un rapport qu’on doit optimiser entre l’ensemble des bénéfices qu’on peut apporter et l’ensemble des coûts qu’on doit supporter pour apporter ces bénéfices.
Sauf que le value based procurement ne va pas travailler à l’échelle d’un portefeuille d’achat, mais plutôt sur un processing de sourcing, enfin de sourcing stratégique, puisque c’est le terme consacré depuis les besoins, jusqu’à RFI, RFQ, négociation, suivi.
Et le value based procurement en fait, c’est une méthode qui a été inventée et financée par la Commission européenne avec un projet que menaient des acteurs de la santé publique.
En France il y avait le RESAH, il y avait le BCG.
Note : Le RESAH est un groupement dans le monde de la santé qui est vraiment un groupement autour des structures hospitalières et puis qui s’est étendu également au monde médico-social maintenant. Ils sont assez en effet innovants dans ces approches-là.
Ça fait partie du groupement financé par la Commission européenne en fait qui a décidé de se dire : “Mais finalement quand on fait notre achat hospitalier public, c’est quoi un achat hospitalier public performant ?”
C’EST QUOI UN ACHAT HOSPITALIER PERFORMANT ?
Un achat hospitalier public performant finalement, c’est une inspiration de ce qu’on voit un peu dans les évolutions dans le monde de la pharmacie et de la santé un peu holistique qui était dans les années 90 en Inde et qui commençait à arriver chez nous à dire : ”Finalement un achat de la santé, il faut que les gens soient mieux soignés, il faut que ça coûte moins cher à la sécu. Puisque s’ils sont mieux soignés, ça coute moins cher.”
C’est de rentrer vraiment dans une démarche assez globale et dans cette démarche globale de la santé appliquée à l’achat, ce groupe de travail en fait, en allant chercher des outils classiques du marketing, du design thinking, de l’analyse de la valeur, de belles matrices très certainement classiques, à la BCG.
Mais également des insights venant de l’ensemble des parties prenantes du secteur de la santé se sont dit : “Peut-être faire de l’achat d’une autre manière.”
Et c’est là qu’a été créée en fait cette analyse value based procurement, qui consiste donc à identifier l’ensemble des bénéfices potentiels et l’ensemble des coûts potentiels.
Donc les coûts potentiels, on raisonne bien entendu en TCO, donc ça assez classique, enfin assez classique théoriquement, après en pratique, c’est encore autre chose, mais cette partie théorique est assez classique.
Mais ce qui est intéressant, c’est la partie bénéfice et là le value based procurement, ça consiste à regarder finalement qui sont l’ensemble de mes parties prenantes.
“Qu’est-ce que mon achat, comment va-t-il toucher l’ensemble de mes parties prenantes ?”
Donc, on va travailler sur mon médecin, mon patient, mon soignant, l’expert-comptable aussi peut-être, l’équation financière aussi est là, la société dans son ensemble, la sécu, voir aussi le fournisseur.
Un des exemples sur lesquels ils ont le plus communiqué, c’était celui de l’achat de gants vinyle au latex et de dire : “Mais l’achat de gants latex est beaucoup moins cher que l’achat de gants vinyle (facteur 2 ou un facteur 10, mais c’est non négligeable) par contre le latex qui est beaucoup moins cher, vous avez peut-être une personne sur 10 qui est allergique.”
Et donc vous avez un risque d’allergie sur le soignant et donc un coût en termes d’arrêt maladie et de remplacement du soignant, voire de décalage d’opérations. Et vous avez aussi des risques de choc sur le patient.
Donc un coût humain qui est parfois non négligeable, mais également un coup pour la société en termes de sécu parce qu’il faut soigner plus.
Donc en prenant en compte en disant : ”Bah si on va regarder cet achat de gants ou d’une commodité assez classique, il faut peut-être penser à avoir un mixte entre du vinyle et du latex et puis quand on a un doute et qu’on ne sait pas s’il y a des allergies, tant pis, on va choisir le plus cher.” .
Mais on sait que pris globalement, le rapport bénéfices/risque et bénéfice/coût n’est absolument pas le même.
JUSQU’OÙ VA LE VBP ?
Alors c’est encore poussé un peu plus loin parce que justement, il y a les outils du design thinking, il y a l’utilisation de la matrice de canaux.
C’est des choses qu’on voit aussi dans l’analyse de la valeur d’un portefeuille achat, mais là qui vont pousser un peu plus. On va dire le renouveau du design thinking fait qu’on pense utilisateur voir, on va penser société.
Mais c’est vraiment quelque chose qui est en train de monter, le ministère de la Santé en France essaye de développer l’idée un peu partout dans les hôpitaux, la Commission européenne est en train également de développer ça. Il va y avoir normalement une série d’événements de présentation toutes ces bonnes pratiques dans le monde de la santé.
Mais ce qui a de super intéressant, c’est que cette méthode qui a été conçue pour le monde de la santé et de la santé publique, en fait ça fonctionne ailleurs. Et ça, c’est top.
