Je vois souvent des expressions de besoin ou des cahiers des charges qui ressemblent à une liste de cadeaux pour le père Noël.

Oui, vous décrivez souvent tout ce que l’on peut trouver ou même imaginer dans ce type de solutions.

Et vous avez beaucoup d’imagination.

Je pense qu’il faut revenir à l’essentiel ; de quoi avez-vous VRAIMENT besoin pour bien faire votre métier ?

Quelles sont les grandes finalités ?

Rappelez-vous que vous allez choisir une solution souvent proposée en mode Saas ; c’est donc un service qui va s’appuyer sur un logiciel, une application, une plateforme. Il vous faudra éviter les spécificités, souvent source de coût, de complexité et donc de retard à la mise en œuvre.

Posez-vous les questions suivantes :

• Quelle partie du processus achats me pose le plus de problème ?
• Que vais-je souhaiter améliorer ?
• Comment je vais utiliser ce que va me permettre de faire la solution retenue ?

Ce sont ces éléments qui doivent permettre de décrire vos besoins achats en terme fonctionnel

Partager ses besoins achats

A ce stade du projet, vous avez déjà réalisé un sourcing, vous avez étudié le marché et vous connaissez donc les acteurs que vous allez solliciter.

Vous pouvez donc leur envoyer votre document qui précisent les éléments de contexte et vos attentes.

A ce stade, ce n’est pas encore nécessaire d’être trop précis ; soyez ouvert et permettez à ces éditeurs de vous présenter ce qu’ils peuvent faire pour vous.

Sélectionnez 3 ou 4 éditeurs qui pourront vous présenter leur solution.

Vous aurez pris soin de leur envoyer la description de vos attentes.

La première démonstration est pour vous et l’équipe achats.

N’invitez pas d’autres personnes, DSI, direction métier, DAF ou DG !

Leur tour viendra quand vous aurez sélectionné le vainqueur ou les finalistes.

En effet, si vous présentez une solution qui pose trop de questions ou qui ne correspond pas tout à fait au besoin, c’est tout le projet que vous risquez d’abîmer.

La présentation aux autres acteurs en dehors des achats doit se faire mais presque au dernier moment.

Des démonstrations avec ceux qui sont concernés

Mais plusieurs démonstrations, dans l’ordre.

Pour évaluer les solutions présentées, préparer une grille de lecture. Voici quelques aspects à bien appréhender.

• Le métier achats ; retrouvez-vous les éléments du métier et notamment ceux qui sont vraiment importants pour vous
• L’ergonomie : au premier abord, la solution vous semble t-elle agréable et simple à utiliser
• Le délai de mise en œuvre
• L’accompagnement à la mise en œuvre
• Bien comprendre ce que nous allons devoir préparer pour mettre en place la solution
• Notez aussi les idées ou fonctionnalités que vous n’aviez pas identifiées et qui pourraient être intéressantes à intégrer : attention à ne pas leur donner trop d’importance. Vous ne les aviez pas identifiées, donc c’est que ce n’était pas si important …

En synthèse, la solution présentée nous permet t-elle de travailler mieux (réponse à une douleur), plus vite (gain de temps, productivité), et de manière plus collaborative ? C’est sur ces bases, que vous devez choisir la solution qui vous correspond le mieux.

Une fois, toutes les démonstrations réalisées, reprenez votre cahier des charges ou expression des besoins achats et précisez les

La consultation

A ce stade du projet, vous disposez d’une bonne vision de vos attentes et des possibilités du marché.

C’est le moment de consulter pour obtenir tous les éléments de l’offre : le budget, un exemple de contrat, le délai de mise en œuvre, l’équipe concernée, …

Une fois les démos terminés, vous disposez maintenant d’une évaluation complète.

Vous avez réalisé une évaluation multicritères pondérée.

Et donc vous avez le classement.

Vous avez ajusté votre expression de besoins achats.

Je vous conseille maintenant de faire une deuxième démonstration avec l’éditeur qui arrive en tête.

A cette étape, vous pouvez associer d’autres acteurs. Soyez clairs avec eux. Le choix est fait, il ne s’agit pas de démo pour choisir.

C’est aux achats de choisir. Mais leur avis et leur adhésion sont importants pour le projet.

C’est pour cela que vous avez choisi de les associer au projet.

La négociation de contrat

En parallèle, vous pourrez mener les négociations et préparer les éléments du contrat.

Lorsque l’on négocie un contrat d’une solution, d’une application en mode Saas, il est bon de rappeler que nous n’achetons pas le logiciel.

Nous nous abonnons à un service. C’est donc très important de bien décrire ce service, comment il fonctionne, ce que vous pouvez faire et quelles sont les responsabilités de l’éditeur.

Nous pourrions toute une série sur les clauses du contrat et je vous encourage à être bien entouré quand vous vous engagez dans cette phase du projet.

Je veux insister ici sur 3 éléments importants.

• En premier lieu, la durée d’engagement. Nous l’avons vu, vous êtes abonné, vous souscrivez à un service pendant une période donnée. Vous devez définir la bonne durée, celle qui correspond le mieux à votre projet.

• Ensuite, vous devrez vous assurer que les responsabilités sont bien décrites ; les vôtres, mais surtout celles de votre fournisseur.

Nous pourrons ainsi préciser les responsabilités en termes de service délivré, d’engagement, voire de pénalité en cas de problème.

• Enfin, vous devrez préciser la notion de réversibilité.

Que va-t’il se passer quand vous allez décider d’arrêter votre contrat ?

Vos données sont maintenant sur la plateforme, et vous souhaitez naturellement les récupérer.

Tout ceci doit être bien précisé et clarifié dans le contrat, y compris les éventuelles conditions économiques de cette réversibilité.

Le contrat est un acte majeur du projet. Vous savez aussi que c’est une étape qui peut prendre du temps.

Planifiez le avec anticipation.

Le contrat est signé ; vous allez pouvoir démarrer le projet.

Les premiers instants sont importants et la planification des besoins achats est essentielle pour bien définir les actions et les personnes qui vont être concernées.

Dans notre prochaine vidéo, l’épisode 5, nous évoquerons les points suivants :

• La communication
• Les différentes phases du projet
• La préparation
• La formation
• L’accompagnement
• Les pièges à éviter