J’ai mis ça en arrivant au MAI il y a trois ans, c’est un exercice obligatoire dans le cours de stratégie achat, à la fin, je demande aux élèves en fait de reprendre un de leurs achats et de se dire : “Et si maintenant, je faisais du value based procurement sur cet achat ou sur des achats en cours, qu’est-ce que ça donnerait, comment je vois différemment mon achat ?”
“Ah ben, je dois acheter un nouvel aspirateur, classiquement, je vais demander à mon prescripteur et encore classiquement, je vais regarder au prix auquel j’avais acheté ça l’an dernier, comment je vais faire acheter ça 10% moins cher, mais si je veux aller un peu plus loin c’est ben, je vais demander à mon facility manager, mais tiens, je pourrais peut-être demander aussi à ma femme de ménage parce que finalement si j’achète un truc, mais qu’elle est cassée en deux eh ben l’efficacité globale, elle est pas là.”
“Et puis je vais commencer aussi à me dire bah oui, mais il y a l’ergonomie pour le personnel de ménage, mais il y a peut-être aussi la pollution de l’air pour les gens qui sont autour ? Et puis derrière quand il s’agit de recycler qu’est-ce que j’en fais ? Et donc peut-être que je vais aller voir sur le prestataire également de recyclage, qu’est-ce qu’on peut faire ? Est-ce qu’il y a des appareils qui vont trier les déchets liquides, les déchets solides ? Je ne sais pas.”
Mais en fait, ça oblige à repenser l’impact de son achat, de se dire finalement : “Moi en tant qu’acheteur, je peux aller plus loin que juste cocher des cases et réduire les coûts”.
Et surtout, pour moi, ça oblige à retravailler sur le cahier des charges.
- Première étape, je commence à un peu plus raisonner en TCO, et c’est là que l’exercice force à minima à commencer à raisonner en TCO.
- Ensuite, réinterroger le cahier des charges et donc aller souvent un peu plus loin que le bout de mon nez de la demande du prince, et de se dire : “Mais finalement, il n’y a pas que l’acheteur et celui qui me commande, il y a aussi les utilisateurs finaux.”.
Et j’ai eu très souvent des travaux très intéressants quand on a travaillé sur du value based procurement, sur notamment des logiciels RH.
Pour l’achat de logiciel RH c’est l’acheteur SCI et la DSI qui fait la commande et qui est des charges. Donc, on a un super cahier des charges qui permet de bien rentrer les trucs dans les logiciels et qui tourne bien sur les serveurs de l’entreprise.
Mais souvent, on s’aperçoit que : ”Oui, non, mais en fait est-ce que tu as été demandr au RH qui va l’utiliser au quotidien, celui pour lequel c’est fait ? Et quel est l’impact aussi sur ton personnel qui va recevoir sa fiche de paie derrière, est-ce qu’elle va être plus fiable ?”
Et très souvent, ce travail est oublié parce que l’acheteur est pris dans des routines et pris par le temps et oublie qu’il a un impact.
AS-TU UN EXEMPLE ?
On a tous en tête ces beaux jardins publics avec une belle allée qui tourne sur un angle de 90 degrés et puis la pelouse qui est traversée avec un sillon parce que les gens ne suivent pas l’allée, mais suivent le sillon. C’est qu’on n’a pas écouté finalement qui était l’utilisateur final.
Ce qui est intéressant, c’est que ça veut dire qu’on va aller au-delà du besoin.
Tu vois, tu disais, on va revisiter le besoin, mais en fait, on va aller au-delà du besoin. On va penser à l’impact de mon achat. “C’est quoi l’impact de ce que je fais ? Et donc en tant qu’acheteur, ce que je fais n’est pas anodin.”
Le fait même de prendre un cahier des charges, dire : ”Ok bah, c’est toi de toute manière, le client interne, qui connaît, donc moi je connais pas.”
En fait non, parce que mon job, c’est peut-être de vérifier et de faire en sorte de le challenger lui, mais de le challenger lui en pensant que ton achat va avoir un impact financier sur la satisfaction de ton client interne, mais aussi sur ton usager final, voir au sens plus large.
Et c’est là que c’est intéressant dans le VBP et de partir sur le secteur de la santé, qui pense finalement au système de santé.
Et quand on fait le transfert sur des domaines hors santé, outre le fait que ça secoue un peu parce qu’il faut essayer d’y retrouver ses petits, alors moi, j’ai l’avantage de faire ça en tant que professeur, donc ils n’ont pas le choix, mais ça veut dire que ça les oblige à se bousculer à dire : “Mais finalement, comment je transpose à mon domaine qui peut être très éloigné ?”
Eh bien le fait de penser système de santé dans le domaine hors santé, c’est finalement penser responsabilités et responsabilités sociétales. Et là, pour ceux qui sont vraiment motivés, ça les amène à aller beaucoup plus loin.
Un des meilleurs exemples dont on peut parler, je crois que ça a été publié dans la lettre des achats, c’est Véronique Masson de La Taille qui avait fait avec nous cet exercice sur l’achat d’abonnements presses.
Et elle a poussé l’exercice vraiment jusqu’au bout en allant demander aussi son avis aux fournisseurs. Et elle a réussi à trouver, en appliquant cette méthode, en le faisant sérieusement, en regardant l’ensemble de ses parties prenantes :
- des bénéfices pour son entreprise, financiers,
- des bénéfices en termes de décarbonation, donc on va dire aussi pour l’entreprise et la société,
- pour l’utilisateur interne,
- pour le service de comptabilité qui gérait mieux les abonnements et payait mieux,
- pour le fournisseur aussi parce que le fournisseur, il avait le juste besoin et il était payé à temps sans qu’il y ait de litige et connaissait mieux le client, donc il pouvait proposer des choses.
C’était assez impressionnant de voir comment sur un achat qui a priori n’était pas impliquant, avec un travail non négligeable, fait sérieusement par quelqu’un de sérieux, apportait des bénéfices finalement à l’ensemble de la chaîne de valeur et des parties prenantes.
QUELLE EST LA LIMITE POUR UTILISER LE VBP ?
La principale limite, c’est le temps qu’on peut et qu’on veut y consacrer.
Pour moi, c’est vraiment la principale limite, c’est de réussir à dégager du temps ou à se faire dégager du temps.
QUELLES SONT LES CONDITIONS DE SUCCÈS ?
Il faut s’entrainer.
- Première étape, on va dire un minima si tu veux faire ça, c’est de lire le cahier des charges et de questionner ton client interne en ayant à l’idée que ce que tu vas acheter ça va être utilisé, donc qui est son utilisateur, donc ça peut être quasiment autour d’un café et du cahier des charges, juste de se poser la question.
- Deuxième étape, c’est d’aller voir ton utilisateur final pour essayer de savoir ce qu’il va en faire.
- Troisième étape, tu commences à raisonner en TCO, et puis on peut aller plus loin sur l’ensemble des parties prenantes.
POURQUOI C’EST COMPLIQUÉ DE TEMPS EN TEMPS ?
Très souvent, il y a une résistance au changement forte.
Moi, j’ai vu ça régulièrement dans les DSI : “L’acheteur, tu passes ton domaine, le cahier des charges, tu l’as fait.”
Et il fallait s’accrocher pour l’acheteur pour essayer de le mettre en place, mais assez rapidement une fois qu’on avait réussi à passer cette résistance au changement, et c’est vrai que c’est là que l’exercice académique était utile, parce que l’acheteur à ce moment-là, a un mandat, c’est comme ça que nous, on passe la barrière donc va quand même au-delà de ce qu’on l’autorise à faire.
Mais dès qu’il est passé au-delà et qu’il montre à son client interne notamment et à son chef les résultats que ça donne : “C’est pas mal finalement, on pourrait peut-être le généraliser sur d’autres appels d’offres.”
On a senti quand même très régulièrement ce premier passage de la résistance.
Le premier écueil, c’est le temps. Et se dire : “Ouais, mais moi, mon cahier des charges, il faut que le RFQ, il soit lancé dans 10 jours, et dans quatre semaines, qu’on ait choisi le fournisseur, d’ailleurs, il est presque choisi.”
Et donc il faut réussir à s’insérer là-dedans. Alors peut-être que les très gros mastodontes des DSI n’en ont rien à faire de qui sont les usagers, ce qui compte, c’est de vendre de la licence.
Mais on va dire que la plupart des fournisseurs aiment bien savoir comment va être utilisé leurs produits parce que ça leur permet que leurs produits soient plus performants, donc qu’ils soient revendus, voir qu’ils préparent la version d’après.
Donc c’est quand même une démarche orientée utilisateur. Et si on veut aller plus loin, orientée société, développement durable, parce qu’on va regarder l’ensemble des parties prenantes qui est plutôt vertueuse.
AS-TU QUELQUES LECTURES À NOUS CONSEILLER ?
Je pense que le livret du RESAH en français est plutôt pas mal. Il y a deux livrets sur comment appliquer le value based procurement.
Alors l’idée, c’est de les utiliser, mais comme source d’inspiration, puisque dans un autre domaine.
C’est plutôt vraiment de se dire : “Je raisonne sur le bas de l’équation en TCO et sur le haut de l’équation de la valeur, c’est-à-dire les bénéfices, en regardant un maximum de parties prenantes et de voir finalement quel est l’impact de mon achat sur ces parties”.
POUR TE SUIVRE, ON FAIT COMMENT ?
Au terme de notre entretien avec Romaric sur le Value Based Procurement, il est clair que cette approche révolutionnaire offre des opportunités inédites pour les entreprises cherchant à créer de la valeur durable.
En intégrant des considérations économiques, sociales et environnementales dans leurs décisions d’approvisionnement, les organisations peuvent non seulement améliorer leurs performances financières, mais aussi contribuer de manière positive à la société et à l’environnement.
Je remercie chaleureusement Romaric pour son temps et ses lumières sur ce sujet passionnant !
